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電話応対(取次)の際、電話相手が希望している取次相手の名前が聞き取れなかった時、どのような言い回しで電話相手に確認していますか?

A 回答 (3件)

こんにちわ!


私はオペレータ歴が長いので、一応プロとして回答致します。

1)「お客様、大変恐れ入りますが、お電話が遠いようなんですね。
  もう一度、弊社の担当者の名前を、お願い致します。」
  ↓
2)(耳で聞いた通りに、ゆっくり復唱)
「○○部の、ヤマダ、でございますね?」
  (否定された場合は、部署名や役職名、用件を聞いてみる。)
  
 
質問者様の場合は電話の取り次ぎということで、
受注等【死んでもお客様の氏名を特定しなくてはならない】ような状況ではないようですので、
とりあえず部署名や用件でアタリがつけば、一旦保留
  ↓
「○○さん、△△株式会社の女性の方からお電話です、こちらの担当者名を仰っているんですが、
どうしても聞き取れないので、対応お願いします」と振ってしまうのが一番でしょう。

なお、プロの電話応対者がトレーニングに使う教材「クラウドテレホンコーチ」では、
電話の相手に不快感を与えないよう上手く言い回す模範フレーズがたくさん掲載されていますので、
ご参考まで。

参考URL:http://www.mediacreate.co.jp/category/1344066.html
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この回答へのお礼

返事が遅くなり申し訳ございません。
的確なアドバイスありがとうございました。
実際に使ってみたいと思います。

お礼日時:2011/01/16 17:21

携帯からの通話は音が割れて聞き取りにくいことがしばしばあります。


私のところでは、それがどんなにばかばかしく聞こえても、聞こえたとおりに復唱するように指導しています。

「申し訳ありません。弊社にはヤンバルクイナという名前の社員はおりません。どちらにおつなぎしたらよろしいでしょうか?」

すると

「ヤ・マ・バ・ラ・ク・ニ・ア・キ・につないでください。」

という返事が返ってきます。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。
面白いですねwww
でも確実な方法ではありますね。

お礼日時:2010/02/10 14:20

申し訳ありませんが、もう一度よろしいでしょうか。

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この回答へのお礼

ありがとうございます。
その返しはよく使うのですが、その方法ですと、まず電話をかけてきた本人の名前を答えられ(ここで終わる場合も多々あり)、その後に取次希望の名前を復唱し始めます。
相手の手間を考えると、もっとスマートな返しがないものかと...

お礼日時:2010/02/10 14:19

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Q電話応対で、聞き取れなかったときの確認の仕方を教えてください

会社での電話の取次ぎで
相手の会社名が聞き取れなかったときはどういうふうに聞き直せばよいのでしょうか?
名前なら、「お名前をもう一度確認させていただいてよろしいでしょうか?」のように聞けますが、会社名は「会社名をもう一度・・」と言ってもいいのでしょうか?

また、
取次ぎ相手が不在で、
相手に
折り返しお電話をいただけますか?
と言われたとき、
かしこまりました。
のあとはどういえばいいのでしょうか?
教えてください
お願いします。

Aベストアンサー

私も電話応対業務をやっているのですが、
相手の名前を聞き返すのは大変失礼な行為ですからね、
気を使いますよね。解ります。
-------------------------------------------------

聞き返す時は間を空けず、直ぐに聞き返す方が相手に
苛立ちを感じさせないと学びました。

最初に「あー●●と申しますが~!」と相手が言ってきた瞬間、
「●●様ですね?」と直ぐに言い返すっか、

「申し訳ありません、少々電話が遠いようです。もう一度お名前を
 お願いできますか?」
-------------------------------------------------
最終手段は、

「大変申し訳ありません、私の方でお名前を聞き取る事ができませんでした。お手数ですがもう一度お名前をおっしゃっていただけますか?」
と正直に言う。これで怒る人はあんまり居ません。
最初っから怒っていなければ↑


あたりが無難です。

-------------------------------------------------
相手が「違うよ!●●だ!」と怒っちゃったら、

「●●様ですか。かしこまりました、大変失礼しました。ありがとうございます。」

っと最後にお礼の言葉を言えば相手も何か満足します。
謝罪の言葉だけだと、怒っちゃったまんまの事が多いです。
クレーム対応の時も結構使ってます。
礼を言われると人間「まぁ、いいよ」って気になるもんなのかな・・。

