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派遣先で最近、秘書の補助業務が続いています。

PCが出来ない秘書さんに、
社内LANの改善や、名刺管理の相談を受けるんですが・・・私に秘書の素養が無い為、対処しきれません。

LANPCの追加や改善等は、
システム課の方を呼んで頂くとして、

名刺管理に適したアプリって、
エクセルですか?メールソフトですか?
それとも市販アプリで、何かありますか?

派遣、正社員問わず、秘書経験の豊富な方、教えて下さい・・・!!

スキルアップの方法が判りません・・・
LAN関係の本、読んだらいいですか?

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DB ソフト」に関するQ&A: DBソフト比較

A 回答 (5件)

こんにちは。

名刺に関してのみ。

名刺に関しては、デジタル化はよくないです。
データベースを作ることのみが仕事になってしまいます。入れ間違いもあります。
また、その使い方を覚えたりする手間があります。

名刺の管理というものは、その顧客の連絡先や役職などの情報を
他の人にいち早く伝えるようにしておくと言うことです。

従って、新旧の名刺の差し替え、たまにしか来ない人、良く来る人の仕分け、
業種毎の仕分け・・・、その他いろいろとあります。

これは、見開きで眺めることのできる「アルバム」にするのが一番です。
どのページの、どの位置に誰の名刺があるか、体で覚えるのです。

そうしていると、ある人から、「じゃあ、担当者がいなくなったらどうするんだ」
といわれて、戦いを交わしたことがありましたが、だれにでも使えるデータベースのはずが、
それを使いこなす期間のほうが、アルバムを使いこなすじかんより遅いと言う実績が出、
結局、当方では「ヒューマンアナライザー」方式です。

うちにはひとり、「名刺レンジャー」がいます。
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>>アクセスとエクセル、どっちが無難、ですかね?


システム課の人が最適ななものを選んでくれますよ!
断られたら、Excelがいいでしょう。
Accessを使いこなしている人がいるならAccessの方が
入力フォーム・検索画面・他のソフトへのデータ渡しの自動化などが
出来ます。しかし、難易度は高いです。
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>>LANPCの追加や改善等は、


>>システム課の方を呼んで頂くとして

その時に、名刺管理のソフトななりDBを付くって貰う事です。
LAN環境では、時として一つのソフトを入れた為にPCが動かなく
なる事もあるからです。

この回答への補足

アクセスとエクセル、どっちが無難、ですかね?
筆まめっていうアプリにデ~タ落とすなら、エクセルがいいですかね?

補足日時:2003/02/16 19:01
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名刺管理に適したアプリ:



本格的に管理するのでしたらこれは、どうでしょうか?(下記URL)

参考URL:http://www.sourcenext.com/selection/products/mei …

この回答への補足

50代後半女性に、拡張機、薦めて平気かしら・・・?
でもこれ、かなりいいですね・・・

補足日時:2003/02/16 13:29
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名刺ソフトなら、フリーも含めて、こんなにありますよ。



あと変な、本を買うくらいなら、ここのサイトを利用する方が、実際には、利用価値が高いと思うのですが・・・
読むだけでも、質問するとかで・・・

参考URL:http://computers.yahoo.co.jp/download/vector/win …

この回答への補足

フリーって、無料なんですか・・・?

補足日時:2003/02/16 13:28
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Q秘書の業務のひとつ、スケジュール管理とはそんなに大変な事なのですか?

秘書の業務のひとつ、スケジュール管理とはそんなに大変な事なのですか?

初めて部長つきの秘書職につくことになったのですが、面接試験の時に過去に秘書経験がない事をかなり気にされているようで、とくにスケジュール管理というお仕事について心配なさっていました。僕のスケジュール管理をしてもらいますけど、これがものすごく大変なんだよ、本当に大丈夫ですか?たとえば僕が会議を入れたい時間帯に先方はスケジュールが埋まっちゃってる事が頻繁にあるよね、そういう時無理に先方のエライ人にお願いして時間をずらしてもらったり、とかあるんだよ?できるの?と何度も念を押されました。
私も不安ではありましたが受かりたい一心で「大丈夫です!」と明るく答えてしまい、受かってしまいました。
上司のスケジュール管理というのはどれだけ大変なのか、実際秘書をされている方でエピソードがあれば教えていただけないでしょうか?

秘書がはじめてなので不安でいっぱいです。

Aベストアンサー

スケジュール管理・・・大変です。
例えば、先方のスケジュールを優先するとして、その時間帯にすでにスケジュールが入っていたとしたら、その入ってたスケジュールを変更しなければなりません。
そして、そこに関わるすべての人のスケジュールが合わなくてはなりません。
部長様お一人ならば何とかなるかもしれませんが、その優先順位のつけ方も部長様と相談して決める。いや、もしかしたら部長様とお話しできる時間がなくて秘書任せになって、後からああでもないこうでもない、、、と言われる可能性はあります。
また、社内でも、ミーティング一つ開くのに、人それぞれ、会議だったり外出だったり、分刻みでいろんなスケジュールを入れているわけですから、全員が一致して同じ時間帯が空いていることがなかなか難しいんです。
会議室を予約するにしても、緊急で会議したい、なんて言われた時には、空いている会議室がなかったりして、いかに譲ってもらえるか、譲ってもらえそうな方にお願いする・・・。それでも空いてなかったら・・・といろいろ時間管理だけでなく付随事項もあります。
また、部長様のプライベートやコンフィデンシャルな予定を、いかに表に出さないかも秘書次第です。

始めは慣れないことばかりでしょうが、そのうちにできるようになる仕事ではありますが、大変であることに変わりはないと思います。

スケジュール管理・・・大変です。
例えば、先方のスケジュールを優先するとして、その時間帯にすでにスケジュールが入っていたとしたら、その入ってたスケジュールを変更しなければなりません。
そして、そこに関わるすべての人のスケジュールが合わなくてはなりません。
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