たとえば
■■社様
 ○○何個
 ○○何個
の○○の部分の行数が会社によって違う文書を
自動的に作成したいのですが、どのようにすれば出来るでしょう?

現在はワードの差込で文書を作り、手動でまとめています。
その作業を自動化できないものかと考えています。


 
 

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A 回答 (4件)

>データファイルは何で作っているの?


に対する回答がありませんが
アップされたような表では出来ません

会社ごとにまとめて出力したいばあい
会社ごとにまとまっている必要があります

まとまっていればグループの区切りに空行を作成します

社名 商品名 個数
A社 ○○商品 10
A社 ××商品 15
A社 ■■商品 30

B社 ××商品 12
B社 ○○商品 10

こういう風に表を作りかえれば後はWordのフィールドだけで
ご希望のことができます

<<社名>>
<<商品名>><<個数>>
<<NextRecordIF>><<商品名>><<個数>>
<<NextRecordIF>><<商品名>><<個数>>
<<NextRecordIF>><<商品名>><<個数>>

商品名の行は1社あたりの最大+1(空行の分)を用意します
NectRecordIfはWordフィールドの挿入から挿入します

条件は
フィールド名:社名
比較:等しくない
比較対象:""

仕上がりの確認はレコードの移動では出来ません
「各レターの編集」で確認してください
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この回答へのお礼

ありがとうございます。
やっぱり無理なのかなと思いかけていたところなので
とてもうれしいです。

お礼日時:2008/02/08 06:57

元データはエクセルのシートですか。

大切なことを書いてない。
またエクセルとしても何個ー何個は
X日付ーA社名ー4個
Y日付ーA社名ー9個
・・
などのようになっているのかどうか。(日付を添えたのは推測。)
などのデータの状況も書いてないので、質問として漠然。
ーー
ワードの差込印刷ではNextRecordで次のレコード(エクセルでは次の行)のデータを採ってくるが、これと社名が変わるまでという印刷とのコントロールが難しいと思う。
ーー
エクセルやアクセスのレポートで得意先ごとに(請求書かを?)印刷する方法を勉強したほうが良さそうです。道は険しいが。
ビジネスでエクセルを使うにはVBAが必須というのが持論ですが、ここにもその局面が首を出している。
ーー
例データ
Sheet1で
A1:E8
番号社名日付買上金額作業列
1A社2月1日111101
1A社2月3日211102
1A社2月8日331103
1A社2月9日341104
3B社2月3日51201
3B社2月5日61202
5C社2月9日71301
ーー
E2には1101と入れる。
E3には 式 =IF(B3=B2,E2+1,(INT(E2/100)+1)*100+1)
と入れて下方向に式を複写。
ーー
Sheet2で
11

A社殿

請求明細
日付買上金額
2008/2/111
2008/2/321
2008/2/833
2008/2/934
#N/A#N/A
#N/A#N/A
#N/A#N/A
#N/A#N/A

99
ーー
E1の11は手作業で入れる。->12->13->14・・
殿、請求明細
日付買上金額
が不動文字です。手作業で入れる。
社名B3は
=INDEX(Sheet1!$A$1:$E$100,MATCH($E$1*100+1,Sheet1!$E$1:$E4100,0),2)
と入れる。
日付C7は
=INDEX(Sheet1!$A$1:$E$100,MATCH($E$1*100+ROW()-6,Sheet1!$E$1:$E4103,0),3)
と入れて下のほうに式を複写する。
買上金額D7は式
=INDEX(Sheet1!$A$1:$E$100,MATCH($E$1*100+ROW()-6,Sheet1!$E$1:$E4103,0),4)
と入れて式を下方向に複写。
C7:D14を範囲指定し、書式ー条件付書式ー式が
=ERROR.TYPE(C7)=7
書式はフォントを白色に設定。
これで#N/Aが見えなくなる。
ーー
合計はエラー値があってSUMなど使えないので
=SUMIF(Sheet1!$B$1:$B$100,$B$3,Sheet1!$D$1:$D$100)
で出す.
--
E1に12を入れるとB社、13を入れるとC社のデータに瞬時に置き換わる。
これを手作業で印刷処理する(にとどめる)方法もある。
ーー
会社数は99社、明細は99明細/1社までの設計になっている。
Sheet1のE列の作業列の番号のセットの仕組みを知れば999社までとかに広げられる。
ーー
こんなに関数ではややこしくなる。
VBAを知っておれば素直な考えでプログラムができる。
私も今回始めてこのタイプの回答に切り込んだ。だから質問者には難しいかも。
ーー
後は、自動的に全社分印刷するのは、別途「imogasi方式 請求書」でWEB照会すれば、VBAコードが出てくる(10行以内の簡単なもの)
上例ではE11に11をセットー>印刷、12にセットー>印刷
をVBAが自動でやる。

