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元ひきこもりの秘書です。

派遣である大企業の部長秘書に採用されました。
そこで部長さんとの関係のありかたに困っています。

他の部員さん達とは隔離されて部長さんと同じVIPスペースみたいな所に席をもらって勤務しているんですが、実は私は元ひきこもりで「気の利く社交的な秘書」とは程遠い性格です。
プライベートでは友達は1人もいません。
暗くて話もヘタ、コミュニケーション能力も人並み未満で子供のころから友達がおらず学校ではお昼は一人でランチを寂しく食べているような子供でした。
そんな私が面接でなぜか気に入られて秘書に採用されてしまいました。
辞退すればよかったのですが、このご時世そうもいってられませんでした。

勤務開始1週間経ってしまい歓迎会までやってもらったのにその席でもノリが悪くて(何をしゃべっていいのかわからない)おとなしすぎて浮いてしまい、いまだに部にうちとけることができず、何よりも部長付きなのに部長とぜんぜん話せません。仕事のことは話せるのですが雑談とか世間話ができなくて、仲良くできないというか・。本来、秘書は上司に対して気を使わないといけないだろうに、逆に部長が暗すぎる私に気をつかっているような事態です。

そろそろやばいです・・。

秘書というのは上司と仕事の合間に楽しく雑談したりするものですよね?
例えば出張帰りの部長に「部長、おかえりなさい♪大阪はいかがでした?」とか、「部長、いそがしそうですね。お昼食べてますか?」とか、気の利いたこと言えないとマズイですよね?

秘書と部長の関係はどうしたらよいのでしょうか?

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A 回答 (10件)

No2&8回答者です。


漸く核心に触れることができて、良かったと思います。秘書の本来業務は、高度のコミュニケ―ションなのです。あなたには、それが期待されているのです。部長が幾ら多忙で、過密スケジュールであっても、部長の出席や決裁がなければ、部長は職務怠慢になるので、何としても時間を割いて調整をするか、部長代理に出席や決裁を委任するか、選択肢は二つに一つですから、ぎりぎりまで待たされても、部長は結局いずれか決断せざるを得ません。そこへ上手に部長を誘導して下さい。
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この回答へのお礼

再三ありがとうございます。

そうなんです。そのコミュニケーション能力がなっておらず頭が痛いのです。
部長も過密スケジュールなので他にどうしても時間つくらないといけない時にどうするか、とか部長をどう説得するか、とか、本当に困っていますが、秘書検定のテキストにそれらしき例が載っていないかなと思い、読んでいるところです。
(上司が会いたくない訪問者を丁重にお断りする方法とかが載っていましたが)

お礼日時:2010/02/11 09:45

No2回答者です。


「他部署の秘書さん、部長さん、取締役さん等とのコミュニケーション」について、あなたはも話下手を意識する余り身構えるから凹むのです。淡々と事務的に連絡を取り合うことが、秘書業務の基本です。余計なお喋りはしない方が、口が固くて良い位です。会話が苦手であれば、メールでも良いのです。
私が会社勤務をしていた当時周りにいた秘書と比べてみると、あなたは秘書として良い資質をお持ちのようですから、その長所を活かして下さい。
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この回答へのお礼

2度目のご回答、ありがとうございます。そうですね。連絡事項なら淡々と連絡すればいいですよね。ありがとうございます。

まだ本格的にやっていないのですが、部長のスケジュール管理があるらしく、他部署の出席者全員の日程が合うように出席者の方たちに電話をして強引に頼み込み無理に時間を譲ってもらう、という事が多いらしいのです。それも頼み込んでやっと時間をゆずって頂いたのに今度はべつの出席者が出られなくなってまた時間をずらしてもらう、という事もたくさんあるようで、採用面接の時に部長さんに「そういう頼みごとがずうずうしく出来るようでないと。断られてもイヤミ言われてもそこをなんとかお願いします!と要求を通すことができないと勤まらないよ。出来ますね?」と言われました。
そういう場面での高いコミュケーション能力が必要なようです・・。

お礼日時:2010/02/07 10:48

私は秘書ではありませんが、社長の代理業務が多く一部は秘書的な仕事だと思っています。



さて、私が求める秘書の条件の1番は

●守秘義務です。

部長職や役員の仕事には表裏があります。
聞きたくないこと、知らない方がいいことだってあります
人事評価等もその部類に入ります

貴女には友人も少なく、口数も少ない…
で、何が問題ですか?