-------------------------------------------------
相手が名前を言いたくない人っぽかったら、

「私、●●と申しますが、お客様のお名前は?」

と先手必勝で自分の名前を明かすと相手もすんなり言う場合が多いです。
急いでいるっぽい人相手でもこの方法だと直ぐに名前言ってくれます。

-------------------------------------------------

折り返しを頼まれた時。


「かしこまりました。
 では●●へ●●様に折り返し電話するよう私から申し伝えます。
 失礼ですが、念のため、●●様のお電話番号をおっしゃって
 頂けますか?」





「かしこまりました。では、●●が戻り次第、お電話するよう申し上げます。私、●●と申します。よろしくお願いいたいます。」

※自分の名前言うと相手が安心します。



以上が私が使っている言葉まわしです。

私も電話応対業務をやっているのですが、
相手の名前を聞き返すのは大変失礼な行為ですからね、
気を使いますよね。解ります。
-------------------------------------------------

聞き返す時は間を空けず、直ぐに聞き返す方が相手に
苛立ちを感じさせないと学びました。

最初に「あー●●と申しますが~!」と相手が言ってきた瞬間、
「●●様ですね?」と直ぐに言い返すっか、

「申し訳ありません、少々電話が遠いようです。もう一度お名前を
 お願いできますか?」
----------------------------...続きを読む

Q取り次ぎの電話応対について質問です。

先月、入社して主に取り次ぎの電話番をしているのですが、
取次ぎ相手(自社の社員)の名前が聞き取れなかった場合はなんと聞き返せば一番いいでしょうか?
「もう一度お願いします」と言うと、自分の名前のことだと思われてしまうことが多いので‥。
よろしくお願いいたします。

Aベストアンサー

「恐れ入ります、誰におつなぎすればいいか、もう一度お願いできますでしょうか?」
と聞いています。

Q誰宛ですか?←敬語にすると?

こんなことも知らないのか?と言われそうで恥ずかしいですが
おしえてください。

客先から電話
「○○さんお願いします」
○○が聞こえなかった場合、どう聞き返したらいいですか?

職場の女性の対応は
「どちらと変わりましょうか?}
「どの者ですか?」
「誰ですか?」
こんな具合です。

正しい聞き返し方をおしえてください。

Aベストアンサー

電話で聞き取りづらい時の常套文句は「少々お電話が遠いようです」というフレーズです。相手のせいにしないというのが原則で、自分が聞き取れなかったと言うと相手の言い方が悪いのか?という風にも取られかねないので気を付けましょう。また「電話が遠い」と言われた方も、何か電話の不具合でもあるのかと思って、大きな声でわかりやすく話そうとする可能性が高いですし。

で、相手の言葉がよく聞き取れなかったのであれば、
「恐れ入ります、少々お電話が遠いようです。申し訳ありませんが、もう一度お願いできますか」
と言うのが一番無難です。
また「誰宛てか」というのを明確にしたいのであれば、
「恐れ入ります、少々お電話が遠いようです。…
担当者はどちらでしょうか」
どの者と変わればよろしいですか」
どちら宛てにお電話いただいきましたか」
などでしょう。
間違っても「誰ですか?」なんて聞かないでください。

Q電話応対のとき、聞き取れない…怖いです

事務として春から働き始めました。
社外からの電話を受け、担当者に回す…という内容がほとんどですが、
人名・部署名等が聞き取れないことが多々あります。
聞き返したりするのですが、それでも聞き取れず、あまり何度も聞き返すわけにもいかず、先輩に頼るばかりです。そして上司や先輩に注意される日々です。
ほとんどが取引先の担当者→社内担当者の取次ぎですが、ときには一般のお客様から直接お電話いただくこともあり(だいたいクレームです)、先日はそれでお客様を怒らせてしまい(「○○店の担当者に繋ぎます」といったところ、実はお客様が言っていたのは「××店」だった)、それ以来電話に出るのが怖くてたまらなくなっています。

