幹事の心得

お世話になっております。

今年新入社員として仕事を始めた者です。
先日、７月に退職される方の送別会の幹事に任命されました。

しかし、配属されたのは自分の地元とは全く違う県で
まず食事処の候補すら浮かばない状態で悩んでおります。

また、学生時代はサークルなどに所属しておらず、幹事を
務めるのも初めてです。

そこで質問なのですが、
皆さんは幹事をする際、どのようにして条件に合う
お店を探していますか？

また、幹事をする上での注意点などありましたら
併せてアドバイス頂けないでしょうか？
（会計や出欠の方法、メニューなど）

１人で非常に悩んでおります、よろしくお願います。

No.5 ベストアンサー 回答者： nimda_1969 回答日時： 2009/06/27 22:00

私も以前、毎月50人～80人での幹事をしていたのでその経験からですが、まず、人員やその構成で

1、質より量なのか判断し質であればぐるなびなどで探し、量であれば系列店等が良いでしょう。クーポンももちろん活用です。

2、飲み放題込みでの価格、会費設定が原則で5000円を越えると不平不満が個々噴出します。妥当なラインは3000円(会費徴収が楽)

3、会費は絶対前払い(後払いは赤字覚悟) また、会費合計額は支払予定額の多少額を越えていること。

4、役員から部課長までは席順を決めておいて、社員番号順とか適当な理由を付けて、大まかな「こっちに座ってください」を決めておく。でないと席選びでシラケます。

5、一応、集まった中でも一番上の役職の人に「ひとこと」をお願いする。乾杯の音頭は会社のカラーですが、集まった中でNo.2の方にお願いする。

後、1人で全てやろうとすると胃が痛くなるので、同僚等にリサーチも兼ねて巻き込む！
私の場合、自分のカード払いにしてポイントを稼ぐ。(私はANAカードだったのでマイレージを貯めて様々な旅行をさせてもらいました)

No.7 回答者： kuku82 回答日時： 2009/06/30 13:46

はじめまして

海外出向中ですが、こっちでも何かと幹事やらされますｗ

順序的には、
日付の確定。もちろん主賓は退職者ですから、もれないように。
並行して、凡その人数は集計しなくてもわかるでしょうから、
先輩から過去店を聞き出し、実際に足を運び、雰囲気、値段など調査。
次に、店の決定ですが、これは予算とかありますので、
前例を中心に予算設定してみてください。

っで、当日までの間に、当日の予定を連絡します。
（最初に日時決定する時には、店の名前や開始時間は不要でしょう。）
日時、集合時間、お店の名前と地図と電話番号、幹事の電話番号、会費。可能であれば、事前（会社で）集金しておくのがよろしいかと。
ただし、主賓の方々にお支払い頂かない場合は、メールを分ける必要があります。
並行して、お店に一度出かけ、席を決めます。
店によって、テーブルの配置が異なるので。
また、車・電車で行く方と、送迎バス等使われる方がいらっしゃる場合
このアレンジも。

当日は、昼くらいに、メンバーにご挨拶＆確認メールを。
「本日、○○時より、△△で、送別会です。よろしくお願いいたします。」
現地到着は、幹事が一番最初です。
っで、スムースに席にご案内します。
後は、一般的な会の流れ。
会計は、終わる少し前か、完全に終わった後居残りで。
もし、二次会もアレンジしなければならない（そこの慣例）なら、
先に会計を済ましたほうがいいでしょう。
二次会の場所は、状況によって変わりますから、
３パターンくらい予測しておくのがいいかと。
ただし、二次会はご案内までで構わないでしょう。

なお、送迎バス使う場合、もう一人助っ人が必要です。
この人は、送迎バスに乗る人で、最後に点呼して出発してもらう必要があります。

おまけ、送別ということで、何かプレゼントお考えなら、
予算に組み込んでおいてくださいね。

＃5さんの仰られるとおり、カード払いがスムースに進みますし、
少々の赤字でも、悩まず自腹きれますからｗｗｗ

No.6 回答者： mwlsm 回答日時： 2009/06/28 11:17

１．日付を確定

・退職される方が全員出席でき、かつできるだけ多くの参加者が募れる日を。

２．店を確定
・皆さんが提示されている通り、ぐるなびとかホットペッパーで店を探します。
・店は沢山ありますがネットでは口コミ評価があるので雰囲気は分かると思います。
・迷ったらチェーン店（ワタミや白木屋など）を選べば外れはないでしょう。

