共有フォルダの整理する【意識が低い】事に対する従業員への施策は何がありますか？

こんにちは、みなさん!!

【質問】
共有フォルダの整理する【意識が低い】事に対する従業員への施策は何がありますか？

例：定期的に「整理しましょう」と呼びかける

ご存知の方いらっしゃいましたらよろしくお願いします。

No.6 ベストアンサー 回答者： Satyloss 回答日時： 2008/07/01 18:03

従業員の立場からしたら「どう整理したらいいのかわからない」のではありませんか？

整理もファイル名、更新日時、ファイル種類、仕事案件ごとなどルール付けすべき候補はたくさんありますから
具体的に細かいルールを制定しなければ「よくわからないからいいや」となると思います。

非常に面倒ですが、全てのケースに該当するような詳細なルールを明文化して配布しましょう。
そして共有フォルダの管理責任者を決めましょう。管理されていなければ責任者を罰する具体的な罰則も決めます。

そしてルールの厳守を共有フォルダに置く場合の絶対条件としておき、ルールから外れたファイルは
社長のであれ誰のであれ、絶対的な管理責任者の権限で削除すべきです。
重要かどうかは関係ありません。ルールとはそういうものなので徹底しましょう。
(削除でなく別フォルダに隠すなどの配慮は責任者がすればよいです)

誰でも痛い目を見ればその後は気をつけるものです。
逆に言えば痛い目をみないとなかなか自分を律するようにはなりません。
甘やかされた環境から厳しくしていけば、最初は誰かが嫌われ役になるものです。
社長や上司の管理に対する理解をとりつけ、有無を言わさぬ管理をすることが必要です。

No.5 回答者： celtis 回答日時： 2008/07/01 17:38

ファイル名の命名規則で「誰が、いつ作ったものか」を明確にするというのがお奨めです。

以前の職場では定期的に時系列でソートして、規定よりも古いデータは有無を言わさず削除というルールもありました。実際はオフラインにアーカイブされているのですが、それで痛い目にあったひとは二度と無駄なファイルを置かなくなりました。

No.4 回答者： junkUser 回答日時： 2008/06/30 15:32

「整理しましょう」では曖昧すぎるのではないでしょうか。

「フォルダに分けて整理してます」とか、「ファイル名にわかりやすい名前をつけてます」とか言われるのがオチでは？
文脈からすると、ディスクの空き容量を気にしましょうとかそんな感じですかね？

No.3 回答者： localica 回答日時： 2008/06/29 23:32

基本的には「ルールを作って遵守する」に尽きると思います。

具体的に私が行っている方法は以下のとおりです。
#複数の人間が複数の共有PCを交互を使う場合の例です。

・ネットワーク上に共有ディスクを設置してデータは共有フォルダに置くようにする、ローカルPCに保存することはしない。
・作業種別ごとにフォルダを作成してその中に作業ごとのフォルダを作成する。
　#概ね「大分類」「中分類」「小分類」といった感じ
・個人用のデータは個人用フォルダ（大分類）の中に個人名のフォルダを作成する。
・皆が共通してよく使用するファイル（例えば日時報告とか作業報告など）はショートカットをローカルPCに作成して共有する。
　#作業報告はDB化してWeb入力が望ましい
・管理者を任命して管理者の許可なしに新規にフォルダを作成させない。
・所定の位置に置かれていないデータは一定期間後或いは問答無用で削除する。

細かく言えばもっとありますが、ルールを明文化（必ず文書化すること、口頭ではダメ）して周知することです。

No.2 回答者： u-bot 回答日時： 2008/06/29 23:31

明文化して誓約書を書かせるぐらいですね。

もちろん整理する意義（理由）を説明する必要があります。
作業者にも不当な作業を断る権利はあると思いますので。

あとは不本意ながら上司の正当な業務命令に対する明らかな違反、サボタージュによる評定や評価の罰則を設けるくらいでしょうか。

とりあえず相手の言い分を聞いた上で論理的に説得するのが良いかと思います。

No.1 回答者： akamanbo 回答日時： 2008/06/29 22:40

個人別にフォルダ作って、本当に業務で共有するファイル以外はそこに入れさせれば？

業務で共有するファイルがコピーされて増えることはないし。
それでも湧いてくる余計なファイルは、削除予定フォルダを作って、定期的にそこに移動してしまえばいいです。