自分の電話応対の言葉遣い等に自信がないというのももちろんありますが、
一番ネックに思っているのが「聞き取れない」ことです。(電話だけでなく、日常会話でも「え?」ということがよくあります)

あまりに不安だったので、耳鼻科に2件かかって聴力検査をしましたが、どちらも異常なしでした。
でも、聞き取れません…
能力の問題でしょうか。
努力次第できちんと聞こえるようになるでしょうか。
きちんと聞き取れるようになるトレーニングなどあれば教えていただければ幸いです。

聞き取り能力が上がるかなと思い、テレビ音源を1,5倍速で聞いてみたりしていますが、今のところ効果は出ていません・・・

事務として春から働き始めました。
社外からの電話を受け、担当者に回す…という内容がほとんどですが、
人名・部署名等が聞き取れないことが多々あります。
聞き返したりするのですが、それでも聞き取れず、あまり何度も聞き返すわけにもいかず、先輩に頼るばかりです。そして上司や先輩に注意される日々です。
ほとんどが取引先の担当者→社内担当者の取次ぎですが、ときには一般のお客様から直接お電話いただくこともあり(だいたいクレームです)、先日はそれでお客様を怒らせてしまい(「○○店の担当者に繋...続きを読む

Aベストアンサー

私の経験が参考になるかわかりませんが、一つの方法ではあると思うので、
参考程度に見ていただければと思います。

まず、私自身は日常会話において若干聴力がみなさんより劣ります。
そのため、電話の対応に当たっては、ご相談の方と同じように
相手に聞きかえすということを何度もしました。

そのうち、対応で失敗してしまうと、電話に出るのが億劫になり、
電話が鳴るだけで無意識に緊張し・・・の悪循環。

そこで私が周りの方の対応を見たりしてよくやった方法です。
1、受け答えするための資料を作る。覚える。
 担当部署、担当者に電話をつなぐのであれば、
 自分自身が意味不明な質問をされるわけでもなければ、答えなければならないわけでもない。
 
 ここで自分を楽にするために、まず担当部署や業務を触りでもいいから覚える。
 できるなら担当者まで覚える。
 そうすると自然と体は楽になるはずです。
 聴力に問題がないのであれば、聞き取りにくいのは聞き取れないと思ってしまう自分が
 無意識に聞こえないようにしてしまっていると思うからです。

 要は自信がつけばいいわけです。
 自分の会社の部署名、仕事内容などで、聞いたことのない単語を減らしていけば、
 そのうち楽に電話が聞けるとおもいます。


2、相手にあわせない話し方。
 聞き取りを失敗したときなど、ついついあわてがち。
 ここであえてゆっくりとした話し方をしてみてはいかがでしょうか?
 
 聞き取りを何度もするとクレームになったりしますよね。
 焦る自分がさらに早口にさせてしまったり、自分の言葉が相手に聞き取れないくらいに
 小さい声になってしまったり。。。
 
 ここで自分が過剰反応をしてしまうとさらにしんどいと思います。
 
 聞き手がゆっくり質問を返すと、意外と相手もゆっくり答えてくれます。
 あまりゆっくりすぎるのも問題ですが、間違えてもオドオドしないようになれば、
 少なくとも2度3度聞き直すことは少なくなるはずです。

 相手にあわせないというと語弊があるかもしれませんが、
 聞き直す場合はどうしても相手が早口になることが多いと思うので、
 お詫びをしてから、あえてゆっくり聞いてみる。
 これも一つの方法だと思っています。


自分が聞き取れない、聞き取る能力がないと思うのではなく、
心の準備だけでもできれば意外と聞き取れるものですよ。


初歩的なことかもしれませんが、少しでも参考になればとうれしいです。

私の経験が参考になるかわかりませんが、一つの方法ではあると思うので、
参考程度に見ていただければと思います。

まず、私自身は日常会話において若干聴力がみなさんより劣ります。
そのため、電話の対応に当たっては、ご相談の方と同じように
相手に聞きかえすということを何度もしました。

そのうち、対応で失敗してしまうと、電話に出るのが億劫になり、
電話が鳴るだけで無意識に緊張し・・・の悪循環。

そこで私が周りの方の対応を見たりしてよくやった方法です。
1、受け答えするための資料を作る。覚...続きを読む

Q電話対応で相手の会社名が聞き取れなかった場合

電話対応を最近頻度にするのですが、
毎回相手の会社名が聞き取れず、戸惑ってしまいます。

相手「株式会社AJTの山田と申します」
私「え・・A・・・???」
相手「A、J、Tです」
私「A。。。J・・・・? え、あ?」
相手「A、J、T です」
私「大変失礼致しました。AJTの山田様でいらっしゃいますね。」

とこんなやり取りを毎回しています。
会社名が聞き取れなかった場合、スマートな対応はどうすればよろしいでしょうか?

