市役所にお願いと質問があり、市HP掲載の代表?メールアドレスにメールをいたしました。
 私は「署名」をつけ身分を明確にしました。
 しかし、市役所の担当部課からの返信メールには「署名」がありません。誰からのメールなのか分からないのです。部課の表示は本文ではなく、メールの発信元にあるだけです。
 通常、メールの最後には「署名」をするものと思っていましたが、市役所職員がそのことを知らないとも思えません。
 理由があってしないんでしょうか?
 正直、誰が書いたかもしれないメールは不気味です。他にも確認したい事もあるのですが、私は誰とやり取りしているんだろう?この人誰?何者?回答、信用していいんだろうか?とまで思ってしまいます。
 部課共有のメールアドレスだとしても、そのメールを書いた担当者名を入れない理由はなにがあるんでしょう?
 メールの内容を電話で確認しようとしたのですが、誰に連絡すればいいのか分からず困っています。
 私の考え過ぎで、部課全員が問い合わせがあれば答えられる体勢になっているものなんでしょうか?
 すみませんが、行政でのメールマナーについて教えて下さい。

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A 回答 (9件)

メールって電話と文書の中間のようで、どこまでキッチリした形式にするか迷いますね。


私の役所では、代表のアドレスに来たものについては、たぶんどこの部署でも決裁を取って回答していると思います。
役所の個人のアドレスでやり取りしている相手には、私は電話感覚で返信します。
この場合も内容によっては決裁を取ってから回答します。

署名については、個人アドレスのメールには入れています。
部課アドレスに入れるかは、その部署や担当者の考え、回答内容の性質によって違うかと思います。
再度問い合わせるときに、担当者でないと細かい部分が分からないこともありますし、
誰に聞いてもらっても大丈夫な場合もあります。
お問い合わせなさった方の中には、誰でも回答OKな場合でも、文書にあった担当者でなければならないと思い込んでしまう方もあって、
担当者名をつけるのも、内容によっては良し悪しが出てきます。
担当者もいろいろ、住民の方もいろいろってことでしょうか。

でも、回答文の後に、部課名、係名くらいまではつけたほうが親切かなと思いました。

問い合わせなさる方については、少なくとも氏名、住所などは書いていただくと助かります。
年齢や世帯構成、住所などによって、回答すべき内容が違ってくることが多いです。
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この回答へのお礼

 焦点をぼかした質問に対し詳しい説明いただき、理解と納得ができました。
 今回はある申請手続きの件での問い合わせや質問でしたので、個人情報は役所の担当部署にありました。
 とまあ、私は詳細(住所、氏名、生年月日、家族構成等々)な個人情報を渡しているのに、担当者名もいれないとはどういうこと?と怒ってしまった訳です。
 他にも、元々その担当部署の職員に対し悪い感情ももっていましたので、増幅してしまったのかもしれません。
 「署名」程度で激怒している自分を狭量だとは思いましたが、さまざまないきさつで怒りがあり、小さな事を責めたかったんでしょう。
 でも、皆様からの回答でそんなに怒る事でもないしスルーしておこうと思っていたのですが、メール内容が間違っているらしいとわかり、もうどこをどうしてくれよう。と怒り心頭です。
 こうなると、署名していないのは他に理由でもあるのでは?と変な疑いをもってしまっています。
 既に、別の質問をすべき内容になってしまいました。すみません。
 ご回答、ありがとうございました。

お礼日時:2009/05/24 22:25

 別に、メールに署名しないのなんて、役所に限った話ではないみたいですよ。


 証拠に、小生がかつてこの『教えて!goo』サポートから受け取ったメールの一部をご紹介しましょう。

>いつも教えて!gooをご利用いただき、誠にありがとうございます。
>教えて!goo サポート担当でございます。

>このたびはお問い合わせいただき、ありがとうございます。

 (中略)

>最後に、お問い合わせへの回答返信時の署名についてですが、現在はセキュリ
>ティポリシー上、当サポート窓口として無記名にて対応する方針とさせていた
>だいております。ご了承ください。

>このたびは当サイトをご利用にあたりご不快な思いをおかけし申し訳ございま
>せんが、当サイトの運営趣旨に何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。

・・・というわけで、セキュリティ上の理由や職員への個人攻撃等を恐れて(小生は何もそこまでするつもりはサラサラないんですけどね(^o^;)メールへの署名を省略するという取り扱いは、官民に限らず普通に行っているようですよ。それが良いのか悪いのかの議論は別ですが、ここは議論をするサイトではないそうですので、これ以上は小生も自粛することにします。
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この回答へのお礼

