「あいにく会議中で。。。」ってどう思います？

Question

お客様から電話があった時に、電話に出れない事があると思います。

「申し訳ありません、○○はただ今、外出しておりまして。。。」
これは、いいかな？と思います。

「申し訳ありません、○○はただ今、接客をいたしておりまして。。。」
まぁ、これもありかな？と思います。

そこで、ご質問なのですが、
「申し訳ありません、○○はただ今、会議中でして。。。」
と返答するのに、どうも抵抗があります。
お客様の立場にしてみてば、「会議中がどうかは、お宅の都合でしょう！」って
ならないかな？と思います。不快に感じるお客様もいるのでは？と思っているです。

私自身、他社に電話をした時に、「あいにく会議中でして、お急ぎでしたら。。。」
と言われる事が、多々あって返答に困ってしまう事もあります。

みなさんは、「あいにく会議中。。。」と返答することをどうお感じになりますか？

mayuusa · Accepted Answer

『来客中』『接客中』のほうが、嫌味を言われることもありますよ。うちよりも他社を優先するのか？！みたいに。
なので、私はなるべくその言葉は使わず、「席を外している」という言い方をして、そして必ず「いつなら戻るか」を言います。それが肝心だと思います。

逆に、『会議中』は正直に言いますよ。

２、３人のちょっとした会議なら、会議であることも告げずにすぐにまずは繋いで、「今だめだから折り返しって伝えて」と言われたらまたその旨をそのまま、「申し訳ありません。今ちょっと電話に出られないのですが、折り返しお電話さしあげるということでもよろしいでしょうか（よろしいか聞くのがポイント）」ですが、

月に1回の大掛かりな会議とか、自社の社長がいる会議には、取り次げない、と、決まっているので、それも正直に言います。「大変申し訳ありません。実はただいま、月に1回の会議に入っておりまして、お昼休みの時間には、席に立ち戻るのですが、いかがいたしましょうか」と。
お昼休みでよい場合は伝言をメモして机に置きますし、
自分の机にもメモしておいて、会議から戻った顔を見たときにすぐ「お電話ありました。メモ置きましたんで読んでくださいね」と、くちでも言うようにしています。
お昼休みなんかではダメな場合は、会議に入っていない残りの者たちでなんとか対応できるかどうか、とにかく話を聞くのみです。似た件の担当者が応用で対応できる場合もありますし。
とにかく、『会議』と、ちゃんと正直に言うわけです。
そうすることでお客様のほうも、「ああ。この日はこの会社はでっかい会議だから使えないや。来月からはこの日は諦めて済むように、前日にできるだけ仕事しておこう」とか、覚えていただけると思います。それこそうちの都合で大変申しわけないのですが、結局はそうやってお互いの都合も大事にしていくほうが、長い付き合いには良いと思うのです。お客様としても、事情を隠されるよりも、付き合い方が分かるほうがやりやすいでしょう。

また、その信頼を勝ち得るためにも、居留守は本当にめったにしません（全然しないといっても過言ではありません）し上司にもさせません。「いるんだけど、出れない。折り返す。」というのは、嘘をつくのとは全然違って、結果的に良い方向に行きます。不信感をあたえず、愛想をつかされないと思います。

もしも、
会議＝会社の勝手、
と一方的に決め付けるのであれば、それはどうかなと思います。
大事な会議というのはその会社の今後を左右するものであったりもするのです。その会社に健康な経営状態でい続けてもらいたい。という考え方も出来ると思います。

minarai · Answer

会議だから電話に出られない・・・それは確かにお客様には関係ないことかもしれません。

が、会議室に電話を転送したり、ましてや走って呼びにいったりしたら、こちらは少し待たないといけないですよね。
待たされながら「こんなに待つなら伝言メモでよかったのに」と思うことが多々あります。