守秘義務を全うするためには口数は不要ですよ
今のあなたの姿が秘書に向いていると思います

気使い?
あはは
無用でしょう
会社も貴女だから部長に付けたと考えて下さい。

出張でも嫌なことだってあるでしょう
思いだしたくないことだってあります
楽しい事だったら部長から声を掛けられると思います

私だったら…
貴女を秘書に採用しますね。
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この回答へのお礼

暖かいお言葉ありがとうございます。
無口でも評価されることがあるなんて知りませんでした。

しょせん派遣社員なのであまり機密に触れることはないかもしれないのですが、もし機密を知ることがあっても外部に漏らさない性格ではあるので、その点を自分なりに高めていきたいです。

お礼日時:2010/02/06 16:09

相手は秘書をつけてもらえるような会社の部長様ですよ、あなたごとき小娘が何も心配する必要は無いのです。


ただし、言われた事は確実にこなしましょうね、仕事さえ出来れば社交性が無いのもひとつの個性です。
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この回答へのお礼

そうですね。
いちいち気にしないでまずは言われたことをこなす事からですね。

社交性ないことも個性の一つですか・・。そういう考えかたもあるのですね。
ありがとうございます!

お礼日時:2010/02/06 16:12

おとなしいってそんなにマイナスな事でしょうか?職場でしたらむしろ好印象だと思うんです。




仕事に対して誠実な人ほどあなたを見て「彼女は真面目な人柄なんだ。仕事を覚えるのに必死だなあ」と受けとるでしょう。もしその部長さんが仕事より雑談や息抜きしたい不真面目な人なら社交辞令や雑談好きな人を好むかもしれませんが、普通の人はまず「秘書」としての仕事をこなして欲しいと思っていますよ。


また、入社間もない新人なのに「部長、お帰りなさいませ♪どうでしたか!?」なんてすらすら接してたら逆に不自然だと思います。普通の場合だって最初は緊張やらで固まってるのが自然なんです。そんなのは相手側は承知の上で採用していますから、気にしなくていいです。


無理にキャラを変えなくて大丈夫ですよ。むしろ「あからさまな明るいキャラでは無いけど秘書の仕事を真面目に確実にこなす上司に信頼されている私です。」を目指しましょう!

そして、慣れないリップサービスや会話は無くても良いですが、感じ良い礼儀や会釈の際にちょっと微笑んで感じよくしましょう。
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この回答へのお礼

お礼がおそくなりすみません。
無理にキャラを変えなくても大丈夫ですか。。
そうですよね。まずは仕事をきっちりやるように頑張ります。

キャラを変えなくていいにしても私の場合家にいた期間が長すぎて、常識的な対人スキルすら危うく、おとなしいを通り越してマナー違反になっている事もあると思うんです。例えばあいさつすべき時にしないとか。朝と帰るときはもちろん挨拶しますが、勤務時間中、例えば会議から帰ってきた部長さんに「お疲れ様です」は言うのか、言わなくてもいいのか、とか、すれ違うたびに会釈はするのか?とか、そういう常識的な場面での判断がつきかねています。

お礼日時:2010/02/07 10:30

すみません、あまり良い回答はできないんですが、共感してしまったので書かせていただきました。



>>他の部員さん達とは隔離されて部長さんと同じVIPスペースみたいな所に席をもらって勤務しているんですが、実は私は元ひきこもりで「気の利く社交的な秘書」とは程遠い性格です。
私と一緒だ!!!ひきこもりではなかったんですが、人付き合いが下手な秘書です。うちの会社には他の秘書の方もいるんですが、みんな超社交的で自分だけめちゃくちゃ暗くて虚しいですw
私も個別に座っているのでいつも一人...

幸い私の場合、部長が凄く良い人で、それも彼もシャイなのであまりお話とかしなくても構わないようです。仕事さえちゃんとしてれば。
でもお昼はいつも一人です。周りの部署の人たちは仲良く食堂に行っています(T-T)

他の人との人間関係については...私は話すのが下手ですけど、なるべく笑顔でいるように心がけています。
「つまらない人」かもしれませんが、「いい人」「気安く声をかけられる人」になれるよう、頑張っています。それしかできないので...

仕事に関しては、秘書と上司って、相性が凄く大切だと思います。
私の上司の場合、社交的な秘書はかえって相性が合わず、上手くいかなかったと思います。こんなどうしようもない私ですが、上司との相性は合うと思います。
なので、なんとか上手くいっています。
相性が合わないのは、質問者さんのせいではありません。これは仕方ないものなのです。仕事は頑張ってこなしましょう。
時間がたてばたつほどお互いの存在に慣れてきて、話もできるようになると思います。

役に立たない回答ですみません;;

この回答への補足

回答者さまも秘書業務がんばってくださいね。
まわりとうまくやれるよう、私もなんとか頑張りたいです。

補足日時:2010/02/07 10:36
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この回答へのお礼

お礼が遅くなってすみません。
いえ、私と同じような境遇の方からのお答えでとても嬉しいです。
確かに相性もあるのかもしれませんね・・。
その部長さんはザ・日本の部長ですがニコニコした穏やかなおじさん風です。

私もランチは一人です。(同じ部署に女性部員さんがたくさんいるのに全然仲良くなれていないので)
もっともひきこもり期間が長かったので一人が気楽なんです。でも仕事円滑に進めるには皆と仲良くやっていけなきゃマズイし・・そこを毎日悩んでどうしようと思っているところです。