３．予約
・できるだけ早く店に予約しましょう。人が多ければ多いほど早くしないと席が取れないです。
・ここで日付・時刻、合計人数、代表者の名前、コース料理にするか、とかを聞かれると思うのでそれまでにそれらの情報は準備しなければなりませんね。
・合計人数はまだ確定していないと思いますので、○人くらい、とアバウトな感じで大丈夫です。
・料理は私（←大学生）ならコース料理＋飲み放題にします。

４．当日
・幹事は率先して皆を案内して下さいね。
・急な変更あれば店に連絡
・着いたら飲み物のオーダー一括してみんなの取ってください。
・二次会の場所とかもあらかじめ考えとくと出世します（多分）

No.4 回答者： glenotokun 回答日時： 2009/06/27 20:22

私も昔よく幹事をやったものです。

良い経験になると思います。

nagisa99さんの気になる点は「１人で悩んでいる」点ですね。
（他の方も少し触れられていますが）

食事場所の候補を集めても、実際に決める時には色んな人の意見を参考にすれば良いのです。
企画段階から多くの人を巻き込んでおく程成功すること請け合いです。

単なる参加者＝連れてきてもらった人、ほど冷ややかな反応なのです。
当事者意識のある人が多いほど盛り上がりますよ。

会として良くないのは、
「えっ！？今日がその会だったっけ？」と言われることです。
楽しみな人が多いほどやっぱり盛り上がります。

幹事はあくまでコーディネーターなので多くの人の協力を得ることを第一に考えましょう。

参考まで。

No.3 回答者： vansancan 回答日時： 2009/06/27 13:13

参考になるかわかりませんが、参加させていただきます。

＞皆さんは幹事をする際、どのようにして条件に合う
お店を探していますか？

参加者が５０～６０代の偉い人がいらっしゃるでしょうから、
・和食で、
・個室で、
・日本酒、焼酎がある場所。
いくつかネットでピックアップして先輩に相談したほうが。。

＞また、幹事をする上での注意点などありましたら
併せてアドバイス頂けないでしょうか？
（会計や出欠の方法、メニューなど）

・幹事は酔いつぶれないようにね。
・時間の経過とタイミングを見計らう。
　（ものすごく盛り上がっているところへ”挨拶の言葉をいただく”のはね。。）
・最初の乾杯がスムーズにいくようにあらかじめ飲み物の手配。

くらいです。あまり難しく考えずにがんばって！

No.2 回答者： 777oichan 回答日時： 2009/06/27 11:31

慣れない事でお困りでしょうが、先ず昨年の送別会の幹事をされた方を探して状況を教えてもらいましょう。

次に転勤される方の希望、好み(酒が強いのか、和食が好きなのかとか、、、)を直接聞けたら聞いてみて下さい。周りの人でも解かりますからお話されれば、親切な人なら情報をくれたり手伝ってくれるかも知れません。後は地域性、社の慣習的なものもいろいろあるので、会社の行事ですから出来るだけ皆さんの教えを請うようにされれば、きっと上手くやれると思います。

No.1 回答者： sayapama 回答日時： 2009/06/27 10:40

何かと幹事を良くしております。

お店については「ぐるなび」をネットで検索すれば、お店探しに役立ちますよ。
「ぐるなび」で、個室・飲み放題・最寄り駅・和風居酒屋をキーワードで検索しましょう。

退職される方のスケジュールを優先に、日時を先に決めましょう。

会計は、店に着いた人から順に回収をしておき、宴の修了前に席を立ち先に会計を済ませておけば、スムーズに店から出られます。
退職される方からは基本的に会費は取らず、その人の分は出席者の頭割りにします。
プレゼントなどを用意する際にも、出席者の頭割りなので、その分も含めて回収しておきましょう。

お店の料理はコース料理にしておけば、待たずに料理が届きます。

幹事は個室の出入り口付近の下座に座して、お店の店員さんに声を掛けやすい場所をキープしておきます。

出欠については、先ほども言いましたように、日時を先に決めて、場所を決めれば、メールまたは案内状などで出欠確認をしましょう。

当日はデジカメを忘れないようにしましょう。
記念写真も幹事の仕事です。

幹事経験者の先輩を、下見だと称して、宴会をする候補店に誘い出し、一緒に飲みながら打ち合わせすれば、一石二鳥です。