「失礼ですが、ご会社名をもう一度お聞かせ願えませんでしょうか?」

と聞くべきなのでしょうか?そもそもご会社名?

よろしくお願いいたします。

Aベストアンサー

こんにちは、kyanasakiさん。

よくある疑問点ですよね!

自分の場合は、
・相手の会社名
・相手の名前
・こちらの会社の誰宛か⇒(MUST項目)
を1回目で聞き取れる範囲で聞き取ります。
聞き取れない項目がある場合、「恐れ入りますが・・・」
ともう一度伺う。そこで聞き取れなかった場合は、
こちらの会社の担当者に「会社名が聞き取れなかったのですが・・・」
と引き継ぎます。たいていの場合、電話の担当者が変わった段階で
再度名乗ると思われるので、聞き返しは1回ぐらいがスマートかなと思います。

Q電話のとき相手の声が聞き取れない。辞めたい。

仕事を辞めようか悩んでいます。
まだ初めて数ヶ月しか経っていませんが電話対応が苦手です。
電話対応では緊張してしまうのか私の耳が悪いのかわかりませんが相手の名前が全く聞き取れません。聞き直しても何を言ってるのかわからないんですだからいつも『ちゃんと聞かないとだめでしょ』と怒られます
ほかにも注意されますが電話だけはどうしても聞き取れません。
電話にでるのがすごく怖いです
仕事に行くまで不安で落ち着かないし前日も眠れないし、絶対思ってはだめとわかってますが事故にあって自分の足折れないかなとか考えてしまいます。
ほかにも自分消えろとか。
もう少し頑張ってみたほうがいいですか?

Aベストアンサー

長年、事務職をやっている者です。
宜しければ参考にどうぞ!

私も経験がありますが、新人の頃は、相手の社名やその業界独特の専門用語などは聞き取り難いと思いますし、きちんと聞き取れない事があっても、仕方が無い部分もあると思います。

というか、ベテランとなった今でも、初めて聞く社名や人名などは、正確に聞き取れない事ありますけどね(苦笑)

では、相手の名前を聞き取るにはどうするかですが、もし質問者様の職場は、取引先の方や、決まったお客様からの電話が多いようなら、かかってきそうな取引先の社名と担当者名を覚えるのも一つの方法です。

あと、名前を聞き取れなかったら、電話を代わった同僚の方に「今のお電話の方のお名前を教えて頂けますか?」と聞いて何と言う名前だったのかを確認しておくと、次回電話を受けた時に、誰だか判別しやすいですよ。

人間、全く聞いたことのない名前は聞き取り辛いですが、一旦、名前を覚えてしまえば、案外楽に聞き取れるようになるものです。

それから、聞き取りづらいもう一つの原因としては、職場がうるさいという事もあります。
常に周りで同僚が打ち合わせをしていたり、コピー機が近くにあったりすると、その音で電話が聞き取りづらい事があります。
なので、電話の受話音量を上げてみるのも効果があると思います。
私は、聴力に障害がある訳ではありませんが、普通の人よりは少し耳が遠いの、常に受話音量を上げていますが、そうするとかなり聞き取りやすくなります。

とにかく、電話は「慣れ」なので、もう少し頑張ってお仕事続けてみてはどうかと思いますよ。

長年、事務職をやっている者です。
宜しければ参考にどうぞ!

