私は紙ベースではなくPDF化して管理したいのですが
上司に反対されます。
紙ベースのメリットが思いつきません。
契約書や大事な資料などは紙ベースのままがいいと思いますが
日々の伝票(控え)や大量の参考資料はインデックスやヒットしやすい名前をつけてPDF化し、
共有フォルダに入れておけば、紛失する恐れは少ないし
何より検索が楽だと思っています。
PDF化にはPrimoPDF(無償)などで対応しようと思っています。
実際業務の効率がいい・管理が楽なのはどちらだと思いますか?
資料は月、300枚くらい作成しています。
それをいちいち印刷して、パンチで穴を開け、ファイルに閉じ、
探す時も一枚一枚めくっていくのは非効率だと思っています。
ご意見よろしくお願いします。
No.3ベストアンサー
- 回答日時:
紙だけというのは、私はおかしいと思います。
上司の方の反対理由がないので、わかりませんが、コンピュータシステムとして、絶対にデータを無くさないというのは可能ですので(紙の方がなくすだろといいたいです)、そのあたりは専門部署があれば解決可能です。
データーが定型化されているものなら、DB化すべきでしょうね。一覧表などは、たとえ紙で管理していても、最低限Excelなどで作るのが自然に行われていると思いますよ。
反対される理由がわからなければ、利点を説明したところで説得しきれない可能性がありますよ。さらには、部下に言い負かされたなどとなると、目も当てられません。
私の場合、相手は「いままで問題がなかった」というのが一番多いですね。次は、「変更する必要がない」でしょう。聞く耳を持たない場合は、議論になりません。
上司(60歳)の反対理由はPDFがなんだかいまいちわからないからです。
そうなんです。聞く耳を持ってくれません。
やはりデータ化も必要そうですね。
ありがとうございます。
No.2
- 回答日時:
その前にパソコンのハードディスク壊れる事考えないと怖いよ
この点で最終的には紙ベースの保存は必須だと思います。
(伝票の保存は7年くらいは必須です。)
尚、検索とか探しやすさではメリットはありますから
ケースバイケースで両方合った方がベストだと思います。
No.1
- 回答日時:
ケースバイケースだと思いますよ。
高度に熟練した人にとっては紙ベースの方がやりやすいでしょうね。
>紛失する恐れは少ないし
誤消去、ディスククラッシュ等の問題があります。
また、ちょっと見たいだけでPCを立ち上げないといけなかったり、サーバ(またはディスクスペース)管理の問題もあります。年配の人にとって、PCを利用するというのは心理的な障壁も高いです。
できるところ(承認を得やすい所)から徐々に始めていくのがよろしいと思います。
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