部長さんとの関係ですが、長い会議から帰ってこられた時くらいは「お疲れ様です」ぐらいは言うべきでしょうかね?今のところ何言っていいかわからず無言でいるのですが・・・。
無口を通り越してマナー違反になっていないか心配なんです。社会人として。

お礼日時:2010/02/07 10:24

他の方もおっしゃっていますが「秘書ならば○○しなければ」という思いこみは捨てましょう。


どんな仕事の仕方がよいかは、会社によって、人(上司)によって、まったく違います。
あなたは採用されたのですから、それでいいんです。
部長はあなたの人柄や態度を気に入ったのでしょう。
逆に、いちいち気の利く人だと「うるさい」と思われるかもしれませんよ。

ところで、私の知人に大企業の秘書をしている女性がいます。
とてもおとなしい人です。聞かれたことにはきちんと答えますが、自分から話をすることは…ないですね。
でも、暗いとかいう印象ではなく、こぎれいで感じの良い人ですよ。

もしかするとあなた様も、傍目にはそういう感じなのかな~と思いました。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。

おしゃべりでなくても秘書が務まっているお知り合いがいらっしゃるとのこと、嬉しく思います。
私も気負わず頑張りたいです。

仕事を教えて頂いている先輩秘書さんがものすごく社交的で会社中の人と人脈があるような方で、私もこうならないといけないのか・・?と不安に思っていました。

お礼日時:2010/02/06 16:06

別に普通に仕事をすればいいと思いますけど。


日常の業務がギスギスしないようにある程度の会話は必要でしょうが
特別に濃い関係でなくても業務はできると思います。
>「部長、いそがしそうですね。お昼食べてますか?」
当人の秘書ならこれはないでしょう。
上司の身の回りの世話やスケジュール管理を他部署の連携や連絡調整なしには
出来ないと思いますので、イヤでも社交性は身に付くと思います。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。
仕事する上でいやでも社交性は身につくと嬉しいです。

そう、スケジュール管理がものすごく大変だ、という事を面接時に聞きました。
「先方にずうずうしく強く出て日程を譲ってもらうようでないと勤まらないよ」と、部長さんに言われました。

お礼日時:2010/02/06 16:03

『秘書というのは上司と仕事の合間に楽しく雑談したりするものですよね?


例えば出張帰りの部長に「部長、おかえりなさい♪大阪はいかがでした?」とか、「部長、いそがしそうですね。お昼食べてますか?」とか、気の利いたこと言えないとマズイですよね?』という先入観を捨てられた方が良いでしょう。そういうことが苦手だから、あなたが選ばれた可能性が高いと思います。それより、部長の業務の補佐(特に書類や日程の管理)に精出して下さい。それが本来の秘書業務です。私が勤めていた大企業の秘書の大多数は、あなたのようなタイプでした。安心して仕事に励んで下さい。
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この回答へのお礼

はい。
まずは人間関係よりも仕事が出来るようになるように精出すことですよね。
本来の仕事が出来るように頑張ります。

その仕事内容が他部署の秘書さん、部長さん、取締役さん等とのコミュニケーションが必要みたいで今から凹んでいます。

お礼日時:2010/02/06 16:00

急に特別な貴方を打ち出そうとしても難しい。


貴方は貴方。
過去も変えられなければ、今も急に変わるわけじゃない。
でも逆に言えば、そういう貴方でも選ばれた訳だから。
見る所があったんだよ、貴方には。
それは素直に感謝して。
そして採用されて、仕事をしてるからには。
もと引きこもりとかね、そういう言い訳はしない。
上手く関われない自分の免罪符にしない。
これを機に貴方自身も変われるチャンスなんだから。
ある意味自分の為ではなくて、秘書として仕える上司の為に動く事は貴方の自分の単独行動よりはハードルが低い筈。
仕事だと割り切れば良い。
急に完璧さを求めようとしない。
でも貴方なりに出来る気遣いは精一杯やってみる。
誰も貴方の過去なんて知らない。
今目の前の貴方を感じたいんだよ。
だからこそ。貴方は過去からの流れを持ち出さないで。
こうして仕事をしている今、新しい職場で頑張る今を大切に。
今自分が出来るベストを尽くす事。
受身にならないで。貴方なりに力になろう、出来る事は進んでやろう。その気持ちで目の前の時間を、相手を受け止めていけば。
貴方なりに出来る事は見つかるんだよ。
それが秘書の役目でしょ?
こうしなきゃいけないなんていう型は無いんだから。
臨機応変さが大事。
貴方なりにサポートする。貴方なりにコミュニケーションをとっていく。貴方を元ひきこもりだなんて感じてる人は誰もいないんだから。
今の自分を大切に☆
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この回答へのお礼

そうですね。引きこもりの過去の事は今の職場の人達に言わなければわからない。
私なりに少しずつ気遣いができればよいのですが。
過去を言い訳にしたくないです。
頑張ります。

お答え本当にありがとうございました。

お礼日時:2010/02/06 15:55

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参考URL:http://www.lifesize.jp/


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