 はは。そーですか。個人攻撃は怖いですよね。
 気持ちのよい文章を書かれるんですね。読んでいて笑ってしまいました。
 もう、メールがあるんだからこれ以上の署名は無用だと納得出来ました。

 ここで、回答者様皆様にお礼とお詫びを書かせて下さい。
 今回は、質問文に書かなかった以外の窓口での応対で元々怒っていたんです。だから、こんなに怒ってしまったんでしょう。
 皆様にあなたは正しい。署名しない人が非常識と言って欲しかったんです。
 すみませんでした。
 このような気持ちから書いた回答に真摯なご回答をいただき、真にありがとうございました。
 私のエゴに付き合わせてしまいました事をお詫びするとともに、感謝をさせて下さい。
 ありがとうございました。

お礼日時:2009/05/24 22:39

いろいろ回答が出てますが・・・・私の勤務先の役所ではこの4月から正式に「メールも公文書」となったくらいですから、メール問い合わせに対しては軽く扱う自治体や担当者がいても不思議ではないです。


実際、電話で答えるのと同じ感覚で決裁もとらずにメール回答しているような人もいましたし。

パソコンではなく携帯電話メールしか使っていないと「メールに署名」という感覚がない人もいように思います。
「公務員は常識がない」というよりは「公務員はITに慣れていない」という方が正しいかと思います。
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この回答へのお礼

 役所勤務の回答者様ですね。参考になります。

>実際、電話で答えるのと同じ感覚で決裁もとらずにメール回答しているような人もいましたし。

 そうですか、やっぱりそういうこともありますか。これを危惧しているんです。
 この質問後に分かった事なんですが、メールの内容にも間違いがあるようなんです。

>パソコンではなく携帯電話メールしか使っていないと「メールに署名」という感覚がない人もいように思います。
「公務員は常識がない」というよりは「公務員はITに慣れていない」という方が正しいかと思います。

 単純にそうであることを願ってもいるんですけどね。
 間違っている内容がちょっと勘違いレベルでもないもので。全文掲載して皆様の意見を頂きたいくらいなんです。
 私自身、自分の体調を悪くする程、一所懸命仕事をしている職員の方々を知っているだけに、今回のメールにはショックを受けてしまいました。
 何が問題かも考え対処して行きたいと思います。ご回答ありがとうございました。

お礼日時:2009/05/24 21:57

情報漏洩に神経質となっている役所は、個人のメールアドレスを公表しません。

で、役所での個人のメールアドレスは、個人名が解れば8割方わかりますので、個人名を書かないのもうなづけます。
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この回答へのお礼

 情報漏洩ですか、考えもしなかった理由です。
 そういう理由があるなら、個人名を書かないでメールの返信をするのも納得です。
 怒っている自分こそ馬鹿みたいに思えて来ました。
 ご回答ありがとうございました。

お礼日時:2009/05/23 12:06

 こればかりは人による、としか云いようがないように思います。


 各省庁および自治体で、メールなどに関するルールをきちんと定めているかどうか怪しいところがあります。比較的若い方であればそういったことは判っているでしょうが、年配の人になるとそうとは云えないでしょう。
 これは一般の企業でも有ることで、私が以前いた会社の課長などは全く署名をしないでメールを送信していました。ネチケットの基本が判っていない人はまだまだ多いようです。
 こういったことは、本来職場で基準などを設けるべきなのでしょうが、実行しているところは少ないかと思います。
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この回答へのお礼

 知らない人がいたとしても不思議はないですね。
 頭を冷やして担当部課と話してみます。
 ご回答ありがとうございました。

お礼日時:2009/05/23 12:01

私が役所から受け取った返信には、ちゃんと広報課の担当者名と電話番号が入っていました。



一方、安倍政権のころ首相官邸からきた返信は

ご意見等を拝見しました。
 いただきました国政へのご意見・ご要望は、今後の政策立案や執務上の参考とさせていただきます。

  首相官邸ホームページ「ご意見募集」コーナー担当

という慇懃無礼なものでした。
まぁ、ろくでもないメールが山と来るんでしょうけれど。

サラリーマンの場合、会社の看板を背負って、自分の顔と名前で仕事をしますよね。ある意味で、それらは一体化しています。
でも、時折、これは会社から強いられていることで、自分の意思とは違うんだけどな…ということがあります。
公務員の場合、本質的に本人の意思でどうこうするということではなく、お役目としてこうなる、ということだと思います。
だから部課名でいいのじゃないかと思います。
○○さんだからこう、とか、□□さんならどう、ということはあってはならないはずですし、あったら困ると思います。
役人が顔や名前を出すことを嫌うのも仕方のないことかなと思います。
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この回答へのお礼

