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いつもお世話になっております。
仕事で落ち込んでいます。
営業マンのアシスタントです。具体的には納期管理や雑務です。

主にアシストしている営業マンは主要な得意先を2つ抱えています。
が、片方の仕事を進んでやりたがらず、相手先から催促されて仕方なく処理しはじめる…という事が多いです。
私は入社してからようやく1年程度経って、仕事の概要も分かってきました。

なので、納期が近くなってきた案件は何とか処理しなくては、と行動するようになってきました(勿論、担当者に相談の上です)。

今日は、仕入先メーカーが変わってしまう、という内容のメールを得意先に送りました。

マズイことに、私のパソコンから担当者の名前でメールしてしまったのです。

アドレスが違いますから、『あなたは誰ですか』から始まるグサグサと突き刺さるようなお返事が来ました。

かなり凹んでいます。

担当者に相談したら『俺のパソコン調子悪かったから違うパソコンから送りましたって言うよ』と言っていたのですが…

『あれやってこれやって』と必要な仕事を分け与えてくれたらやりやすいのですが。

担当営業マンは50歳前にして入社2年のオジサンで…これまで自営の技術職だったせいか、みんなで仕事をシェアすることに慣れてないようです。

彼がポカをすると、私もイイ気持ちではないので何とかアシストしたいのです。

人生の先輩方から色々なご意見アドバイスいただけたら幸いです。

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A 回答 (3件)

私も営業事務の仕事をしています。

日々いろいろ苦労がありますよ。

お得意先様へメールを送る段階で、「私(質問者様)と申します。営業担当者○○の代理でメールさせていただきます。」と名乗ればよかったのに、と思いました。それが筋だと思いますよ。ただのおせっかいでお客様へ連絡したのではなく、理由があって代わりにメールしたんですから。

営業マンのタイプも様々で、何でも細かくてうるさい人もいれば、面倒な事はこちらに丸投げしたり、後回しにする人もいます。アシスタントは注文をさばいて、スケジュール通りに納品完了しなければなりません。仕事にムラのある営業マンに対しては、こちらから先周りして指示を仰ぐのです。結局ギリギリで手配やり直したり等のとばっちりを受けるのは質問者様ご自信なんですから、こっちから聞いて行動に出て下さい。納期が近づいてきたら、自分から「変更ありませんよね?」と確認してください。コミュニケーションをとることで解決できます。そうやってダメな営業マンから受ける苦労を減らすんです。「なんでこんな事まで私が」と愚痴る前に、「結局こうして、こうするんですね?間違いありませんね?」と確認し、それを処理するんです。それがアシスタントの仕事です。スムーズに仕事が回っていれば、それは質問者様がきちんと仕事をしているからだと、周りはわかってくれますよ。

ストレスいっぱいあると思いますが、気分転換しながら頑張って下さい。
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この回答へのお礼

udedokeiさん、アドバイスありがとうございました。

はい、私は営業アシスタントの仕事をナメていたかもしれません。
やっぱり全体的に気配りできたら効率よく正確に仕事ができるんだなと感じます。

udedokeiさんのおっしゃること一つ一つがもっともだと感じました。

責任感を持ってやっていこうと思います。

お礼日時:2010/02/06 00:01

この場合は間違った得意先に謝罪メールと再度


連絡メールを送るか軽く済むのであれば電話で対応。
もしくは来社して謝罪。自分のメールアドレスを
担当に伝えておく。

営業マンは危機解決処理マンでもあるので
それも仕事です。
相手のミスを笑っている場合ではありませんよ。
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この回答へのお礼

toresantaさん、ご意見ありがとうございます。

この得意先は気難しいヒトで、アシスタントの女と品質に関わる大事な話をする気はないと思われます。

私が表に出るのは望ましくないのです。(仕入先とはやりとりしますが)


ええと、ミスは笑いません。会社の損益に関わりますから、苦い気持ちにこそなりはしますが…

確かに営業マンは様々な危機を処理するのが仕事の大半だとは感じますが、決まった仕事を処理せずに問題が起こる、という事態は前もって避けられると思うので…

面倒が起こる前に上手いこと処理をアシストできたらイイんですけどね。

お礼日時:2010/02/03 20:19

ミスも一つの経験だよ。

これを学習のきっかけにすれば良いだけ。
ポカは誰でもある。
でも次に同じようなケアレスをしないようにすればいい。
貴方は岡目八目でうっかりしてしまいそうな部分をさりげなく支えてあげるようにすれば。
同時に人の事も考えられるゆとりが出てきた事に奢らずに、貴方も改めて自分の目の前の仕事をきちんと積み上げていく必要もあるんだからね☆
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この回答へのお礼

blazinさん、いつもありがとうございます。

そうですね、だんだん要領が分かってきたこともあって、つい回りを批判してしまう気持ちも持ってました。

一度やったミスは繰り返さないように、みんなのナイスアシストができるように頑張っていこうと思います。

お礼日時:2010/02/03 20:02

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