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仕事で、富士ゼロックスのDocuWorksを使用しています。
現在のところ、Microsoft製品のソフトで作成された書類が大半を占めております。
今後の予定としては、インターネットで引用されたデーター書類および、富士ゼロックスのコピー機を導入して、外部書類のデーターを管理していく方針です。
さて、事務系の業務に関わる社員が10名で、上記の作業を遂行していく中で、人一人にパソコンを支給されるつもりです。
煩雑する書類を一元管理して行くには、DocuWorksは最適であると考えています。
問題は、整理された書類データーを、条件付きで検索する場合のことです。
100%、DocuWorksに整理するのは考えにくいことです。
Google Desktop,Windows Serchを利用するのは、現在のところ、最適な方法であるようです。
しかしながら、100頁を超える官庁計の書類にはPDF化されたのも多くあります。
合理的にDocuWorksに進めていく中で、検索率を高めていく方法何であるかを教えていただければと思います
 私自身、OCRの存在は知りつつも、使いこなし切れていないのです。
官庁計の書類をOCR化するのは、そのための作業力として負担も大きくおもえます。
できれば、OCRの点も具体的に言及していただきたいです。
DocuWorksにはOCR機能も存在してますが、100頁を超える書類のOCR化が一括で可能なのでしょうか。
 最終目的は、ペーパレス化と情報の共有化です。
よろしくお願いします。

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A 回答 (2件)

文書情報管理士です。



まず、ご質問の内容を整理してみますと
ア.現在は、MS Officeで書類を作成している。
イ.今後は、インターネットから書類の雛形をダウンロード、または紙文書をスキャニングして電子化したものも使用したい。
ウ.すべての電子文書をDocuWorksに入れて一元管理したいが、文書を検索する場合に不安がある。または疑問がある。
  なので、目的の文書をすばやく探し出すための方法が知りたい。(質問1)
エ.OCRは使用していない。導入に対して作業量が未知数のため、どのような作業と効果があるのか知りたい。(質問2)
オ.DocuWorksのOCR機能を詳しく知りたい。(質問3)
ということで良いでしょうか?

★ 質問1について
文書を検索する方法には、文書の中身を一字一句すべて調べていく方法(全文検索)や、特定の文言を抜き出しておいて整理しておく方法(インデックス検索)などがあります。
また、文書の目的や日付で分類し、フォルダに分けるだけで十分な場合も多々あります。
あなたの会社で、どのような文書が必要か、どういう時に検索が必要なのか、などを整理してみてください。

★ 質問2について
OCRは読み取りの際に誤解読もあり訂正の手間もあります。100頁程度なら連続して一度に読み取る機器も出ています。それを専門に行う業者もいます。
ただし、それ以前に、本当にOCRが必要か否かを検討された方が良いでしょう。一般的には、検索のためにわざわざOCRで読み取る必要などありません。

★ 質問3について
「100頁を超える書類」とは、「ひとつの書類が100頁ある」のではなく「1頁の書類が100種類ある」ですか。
いずれにせよ各頁のレイアウトが同じとは思えないので、一括ではムリでしょう。

質問の内容から察するに、本当に必要な部分の切り分けができていないように見受けられます。
もう少し落ち着いて考えられた方が良いですよ。
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こんちわ


まず、質問を整理しましょう。
上の内容だと答えるのに根気が要りますので、
皆答えてくれない場合が、多いでしょう。
三年近い記憶で良ければ出来た様な気がします。
念の為ゼロックスにも聞いてみましょう。
あの辺は、幾つかの商品に分かれてますが、それを揃える事で、
より利便性や信頼性が向上するシステムです。
お金は掛かりますが、かなりいいシステムです。
専門的な人間も短期間で育成出来るようなシステムですから、
あなたの会社がよほど問題がない限り大丈夫でしょう
がんばって下さい。
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