この回答への補足

おっしゃるとおりアクセスのレポートで出来ることを
アクセスを使わず、作成したいのです。

確かに教えてくださったように作成できますが、

各社営業担当がコメントを入力するという作業があるので
データとしてまとめて保存されていることが望ましいのです。
(コメントを記入する担当者数は各社によって違います。)

VBAは現在徐々に勉強中です。
参考になりそうな例があれば教えてください。

補足日時:2008/02/06 23:32
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この回答へのお礼

ご親切に教えてくださってありがとうございました。
新しい知識を増やすことが出来て
とても感謝しています。

お礼日時:2008/02/08 07:00

Wordの差し込み印刷は、1つの文書にデーターベース(Excelデータなど)の1つのレコードが差し込まれる仕組みになっています。



従って、同じ宛先は同じ行に入力されている必要があります。
即ち、Excelなどの差し込みデータの位置を変更する必要があると思います。
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この回答へのお礼

もともとのデータは集計などをする都合上、
変更することが不可能なのです。

このようなことをWordの差込印刷を使ってするのは無理なようですね。
回答ありがとうございました。

お礼日時:2008/02/06 23:02

補足要求です



>■■
は差し込み印刷じゃないの?

データファイルは何で作っているの?Word?

この回答への補足

かなり説明不足だったようです。
データファイルはExcelです。
■■は差込印刷です。

たとえば
複数の会社から商品の委託販売を請け負ったとして、
A社 ○○商品 個数
B社 ××商品 個数
A社 ××商品 個数
というようなリストから

各社あてに売上報告書を作りたいのです。
委託商品は毎月多少変動します。

別にワードでなくても良いのですが、
その後、各社の営業担当がコメントを入力するという作業があるので
ワードで作成しています。

アクセスはソフトがないので使えません。

という状況なのですが、なんとかなりますでしょうか?

補足日時:2008/02/06 22:37
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Aベストアンサー

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ただ、過去の質問を検索しましたら、http://oshiete1.goo.ne.jp/kotaeru.php3?q=1316791
があったのですが、

これは、Excelでデータファイル作成時に、
「〒」や「様」を表示形式で予め作成するということで解決されていましたが、
それ以外で、Word(差込印刷)上から設定する方法をご存知の方がいらっしゃいましたら是非教えて下さい。
宜しくお願い致します。

Aベストアンサー

#1です。

> この方法は、ページ内の全レコードにコピーするなりで設定しなければいけない

そういうことになりますね。やっぱりこの手の処理はExcelのほうで設定する方が楽だと思います。入力の都合でExcel側で設定したくないという場合は,例えば空いている列を利用して,(A列に名前を入力すると仮定,F列が空いている場合)

  列 A ・・・ F
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としてからフィルハンドルによるコピーでF列にコピーし,入力セル以外の部分をロックすると良いかもしれません。
ロックの仕方は,

ロックしたくないセル(後から入力するセル)を選択して右クリック→「セルの書式設定」→「保護」タブ→「ロック」のチェックをはずす→「OK」→
メニューの「ツール」→「保護」→「シートの保護」

こうすれば違う部分を間違って変更してしまうことがありません。
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#1です。

> この方法は、ページ内の全レコードにコピーするなりで設定しなければいけない

そういうことになりますね。やっぱりこの手の処理はExcelのほうで設定する方が楽だと思います。入力の都合でExcel側で設定したくないという場合は,例えば空いている列を利用して,(A列に名前を入力すると仮定,F列が空いている場合)

  列 A ・・・ F
2行目 tokpy   =IF(A2="",A2," 様")

としてからフィルハンドルによるコピーでF列にコピーし,入力セル以外の部分をロックすると良いかもしれませ...続きを読む

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>WinXP WordXP アウトルック6

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Qワードで作成した文書をファイルをひとつにまとめるやり方