私も経験がありますが、新人の頃は、相手の社名やその業界独特の専門用語などは聞き取り難いと思いますし、きちんと聞き取れない事があっても、仕方が無い部分もあると思います。

というか、ベテランとなった今でも、初めて聞く社名や人名などは、正確に聞き取れない事ありますけどね(苦笑)

では、相手の名前を聞き取るにはどうするかですが、もし質問者様の職場は、取引先の方や、決まったお客様からの電話が多いようなら、かかってきそ...続きを読む

Q職場の電話応対が苦手。コツや受け答えを教えてください

 面と向かって話をするのは初対面の方でもあまり緊張しないのですが、電話となるとすごく緊張して、何を話しているのか、相手が何を話しているのか頭が真っ白になり分からなくなります。

 就職した当初は、新人ということで電話に出なくてもいいよと言われ、また私のデスクには電話も置かれてなかったのですが、この4月から、そろそろ会社にも慣れてきたでしょ?という事で電話を置かれてしまいました。
 
 私の現状と質問ですが、

1.相手が名乗っているのを聞き取ろうとするので精一杯。取引先名等が聞き取れなくても、「いつもお世話になっております。」と答えるのですが、その後に「○○さん呼んで?」と聞かれた時に、相手の会社名等を聞き返すのはOKですか?
 聞き返すと「お世話になっております」と言っておいて、「どちら様でした?」みたいな感じになって失礼かなぁと思い、分からないまま担当者につないでました。(それでよく怒られています)

2.電話の声が聞こえづらい時
 受話音量を最大にしているのですが、相手の声が小さく聞き取れないことが殆どです。このような場合はどのように言えばよいでしょうか?
 聞きなれている声の大きい主人からの電話もはっきりと聞こえないのです。同じ電話を使っている先輩方はこんな電話でも相手に聞き返すこともなく使用しています。何かコツがあるのでしょうか?(難聴ではないですし…)

3.相手先名は聞き取れたのですが、ウチの担当者の名前が聞き取れず困ることもあります。「もう一度お願いします」と頼んだら相手先の名前を名乗られてしまいます。「誰を呼べばいいのか」という事をどのように伝えればよいでしょうか?

4.帰宅した社員宛ての電話の受け答えがわかりません。「○○は帰宅しましたが」と言っておりますが、これで問題ないですか?

5.休日出勤している時に、「○○さんお願い」と電話がかかってくるのですが、会社が休日で出社していない事をどのように伝えればよいですか? 「今日は休ませてもらっています」と答えています。問題ないですか?

 面と向かって話をするのは初対面の方でもあまり緊張しないのですが、電話となるとすごく緊張して、何を話しているのか、相手が何を話しているのか頭が真っ白になり分からなくなります。

 就職した当初は、新人ということで電話に出なくてもいいよと言われ、また私のデスクには電話も置かれてなかったのですが、この4月から、そろそろ会社にも慣れてきたでしょ?という事で電話を置かれてしまいました。
 
 私の現状と質問ですが、

1.相手が名乗っているのを聞き取ろうとするので精一杯。取引先名等...続きを読む

Aベストアンサー

http://www.digital-sense.co.jp/cc_new/sub/03_3.html

http://www.greensun.jp/manner-tel.html

http://allabout.co.jp/gs/businessmanner/closeup/CU20070305D/index.htm

http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/denwa.html

1~5すべてではないですが、大体出てます。

3は。『(●●様ですね。)申し訳ございませんが、(担当者名を)もう一度お願い致します。』でしょうか。

4については『申し訳ございませんが、●●は退社しております。』のほうがいいのではないでしょうか?
5も、『申し訳ございませんが、●●は本日休暇を頂いております。』でしょうか…

あと、「お世話になっております」は日常会話の「こんにちは」みたいな感じですから、そのあとに聞き返しても大丈夫ですよ。

自分の周りがうるさかったり相手の声が聞き取りにくい時は、相手が話している時に受話器のこちらの声を拾う方だけを塞ぐと少し聞き取りやすくなりますよ。
もちろん話す時は、手を離すように(^^;)

http://www.digital-sense.co.jp/cc_new/sub/03_3.html

http://www.greensun.jp/manner-tel.html

http://allabout.co.jp/gs/businessmanner/closeup/CU20070305D/index.htm

http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/denwa.html

1~5すべてではないですが、大体出てます。

3は。『(●●様ですね。)申し訳ございませんが、(担当者名を)もう一度お願い致します。』でしょうか。

4については『申し訳ございませんが、●●は退社しております。』のほうがいいのではないでしょうか?
5も、『申...続きを読む

Q電話対応が出来ない。

いつもお世話になっております。

私は29歳女ですが、今更ですが人生初の事務職に転職しました。今日で3日目になります。
仕事はこれから頑張って覚えて行こうと思うのですが、電話対応が苦手です。

相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。
電話を取るたびに何かを間違えます。
おかげで電話対応が怖くて仕方ありません。職場での信用も失くしてしまいました。
電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

