営業会議の資料が多すぎて困っています

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質問者：lululili88
質問日時：2008/03/21 05:57
回答数：3件

毎回毎回社長から営業会議用の資料を相当量作らされます。

http://www.attax.co.jp/blog/cat9/

ここに書かれているように、シンプルで美しい会議資料を１枚か２枚だけ配り、３０分で終了させるようにしたいとは思いますが、現実的には難しいです。

皆さんはどのようにしていますか。

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回答 (3件)

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No.3

回答者： ore-summer
回答日時：2008/03/21 18:17

今までの会議の流れをくんで、重点的に議題にあがるようなものだけをピックアップして、それ以外はあなたの手元に資料としてまとめておいて資料に無いような質問や補足があれば口頭で答えられるようしてみては。

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No.2

回答者： gutoku2
回答日時：2008/03/21 09:22

会議の定義

　　　○該当者が集まって討議したり決議する
　　　　　　事を行うのが本来の意味の”会議です。

　しかし、日本の会社での”会議”は下記の定義の会社が多いと思われます。

　　　○会議の主催者への報告会（主催者から出席者への質問会的な側面も持ちます）
　　　　　　これを”会議”と呼んでいます。
　　　　　　※それ違う、と思われる社員の方は多いでしょう。でも御社の会議
　　　　　　　の実態をよく思い出してください。報告会ではないでしょうか。
　　　　　　※一見、討議風に社長に報告している会社も見受けられます。

この定義が主催者（社長）と質問者さんの間でズレているので問題が発生します。
報告会ですから、報告を受ける側が良く分かる詳しい資料が必要となります。
（社長が紙資料が嫌いなタイプの方ですとまだ問題が少ないですが、日本型経営
　者は紙資料が大好きな方が多々見えられます）

　　営業会議と称する、営業部署の責任者を集めた社長への報告会
　
実態と名称の乖離による問題ですから、会議資料を減らすのは極めて困難です。
何かを”決める”会議であれば、質問者さんの意見は至極もっともですが、
　　　　　　”報告会”
では、何とも対応方法がありません。

名称に惑わされず、”報告資料の作成”と思ってください。
基本的に資料は、報告される側の好みに左右されます。作成者がどんなに努力
して簡潔な分かりやすい資料を作成しても
　　　　　　”見難い”
の一言で、元の膨大な量の資料に逆戻りです。
（自分好みの資料の作成より、主催者好みの資料の作成に努力するほうが、
　事務効率が良い事は事実です：作り直しが無いですから）
　所詮報告会の資料は、見る側の好みだけです。
　　　（作成側から、報告を求める側に立場を移すと分かりますが、
　　　　それを部下に要求するか、しないかの差だけで、誰でも見
　　　　やすい資料、見にくい資料という、資料の好みが存在します）

未も蓋もない回答かもしれませんが　”自分が主催者側”　になるしか解決方
法はありません。
（会社の実態に即して、解決策を取捨選択してください）