教えて下さい。ワード2003で文書を作成しファイルに保存(NO1)。次に新しい文書を作成してファイルに保存(NO2)。NO1とNO2をまとめたファイルにするにはどのようにしたら良いか教えて下さい。初心者のため出来るだけ詳しくお願いいたします。

Aベストアンサー

No1のファイルを開いておいて、メニューバーの「挿入」→「ファイル」をクリックします。

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すると、No1のファイルの最後のページに、改ページが挿入されて、No2のファイルが結合されます。

アウトライン表示でグループ文書を挿入する方法もありますが、単に結合するだけであれば、上記で可能です。

「既存の Word 文書をグループ文書に挿入する」
http://office.microsoft.com/ja-jp/word/HP051868121041.aspx

QWORDの差し込み文書の電子メール送信。「添付」形式で送信できません。

WORDの差し込み文書の電子メール送信。「添付」形式で送信できません。
WORDは2007です。メール形式を「HTML」とすると,この時のみ送信できます。いったいどういうわけなのでしょうか?

[完了と差し込み]-[電子メールメッセージの送信]-[メール形式]で「添付」や「書式なし」を選ぶと,Outlookの!(びっくり)マークのメッセージが出ます。

(!メッセージ)
「Outlook内に保存されている電子メールアドレス情報がプログラムによってアクセスされようとしています。これが予期しない動作である場合は[拒否]をクリックして,ウィルス対策ソフトウェアが最新の状態であることを確認してください。
電子メールの安全性に関する詳細と,この警告が発生するような状態を防止する方法については,[ヘルプ]をクリックしてください。」

と出ます。ヘルプをクリックしても,メニュー(目次項目)が出て,どこを見ればよいのか分かりません。またこのメッセージの下に,チェックボックスがあり,「アクセスを許可する時間」を指定するところと,「許可」ボタンと「拒否」ボタンがあります。

「許可」ボタンを押しても,送信できません。アクセスを許可する時間は。1分から10分まで設定できますが,10分に,長めにセットしても,短めに1分にセットしても送信されません。

いったいどのようにすれば,「添付」形式で送ることができるのでしょうか?

また,添付形式にしたときに,メールの本文を設定する方法は無いものでしょうか。もし,お分かりになる方がいらっしゃいましたら,よろしくお願いします。

WORDの差し込み文書の電子メール送信。「添付」形式で送信できません。
WORDは2007です。メール形式を「HTML」とすると,この時のみ送信できます。いったいどういうわけなのでしょうか?

[完了と差し込み]-[電子メールメッセージの送信]-[メール形式]で「添付」や「書式なし」を選ぶと,Outlookの!(びっくり)マークのメッセージが出ます。

(!メッセージ)
「Outlook内に保存されている電子メールアドレス情報がプログラムによってアクセスされようとしています。これが予期しない動作である場合は...続きを読む

Aベストアンサー

emikoujiさん 今日は!
NO1です。補足です。
>メール形式を「HTML」とすると,この時のみ送信できます。いったいどういうわけなのでしょうか?
●メッセージの形式を "テキスト形式"、"HTML 形式"、または "リッチ テキスト形式" に切り替えてみよう
http://support.microsoft.com/kb/882724/ja
概要:Step 1 - "テキスト形式"、"HTML 形式"、および "リッチ テキスト形式" では何が違うの?
そこに質問の疑問が解説されています。
●2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドイン
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&DisplayLang=ja
概要:このダウンロードにより、8 種類の 2007 Microsoft Office プログラムで PDF および XPS 形式のファイルをエクスポートおよび保存できるようになります。また、これらのプログラムのうち一部のプログラムでは、電子メールの添付ファイルを PDF および XPS 形式で送信できるようになります。
☆使用手順:このダウンロードをインストールしたら、発行する文書を開き、使用しているプログラムに応じて[Office]メニューまたは[ファイル]→[PDFまたはXPS形式で発行]を選択します。
1.上記アドインでファイルを、[PDF]形式で保存して置きます。
2.添付したいWord2007のファイルを開き、[ファイル]→[送信]→[メールの宛先(添付ファイル)]を選択します。
3.メールソフトが起動し、ファイルが添付された状態となるはずです。
4.表示しているファイルの内容だけを添付するには、Word2007が必要です。

