社会人になって半年目になりますが、未だに取引先に電話するのが苦手で困

　社会人になって半年目になりますが、未だに取引先に電話するのが苦手で困っています。
私の所属部署は庶務課のようなところで、社内の郵便物の仕分けなどもしており、その届いた郵便物に弊社の名前しかなく、担当部署や担当者名が書いていなくて郵便物の内容を見てもわからない時があります。
当社の部署も20位の数があり先輩に郵便物を見せてもわからない時があるし、何でもかんでも聞くのも
迷惑そうなので、送人に聞くのが一番早くて確実だと思い電話してみるのですが、上手く話せません。
そこで皆さんだったらどうやって電話しますでしょうか？　できれば細かく教えていただけるとありがたいです。
どうかご教授ください。
一応、私の電話の仕方をお伝えいたします。　例（請求書）の場合。

いつもお世話になっております。
わたくし、株式会社○○の○○と申します。
本日、御社の方から弊社の○○の物件の外壁工事の請求書を頂いたのですが、こちらの請求書に
弊社の担当部署名が記載されていなかったので、どこの部署にこちらの請求書を回せばいいのかわからなくてお電話したのですが、お解りになる方はいらっしゃいますでしょうか？

　↑このようにいつも電話するのですが、実際に電話すると相手に「はぁぁぁ？」みたいな対応をされることがあります。
　そういう時は、「本日、わたくしども総務課の方で郵便物を仕分けしていたら、御社から請求書を頂きまして、その封筒に弊社の担当部署名が記載されていなく、弊社のどこの部署にこちらの請求書を回せばいいのかわからなくて、それでお電話したのですが、と付け加えたり、もう一度同じことを言うとやっと理解していただける事が多々あります。」

取引先の会社の担当名も部署も抜けている時があり、取引先の代表電話しか書いていないので、私から電話しても「はぁぁぁ」みたいな感じになるのかなぁとも思っております。

でも、もっと良い電話のかけ方などがありましたらご教授くださると大変ありがたいです。
補足も致しますので、よろしくお願い致します。

No.2 ベストアンサー 回答者： simpleleaf 回答日時： 2010/05/19 00:50

取引先に電話してお手を煩わせるより、社内の人間の手を煩わせる方がマシのような気がしますが・・・

まあ、それはそれとして。

最初に電話に出た人に一から十まで説明してもなかなか理解していただけないですよ。
その人が全ての業務に精通しているとは限りませんから。
もしたらい回しにされたら、その都度また最初からの説明になりますからね。
最初はざっくりと説明しましょう。

わたくし、株式会社○○の○○と申します。
御社から届きました外壁工事の請求書についてお伺いしたいことがあるのですが、お分かりになる方はいらっしゃらないでしょうか？

「外壁工事の請求書」くらいなら、先方も理解してくださるでしょう。
そこで、どの物件ですかとか、担当は分かりますかとか聞かれたら、○○の物件です、や、記載されていなかったので、云々答えましょう。
質問者様が担当が分からないように、電話に出られた人も内容が分からないのですからね。

ちなみに私はン十年働いてますが、いまだに電話は苦手です・・・

No.1 回答者： gisahann 回答日時： 2010/05/16 17:09

解かりにくいものを受け取っても、なるべく相手に電話をしないのが良いと考えます。

自社のやり方をどこか変えるようにしましょう。
お金を払うのは、最終的に貴方の会社の誰ですか？　発注業務は何処を通して出していますか？
そこに資料や参考になるものがあるはずです。まず、そこで探しましょう。