FAXしたあと電話で念押しすべき？

Question

またお世話になります。

ある業種ですが、こちらで生産した部品を契約先のA社に搬送するために
B社という輸送専門業者に搬送依頼しています。
搬送予定依頼は、翌月分生産量から判断して「○月の何日と何日に車両の手配をお願いします」
のような文書をFAXでA社B社（A社には納品予定として）に送信しています。
（契約当初の口頭での話し合いで、FAXでということになったはず）
また、その文書には「予期せぬトラブルにより日程変更の場合は、改めて文書をお送りいたします」
と一筆添えています。

先日、その予期せぬトラブルが起き、生産予定がずれ込むと予想し、
翌月予定の変更を前月中にFAXで再送信しました。
ところがB社は、変更前の予定日に当方へ来てしまいました。
ドライバは「聞いていない」といい、変更前のFAXの写しを提示しました。
電話でB社に問い合わせると「FAXは届いていない」といいます。（A社からは了承のFAXを受信済）
FAXは当方の機械で送信履歴が確認できますから、未送信であることはありません。

そのB社は、以前にも月末数週間前に来月予定をFAXしているにも関わらず、
月末近くに「そろそろ月替わりなので、来月度の予定をくれないか？」
と言ってきたことがあります。
どう思われますか？
個人宅のFAXで、紙が無く受信したのが気付かない、とかの次元の問題でなく
仕事で使っているFAXなのですから、「受け取っていない」は通用しないと思うのですが。
例えばメールを送信した後、「メール送ったけど届いた？」って電話するみたいな。

どちらにしてもFAX確認しないのはうすうす分かっているのですが、
一般的にFAXのあとに「送信しました」と電話するものなのでしょうか？

私はこの件で上司からお小言を頂戴しました。
が、私としてはFAXの確認は業務であり、会社の体質そのものを疑ってしまうのですが
私は間違っているのでしょうか？

gg_serena · Accepted Answer

ＦＡＸのトラブル、結構多いですよね。

通常は、ＦＡＸを受け取った側が、「確認しました」と連絡するのが
良いと思うのですが。（ＦＡＸでの返信だったり、電話・メールだったり）

今回のような会社がお相手の場合は、仕方がないので、こちらから
「今ファックスしましたが、届いていますでしょうか？」と電話した方が
良いかもしれませんね。
実際、そのように確認することもありますので、マナー違反ではないと
思います。
あなたのおっしゃるように、会社の体質を疑って当然だと思いますが、
逆に言ってしまえばそんな会社を相手にするだけ、時間の無駄です。
ですから、こちらが大人になって確認することが、実際は一番楽かもしれません。
確認しないと、また同じようなことが起こるかもしれませんし。
そのたびに、上司からお小言もらうのも、癪ですよね！！

面倒だと思いますが、自分を守るためだと思ってがんばってください。

herohello · Answer

簡単に言うとFAXが無事に届いているか?ということですよね。
送信レポートは出ますよね。そんなに古い機種でなければ、心配なら電話して確認したって問題ないですよ。仮に送られているけれど、「切れている、字がつぶれていて読めない、相手のFAXの状態が良くなかった」なんてことはありますからね。

>「予期せぬトラブルにより日程変更の場合は、改めて文書をお送りいたします」
これが大型連休前とかならどうしているのですか?
自分で心配と思えば要確認です。
FAXと電話というのは通信用途が違うのですから。
上司の小言、会社の体質、私は間違っているのか?

それはビジネスとしてお客様には全く無関係のことです。

kizuki135 · Answer

ＦＡＸ送った後に「到着確認」の一報はして欲しいですね。

「○時○分ごろ送りましたが到着しましたか？」ってのも、社会人の常識ですよ？

FAXしたあと電話で念押しすべき？

ＦＡＸのトラブル、結構多いですよね。

簡単に言うとFAXが無事に届いているか?ということですよね。

ＦＡＸ送った後に「到着確認」の一報はして欲しいですね。

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