会社で、LAN環境でパソコンが3台あり、それぞれを3人で使っています。
メールアカウントは20くらいあります。
顧客からの質問や苦情などの処理をしているのですが、返信したメールを保存する(共有化する)、処理したメールにはフラグを立てる(すべてのパソコンでそれがわかる)、などを一元化して行ないたいのですが、なにか良い方法はないでしょうか。
OSはWIN98、メールサーバはありません。
企業で、このようにメール管理している、というような事例がありましたら、教えていただけるとありがたいです。

Becky!でも試してみましたが、LAN上でデータの共有はできるのですが、複数同時起動ができないので、使い勝手が少し悪いかな、と思っています。

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A 回答 (4件)

お困りの様ですね。


私がアドバイスするなら、まず一台イントラサーバを導入することをお薦めします。
サーバといっても、高価な物でなく、普通のPCで十分です。OSはWindows系よりUnix系が便利でしょう。
しかし、WindowsNT/2000あたりなら使い物になるかもしれません。
また、専用線接続も必須ではありません。
この状態で、イントラ用ソフトウェア(cybozu等)を動かし、管理します。
今ちょっとCybozuを見ましたが外部のメールサーバのアクセスはできる様ですが、
それをメンバに自動配信する設定はできないみたいですね。
手動であれば、それを掲示板・回覧板に張りつけるという方法があるかと思います。

自動でという事であれば、メーリングリストを使うという方法もあるかと思います。
対応専用メールアドレスからメーリングリストへ転送をかけておけばそれを自動配信できますし、
そのメールへのリプライは発信者へのリプライではなくメンバへのリプライなり、情報の共有が可能です。
(もちろん発信者に届かないように設定が必要でしょう)

上記サーバにメーリングリストがインストールできれば一番良いのですが、
場合によって外部のフリーなメーリングリストシステムを使うことも可能です。
但し部外者が読めないよう、きちんとした設定が必要ですが。

ということで、もし私ならという話であれば、
1.適当なイントラソフトを探し、使ってみる。
2.メーリングリストを活用できないか検討してみる。
3.webの掲示板システムと上記を自作スクリプトで連携させる

という手が考えられますね。
とりあえずBecky!など、メーラを活用する方法では限度があると思います。

参考URL:http://www.zerosoft.co.jp/gwstore/
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メールフォームをいじって、メールに連番をつけて(もちろんメールは従来通り送ります)、それをインデックスにしてWeb B.B.S.風のものに展開したもので管理するというのはいかがでしょうか。


サーバの処理能力との戦いになるでしょうけど・・・
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madmanさんの方法でも良いのでしょうけど、メーリングリストを作るという方法もありますよ。



使い方はmadmanさんの方法と殆ど同じですが、4の部分が自動的に行われる(多分)ので、ちょっとだけ楽です。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。
メーリングリストというと、ワンウェイの、ということでしょうか?
いずれにしろ、経費がかけられないので、サーバーもMLの契約もできないに詰まった状態です。
ご参考にさせていただきます。ありがとうございます。

お礼日時:2001/03/05 21:23

まず、お使いのプロバイダで1つのメールに来るメールを複数のアドレスに転送可能か確認してみてください。


メールサーバーがあれば自社内で可能です。

1.苦情・質問は全て転送設定しているアドレスに送信してもらうようにする。
2.そのメールは対応するメンバーのアドレスに転送する。
3.対応を行った場合は、顧客とCC:に苦情・質問用のアドレスに同時配信する。
4.転送されるメールアドレスは、個人用の物と分けておき、返信アドレス(リプライ用)の設定を苦情・質問用のアドレスにしておく。

これで、全員に配信と、対応分は各人へメールが行き、また顧客からの返信も各人へ配信される。

で、どうでしょうか?
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この回答へのお礼

ご丁寧な返答ありがとうございます。
返信メールをCC(BCC)で専用アドレスに送る、ということはすでにしているのですが、どの返答メールがどれに対するレスなのかが整理できていません。しかも、入ってくるメールはフォームメールからなので、Subjectがすべて同じで整理に困ります。
メールアドレスは、全員が20アカウントをすべて受信しております(サーバに5日ほど残しています)。
やはりメールサーバーを持ったほうが良いのでしょうか・・?

お礼日時:2001/03/05 21:18

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