個人情報を扱う事業をしています。

利用者から個人を特定できる書類(履歴書等)の個人情報の削除を依頼されました。
もちろん、それらの削除には応じますが、過去の電子メールのやり取りも全て削除するように依頼されています。
当社では、電子メールは、訴訟などの有事の際のために証拠として提示できるようアーカイブしており、原則、社員も含め削除できないルールになっています。
電子メールアドレスは個人情報かどうか議論が分かれているのは理解していますが、このような場合、過去の電子メールを全て削除する必要はありますでしょうか?
もし、必要がない場合は、どのような文言で利用者にお伝えすればよいでしょうか?

どなたか教えてください。
よろしくお願いします。

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A 回答 (2件)

基本的には必要ないハズです。


所轄の官庁(業種により異なります)へ相談し、削除の必要が無い旨の回答を受け取ったなら、そちらを許諾の上で開示して理解を求めるとか。


所轄官庁は情報通信ならば総務省、一般的な事業なら経済産業省とか。

総務省 - 東京行政評価事務所
http://www.soumu.go.jp/kanku/kanto/tokyo.html
経済産業省 - 関東経済産業局
http://www.kanto.meti.go.jp/sodan/shohishasodan/ …

あからさまに縦割りなので、管轄違いでたらいまわしされそうですが…。
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事業をしていらっしゃるならもう読んでいらっしゃる、十分に学習なさっていると思いますので、馬鹿な蛇足とご批判ください。



(利用目的による制限)
第十六条  個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2  個人情報取扱事業者は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
3  前二項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一  法令に基づく場合
二  人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
三  公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
四  国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(適正な取得)
第十七条  個人情報取扱事業者は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

(訂正等)
第二十六条  個人情報取扱事業者は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。
2  個人情報取扱事業者は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知しなければならない。

(利用停止等)
第二十七条  個人情報取扱事業者は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第十六条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第十七条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
2  個人情報取扱事業者は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第二十三条第一項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
3  個人情報取扱事業者は、第一項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者(・・・以下略)
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