人に聞けない痔の悩み、これでスッキリ >>

最近、防災関係の会社に勤め始めました。
消防設備点検後の結果報告書を清書していますが、消防関係は全くちんぷんかんぷんで、
困っています。きちんと教えてくれる人(点検者以外で分かる人)もいません。
点検者も、各自の資料から前回やった点検票に結果を書き写していますので、
漏れがある場合もあります。ですが、不良の場合の措置内容とかが未記入だったりとかいう
簡単な誰でもわかる漏れはわかるのですが、各点検票でこれだけは絶対に書洩らしてはいけない項目、
対になっているような項目(片方が×ならこちらも×とか…)などと、
素人では判断のつかないことがあるのではないかと思うのです。
注意することがなければいいんですが、そういうことっていうのはどうやって調べれば
よいのでしょう?
点検者も大変忙しく、退社時刻ごろ帰社するのでなかなか聞くに聞けません。
間違ったまま提出していても、気づきません。
本もありますが、例が書いてあるだけで肝心なところはまったく…。
知るために、何かいい方法があれば教えて下さい。

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A 回答 (4件)

こんにちは。


補足拝見しました。

>自分たちでもわかるようなものがあればと思ったのですが。
まず、現場に同行していないので点検者しか解らないです。

聞ける体制というか、聞かないと仕事が進まないですよね?
ただKaburu05様の場合、残業がNGで直接聞けないなら、
点検者への携帯メールへ連絡はどうでしょうか?
例えば「○○現場の××が不明なので付箋し机の上に置きますので、記入お願いします」みたいな感じで連絡をしてみるとか…。
もうメール等も試されていたらごめんなさい。

私も、点検者の携帯(電話・メール)へも連絡していましたし、時には点検者の帰社を待って、とりあえず伝えたい事を伝えてから退社していました。
点検者へメールや電話をすれば、必ず返信はありました。

>付箋等を貼って聞いてはいるのですが、記入に不明な点があればの話になってしまうので・・・。
事務は点検者から渡された物を信用し作成していくしかないです。

Kaburu05様が不安に思った項目について、これまで同様に付箋を貼り記入して貰うしか方法はないです。

息子さんが点検をしているんですか?
家族経営でも、もし不備があった時は、会社が責任を持たなければいけないから、もう少し危機感を持って作業すれば、かばうなんて事もないんでしょうけど…。

点検表作成後は必ず点検者に確認をして貰って下さい。

あまりアドバイスになりませんでしたが、仕事頑張って下さい。

この回答への補足

ありがとうございます。メールアドレスは知りません。
会社の携帯電話の番号しか分からないので、難しいですね。
他にも点検者はいますが、みんな残業代をもらえないため早く帰りたいんですね。
だから余計に聞けませんし、人も定着しません。悪循環です。
誰がどこに点検に行ったのかも、事務方にはわかりません。
それがわかれば、聞きようも少しはあるのですが・・・。
どこもこんな感じなんでしょうかね。
点検票作成後は、点検者は確認しません。社長の奥さんが、表紙だけ確認して終わりです。
もう少し頑張ってみます。ちょっと、気が晴れました。

補足日時:2007/11/15 21:39
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こんにちは。



以前の会社で消防設備点検の結果報告書を作成していました。
Kaburu05様の会社と同じ様に、点検者が帰社するのは、退社時刻頃になります。

まず、点検者自身がきちんと点検項目に応じ記入した物を提出して頂かないと事務関係者では分かりません。

現場に一緒に同行されるのなら事務の方でも、項目順に追って作成も可能かと思います。

点検者自身に責任を持って、記入して頂き作成後は確認をして貰う事です。
分からない部分にメモを残して記入して貰うのもいいかもしれません。

私は必ず点検者の方と連絡を取り合って作成してきました。
(あやふやな面は必ず点検者に確認すべきです)

この回答への補足

こんばんは。私の勤務する会社は、残業はNGです。
したがって、直接聞くことがなかなか至難の技になります。
付箋等を貼って聞いてはいるのですが、記入に不明な点があればの話に
なってしまうので・・・。
家族経営なため、社長夫婦は息子をかばうし・・・ってことで
聞けない状況にいます。なので、自分たちでもわかるようなものがあればと思ったのですが。
komikomi02さまの会社は、聞ける体制が整っているんでしょうね。

補足日時:2007/11/09 00:01
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同業者ですね。



不良内容などを書き漏らして届出した場合、法律的には有印公文書偽造になります。

点検を現場でしていない人が、正確に点検票を仕上げることは出来ません。私はすべての資格を持っていますので、全部の点検が分かりますが、点検した者が現場できちんと記載してくれてなければ、どうやっても正確に書くことは出来ません。

点検内容をメモ書きするとか、各項目に番号をつけて書きやすくするなどの工夫を、話し合って作るしかありません。

この回答への補足

こんばんは。知識のないものが作成しているので、たいへんなんですよね。
不良個所については、よっぽど書いてあるとは思います。×が打ってあるので。
ただ、点検個所の多いところは、1件でもかなりの量の点検票になるため、
作成中でも不安になることが多いです。聞くに聞けない環境もあって、
1件清書するにもかなり時間がかかってしまいます。
メモでのやり取りもやってはいますが、1回だけではなかなかすまないことが多いので、
難しいです。自分たちで調べられるものがあったらうれしいんですが。
話し合いをしたくても、する時間がありません。作ってもらうことも難しいです。
点検者たちは、(数人しかいませんが)休みもろくにもらえずに働いているので、
私たちのために時間を割いてもらうことは、申し訳なくて言えません。
ましてや、家族経営の小さな会社ですから、点検優先です。

補足日時:2007/11/09 00:02
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まさにその点検会社に、防災設備の点検を委託していた立場の、ある事業所の防火管理者です。



専門家であるからこそ信頼し委託しているのに、その実態がそのようなことでは困ったことです。
実際に点検を実施するのは有資格者でなくてはならず、あなたはそれを事務方として清書しているだけの立場であることは理解していますが、それはあなたの会社の内情であり、委託する側にとっては関係のない話です。

その実態を一刻も早く解消していただくためにも、あなたにはその仕事を理解し覚えていただかねばなりません。

間違いないのはそのできあがった書類の提出先である、地区を所轄する消防署にお聞きになればいいのでは?
もちろん有資格従事者であれば、教えてくれる前に「何やってんだ?」ってお叱りも受けるのかも知れませんが、あくまでも事務方としてという立場をきちんと伝えた上で素直に低姿勢で教えて欲しいと申し出てはいかがでしょう?

あなたに意欲がおありならば、今日、明日とは行かないでしょうが、その消防設備点検整備士?でしたっけ?その資格を取ることを前提にお勉強を進められることをお勧めします。
実際に資格を取る取らないも今後の職場内での仕事内容や、与えられる責任、役職などに反映していくはずですし、何よりそのためのテキストに、今回あなたが知りたいことの詳しい解説など「書類の目的」も記載があるかと思いますよ。
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