会議をやっていようが、給湯室で喋っていようが、それはいいんです。すぐに電話に出られる状況なのか、少し待つのか、それを知らせて欲しいのです。

私自身が電話を受けたなら、「会議室にいるので、呼んでまいりますが、お待ちいただけますか？それとも折り返しか伝言にしますか？」みたいなことを言ってます。

s-eight · Answer

どうなんでしょ。
私の会社では、お客様からの電話は社内会議の場合は有無を言わさず取り次ぎます。
やっぱり、社内の都合でお客様にご迷惑をおかけするのも心苦しいので。

noname#3316 · Answer

私はあまり不快には感じませんね。

電話に出てもらいたい相手が出られない時って、悪く言えば
会議中だったとしても、外出をしてたって、接客をしてたって、
極端に言えばトイレにいたってそれは全て「お宅の都合」って
捕らえ方になっちゃいますよね。

クレームなどでヒドイ憤慨をしている時に電話する場合は
「出られない」という結果＝お宅の都合＝早く出せ！になると思います。

dashinshiさんがかけた相手の会社も「あいにく電話中でして、御急ぎでしたら・・・」と
用件を受け止める準備は出来ているようなのでそれを好意と考えた
ほうがいいような感じがしますよ。

その担当がいつもいつも電話に出なくて仕事が滞り支障をきたすのであれば
その旨を話して連絡が来るような時にはなるべく会議中でも取り次いで
もらうようにするとか策を講じたほうが御互いのためになるのではないでしょうか。

また会議をしているという事がその会社の勝手な都合であって
お客様の電話が優先だろうと考えているからそう思うのではないですか？
会社にはそこそこの考え方があるので、一日中会議をしている所もあります。
それはそうと割り切るしかないような気もします。

前の回答にもありますが、私にも居留守された経験はあります。
在席しているのに居ませんというのが見え見えとか、
保留音を忘れて「○×会社だったら居ないって言って」とか
言われた経験は数多くあります。
そういう会社はその場で嫌味の一つも言ってお付き合いを辞めてしまいましたが。

大きな会社であったり、担当が決められているならそうも
行かないのかもしれませんけどね・・・。

digitalian · Answer

「あいにく会議中で……」を言われることには なんとも感じませんが、
「あいにく会議中で……」と返答するには抵抗感があります。

電話の応対で、ばか正直なまでに事情を説明すると、かえって失礼だと思うからです。本当は遅刻をしていても、「今日も遅刻してますので……」とは答えられません。

「あいにく席を外しております。」が無難ではないでしょうか。

j_foster · Answer

どういった用件で電話をしているかで、受け取り方は違うと思います。前に相手先にクレームとかの電話をした時に、「申し訳ありません、○○はただ今、会議中でして。。。」 などと言われましたが...電話の向こうでその人の気配がしました。（笑）会議中...一番良い、時間稼ぎだと思いました。
こっちが怒っている時などは、少しムッとしますね。
外出中は仕方ないと思いますけど、携帯も繋がらないとイライラします。

yum_p · Answer

私の場合は、特に不快にはなりませんが…
少なくとも会社にはいるわけで、「お急ぎでしたら」って聞いてくれるなら、急ぎだと言えば繋いでもらえるんですから、別にかまわないと思います。

「会議中だから出られません」みたいに断言されてしまうと、
本気で急いでるときはちょっと困るというか「繋いでもらえないんですか!?」みたいになることもありますけど…めったにないですね。
基本的にこちらが客なのですが、相手は（下請けとは言え）社長さんだったりしますので、こちらもそうそう無理は言えないです…(^^;

そういえば、私の会社では、
来客中でも繋いでよいときは「会議中です、お急ぎなら…」
会議中でも絶対繋いでほしくないときは「来客中です…」と言ったりします（笑）。

driverII · Answer

ビジネスでは、当たり前ですね。

相手も礼儀をわきまえた相手なら「無理強いはしません」

もしどうしても必要であれば再度かけなおしますし、
まだ会議が終わっていなければ、事情を話して繋いでもらいます。

「あいにく会議中で。。。」ってどう思います？

『来客中』『接客中』のほうが、嫌味を言われることもありますよ。

会議だから電話に出られない・・・それは確かにお客様には関係ないことかもしれません。

どうなんでしょ。

私はあまり不快には感じませんね。

「あいにく会議中で……」を言われることには なんとも感じませんが、

どういった用件で電話をしているかで、受け取り方は違うと思います。

私の場合は、特に不快にはなりませんが…

ビジネスでは、当たり前ですね。

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