以上で添付ファイルに出来る筈ですが、送り先に添付ファイルを開くとWord画面に為る事を連絡した方が親切だと思います。

■Word 差し込み印刷からの PDF の作成
http://help.adobe.com/ja_JP/Acrobat/9.0/Standard/WSA2131EF1-0620-46e0-9A0C-74F28724D97E.w.html
概要:Word の差し込み印刷を使用すると、ひな型となる書面を作成し、宛名や送り先住所などの個別の情報を宛先ごとに差し替えることができます。Acrobat PDFMaker では、Word 差し込み印刷文書および対応するデータファイルを使用して、差し込み印刷で直接 PDF を出力できます。作成された PDF を PDF の作成処理中に生成された電子メールメッセージに添付するように PDFMaker を設定することもできます。
注意: Word の差し込み印刷機能で使用するためのファイルの設定について詳しくは、Microsoft Office Word のヘルプを参照してください。
■Microsoft Word、PowerPoint および Excel ファイルの PDF への変換
http://help.adobe.com/ja_JP/Acrobat/9.0/Standard/WS40411658-73C0-4669-88E8-D410F5993FAC.html
概要:Word および PowerPoint ファイルの PDF への変換を参照下さい。
■「PDF」形式でファイルを送信したい
http://blog.goo.ne.jp/chitofuna1/e/8ea73fad05e184357031227c4f68fc4b
概要:メールの添付ファイルでの情報交換に「PDF」形式のファイルは便利そうだけど、各種プログラムから「PDF」形式のファイルを生成できる「Acrobat」というソフトは高価で手が出ません。

emikoujiさん 今日は!
NO1です。補足です。
>メール形式を「HTML」とすると,この時のみ送信できます。いったいどういうわけなのでしょうか?
●メッセージの形式を "テキスト形式"、"HTML 形式"、または "リッチ テキスト形式" に切り替えてみよう
http://support.microsoft.com/kb/882724/ja
概要:Step 1 - "テキスト形式"、"HTML 形式"、および "リッチ テキスト形式" では何が違うの?
そこに質問の疑問が解説されています。
●2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドイン
http://www...続きを読む

Q複数のワード文書を一括でテキスト文書に保存する方法

OSはWindows XPで、WORD 2002を使用しています。
複数のワード文書をそれぞれ、テキスト文書にして保存したいの
ですが、「名前を付けて保存」でファイルの種類を書式なし、で
ひたすら保存し続けるのも時間がかかるので、マクロを使ってでも
簡単に保存し直す方法はないでしょうか? PC環境の問題で、
フリーソフトを使うことはできないのが、面倒なとこなんですが、、。
自分で思いつく最短の方法は、上記の保存方法をマクロに記録
して、ショートカットキーを割り当て、ひたすらやる感じです。

Aベストアンサー

テキストに変換するdoc文書を一箇所(例:D:\doc2text)にコピーしておきます。
下記のマクロをWordの標準モジュールに貼り付けます。
参照設定で「Microsoft Scripting Runtime」にチェックを入れます。
doc文書のあるパスを「WORKDIR」定数に設定します。
以上の手順を踏んでマクロを実行すると、「WORKDIR」にテキスト化された文書が作成されます。

Sub main()
Const WORKDIR As String = "D:\doc2text\"
Dim fso As New FileSystemObject, a_fl As File
For Each a_fl In fso.GetFolder(WORKDIR).Files
If a_fl.Name Like "*.doc" Then
Application.Documents.Open a_fl.Path
Application.ActiveDocument.SaveAs Replace(a_fl.Path, ".doc", ".txt"), 2 'text形式で保存
Application.ActiveDocument.Close
End If
Next
Set fso = Nothing
End Sub

必要なら、適宜エラー処理を追加してください。

テキストに変換するdoc文書を一箇所(例:D:\doc2text)にコピーしておきます。
下記のマクロをWordの標準モジュールに貼り付けます。
参照設定で「Microsoft Scripting Runtime」にチェックを入れます。
doc文書のあるパスを「WORKDIR」定数に設定します。
以上の手順を踏んでマクロを実行すると、「WORKDIR」にテキスト化された文書が作成されます。

Sub main()
Const WORKDIR As String = "D:\doc2text\"
Dim fso As New FileSystemObject, a_fl As File
For Each a_fl In fso.GetFo...続きを読む


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