一言一句漏らさず聞きとれるようになる方法、トレーニングなどありませんか?
また、上手なメモの取り方のコツなどありませんか?メモを取っていても、相手がどんどん話を進めてしまうとメモが取りきれず、結果、聞き逃してしまったりします。

最近では、耳が悪いのか、もしくは頭に何か欠陥があるのではないかと疑っています。
それも含めて何かアドバイスがあれば教えて頂きたいです。

自分でもこの仕事は向いていないと思います。ですが、せっかく入って、仕事も丁寧に教えてもらっているので、まだこの仕事で頑張りたいです。

どうかお願いします。

いつもお世話になっております。

私は29歳女ですが、今更ですが人生初の事務職に転職しました。今日で3日目になります。
仕事はこれから頑張って覚えて行こうと思うのですが、電話対応が苦手です。

相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。
電話を取るたびに何かを間違えます。
おかげで電話対応が怖くて仕方ありません。職場での信用も失くしてしまいました。
電話対応の...続きを読む

Aベストアンサー

職場で電話対応業務を20年近く経験する者です。

あせらない、あせらない。
初めての職種でしょう?

>電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

あなたが行き詰まっているのは、「電話対応」ではなく、「情報の整理」だと思います。

職場の先輩方全員の顔と名前と役職名は完全に一致していますか?
仕事上でお付き合いのある会社や人の名前を、正確にフルネームで書けますか?
社内の組織は、どんな風に構成されており、どこの部署が何の担当業務を担っているかを、自信を持って社外の人間に説明できますか?

入社後3日そこそこで、上に書いたことが全て完璧にこなせるのなら、あなたはきっと宇宙人です(笑)。

入社されたばかりのあなたは、まだ右も左も判らない状態のはず。
先方から電話口でサササッと説明を受けたところで、「解らないところが解らないよ~」と、パニックになるのが「いたって普通のリアクション」ではないでしょうか。

>相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。

話す相手や話の中身が、自分の中でうまくイメージできない内は、先方から同じ説明を繰り返されたところで、正確な情報を記録や記憶に刻むことは難しいはずです。
耳や頭が情報を消化し切れないのは、そのせいでしょう。耳が遠いわけでも頭がおかしいわけでもありません。

>メモを取っていても、相手がどんどん話を進めてしまうとメモが取りきれず、結果、聞き逃してしまったりします。

>メモを取りきれない場合に、話の内容が理解できず、他の方に連絡出来ないということもあります。

情報の消化不良が起こる理由は、あなたのその「聞き漏らせまいとする情報」の分量が、入社したてで仕事の中身を把握し切れていない今のあなたのレベルを上回り過ぎているためでしょう。
入社したての新人さんの電話対応に必要なスキルは、「電話交換手」としての役目を果たすことです。
先方の用件までも一言一句把握しようと緊張する必要は、今のあなたにはありません。
かかってきた電話を、先方が求める相手へと素早く繋いであげる役回りこそが、今のあなたに求められるポジションです。
あなたが聞き取るべきは、「誰から」かかってきた「誰あて」の電話なのかという情報だけで充分です。

先方は、電話に出てくれた相手が入社したての新人だろうが誰だろうが、いち早く自分の用件を語ろうとするのが常です。
あなたが無理をして、それを引き受けてしまうことで、誤った情報が生まれると、職場には、かえって迷惑をかけてしまうことになります。
不安を感じる伝言メモは、下手に残さない方が、周囲の人間にとっては有り難い場合もあります。