 そうなんですよね。部課としての答えなんだから、担当者名を書く必要は無い。のも納得です。
 メールだからと固執している自分が的外れなのでは?とも思っています。
 ご回答ありがとうございました。

お礼日時:2009/05/23 11:56

以前官公庁でバイトしたことありますが



>市役所職員がそのことを知らないとも思えません。

いえ知らないのだと思います
役人というのはものすごく常識が欠如している人間が多いです

私は以前厚生労働省と文科省に少し答えづらい質問をメールで
出しました 普通の企業でしたら答えられないにしろ
何らかの体裁のメールを返信するのが「常識」です
ところがこの二つの官庁はなんとメールを一切返信しませんでした
つまりオトボケを決めこみました
官庁なんてこんなもんです

嘘とか平気でつきますし責められると笑って誤魔化す
精神年齢が子供なんですよ

実際内部の人間とかかわるといい加減すぎてうんざりします
もちろん全員ではありませんが
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この回答へのお礼

 そうですか。やっぱりそういう人もいるのですね。私も実際それを疑ってしまっています。
 肝に銘じて行動します。
 ご回答いただきありがとうございました。

お礼日時:2009/05/23 11:52

メールの場合は、一般的には下記のように署名しています。



******************************
○○市○○課 ○○担当○山○夫
TEL 123-456-7890
E-mail *****@city.***.lg.jp
******************************
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この回答へのお礼

 そうそう、これです。
 一切無かったんで、すごく馬鹿にされたと感じました。
 やっぱり署名されていますよね。
 ありがとうございます。

お礼日時:2009/05/23 11:48

まあそういうとこなら普通は入れますよね。


返信した人が名前を入れると担当者になってしまうから面倒とか?
間違いがあり後で追求されると困るとか?
ただ単に知らない?
メールのやり方がわからなくて誰かに紙に書いて、こう返信してと言われて部下とかが打っていて紙に担当者とか書いてなかったから打たなかった?(年のいってる人はこういうこともあるかも、)

一応、市のHPのアドレスに送ったのなら大丈夫だとは思いますけど、電話連絡してもかまわないというのであれば、市役所に電話してこういう件で連絡したんですけど担当の部署(担当者)いますかと聞いてみるといいかもしれないです。
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この回答へのお礼

 私も普通だと思っていて、この程度で狭量だとは思いいつつ、失礼でいい加減な対応をされた。と怒ってしまっています。
 が、もしかしたら市には市のルールがあり、私の怒りは見当違いなのかも?冷静に対応をしなければと気を鎮めている所です。
 週明けには市役所へ連絡をするつもりなんですが、メール、電話、直接出向くのどれにしようか迷っています。
 ご回答ありがとうございました。
 とっても納得出来る内容で、頭も少し冷えました。
 この週末、よく考えて行動してみます。

お礼日時:2009/05/23 11:41

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>「いちおう→ぃちょう」などと変換されていたりなどしますよね?
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 現在市職員として勤務されているのでしょうか?
 されていない場合、考えられるのはPTAやスポーツ関連の事務を委託職員が行っている場合もあります。(アルバイト程度と思ってください。)

 職員として働く場合の分掌事務ですが、市条例の教育関連の組織等に書いてあります。しかしながら、抽象的かと思いますので、詳しく説明します。
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 現在市職員として勤務されているのでしょうか?
 されていない場合、考えられるのはPTAやスポーツ関連の事務を委託職員が行っている場合もあります。(アルバイト程度と思ってください。)

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男性も、女性も区別などありません、これで充分です。
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下記のページを参考にしてください。

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http://homepage1.nifty.com/event-go/doc/e-mail.htm

ビジネスメールが書けますか?
http://www.will-way.com/prosoho/check_mail.htm

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*********************


題名:【お知らせ】○○見積方法変更について
宛先:ALL


内容:

TO:○○部ALL member

お疲れ様です。
表題の通り、○○見積方法が、6/15より変更となりますのでお知らせ致します。

~概略~

以上、何か不明点がある場合は△△までご連絡下さい。
宜しくお願い致します。


■■株式会社○○部 
△△ ゆき子
tel: XX-XXXX-XXXX
mail:***@*****.com


************************

こんな感じでしょうか。

秘書をしています。
なんの用途のメールなのかがよくわからないのですが、とりあえずルールを書き出します。

(1)宛先・送付元を明確にする。

→メールは関連する人に一度に配信することが多いのですが、全ての人が対象となるとは決まっていません。例えば、部長に耳に入れておいたほうがいいメールの場合、CC:に部長を入れますが、メールの冒頭は「TO:●●さん」と入れて、部長宛ではないということを明確にしなければなりません。
また、署名を作成しておき、自分がどの部署の人間なのか明確にしてお...続きを読む

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