まず、あなたは先方が、どこのどなたなのか、相手の情報を聞き取ることに専念しましょう。
先方が名乗ったら、「○○様ですね、いつもお世話になっております」という風に、必ず先方の名を復唱する。
その時点で聞き取りに不安を感じたら、「○○様、少しお電話が遠いようですので、もう一度、お名前をお願い致します」と、遠慮せずお願いさせて頂く。
最近は、携帯電話からの着信も多いため、わりと通用しやすい口実です。
あるいは、「失礼ですが、○○様、漢字(またはアルファベット)では、どのように書きますか」などと、掘り下げて確認する。
こうした工夫で聞き取りミスは防げます。

次に、先方が用件を切り出そうとした時の対処方法。
あなたにとって耳慣れない用件と気付いた時点で、「申し訳ありませんが、担当者にお繋ぎしますので、今のご説明を、再度、担当者へお伝え願います」と、通話をいったん保留して、周りの先輩方に、「○○様からお電話ですが、どなたにお回しすればいいですか」と、助けを求める。
あなたに理解できそうな用件であれば、先方の名を確認した際と同様、用件の内容を復唱しながらメモを取る。
返答が必要な用件の場合は、その場であわてて返事をせず、先方が「いつまでに」連絡してほしいかをよく確かめた上で、先方の連絡先を確認しておく。
先方とのやり取りで、メモが追い付かないなら、取り敢えず先方の話が途切れるのを待って、メモの内容を復唱し、先方にご確認頂く。
抜け落ちた情報は、その段階で補充できます。
そして、先方からOKが出た時点で、受話器を置くようにすれば、完璧です。

「会社の顔」でもある電話対応職務は重要。
私は、電話対応業務に20年近く携わる今でも、こうした手間を惜しみません。

共に頑張りましょう。

職場で電話対応業務を20年近く経験する者です。

あせらない、あせらない。
初めての職種でしょう?

>電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

あなたが行き詰まっているのは、「電話対応」ではなく、「情報の整理」だと思います。

職場の先輩方全員の顔と名前と役職名は完全に一致していますか?
仕事上でお付き合いのある会社や人の名前を、正確にフルネームで書けますか?
社内の組織は、どんな風に構成されており、どこの部署が何の担当業務を担っているかを、...続きを読む

Qエクセル 表を大きく、紙いっぱいに印刷したい

エクセルで表を作りました。
印刷プレビューで確認したところ
用紙に対して表が小さく見栄えがしません。

一つ一ついじればできると思いますが、
簡単に、
用紙いっぱいにフォントも大きくし、表も大きくし、
印刷するやり方はありますか。
教えてください。

Aベストアンサー

CtrlキーとPのキーを同時に押すと「印刷」ダイアログが呼び出せます。その状態でAltキーとWのキーを同時に押すと「印刷プレビュー」が表示されますので、印刷のイメージがつかめます(必ずしもプレビュー通りには印刷されませんが)
印刷プレビュー画面の上にある、設定のボタンを押してあげれば、余白を少なくしたり、拡大縮小印刷をパーセンテージを指定しておこなえたりします。いずれにせよ、プレビューで確認しながら拡大率を決めていけばいいと思います。なお、「拡大縮小印刷」のところに「次のページ数に合わせて印刷をする」というチェックをいれて横1×縦1にしてあげれば自動で拡大縮小印刷ができる場合がありますが、やってみればわかりますが、特に縮小印刷の場合小さくなりすぎたりする場合もあります。

Q電話対応で相手の声が聞こえないときに使う言葉

会社での電話で相手の声が聞こえないとき、どのように言えばよいのでしょうか。
「恐れ入ります、少々お声が遠いようですが」といった後に続けるには、何が適切でしょうか?
いつも「もしもし」という言葉を使ってしまいますが、「もしもし」はよくないと聞きます。

よろしくお願いします。

Aベストアンサー

相手の声が小さい、というのは相手に責があるように取られて
不快にさせかねませんので、辞めておきましょう。

あくまで、電話回線や電話機のせいにするようにして下さい。

「申し訳ございません、電話が少々遠いようです。もう一度、
お聞かせいただけますか?」や「もう一度お伺いして宜しいでしょうか。」
と言うのが、良いのでは。

http://allabout.co.jp/gm/gc/313331/


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