領収書をわざわざ書いて貰う理由に何に使ったのかわからない様にと聞いた事

領収書をわざわざ書いて貰う理由に何に使ったのかわからない様にと聞いた事があります
（レシートだと詳細が解ってしまう）

なので会計処理の際に何に使ったのか解る様に出金伝票と領収書を付けて出しますが経理担当者は処理が済んだら分けて保管します。
理由は、何故でしょうか？

また趣味の会での会計処理の場合でも領収内容が解らない様に別にした方が良いのでしょうか

宜しくお願い致します

No.2 ベストアンサー 回答者： nine999 回答日時： 2010/05/18 16:48

伝票と領収書を分けるのは、１つに一緒にする必要がないからです。

また、大きさの違いもあるので、一緒に閉じるには不便でもあります。

まず、支出を示す原票としての領収書があります。この原票には様々なサイズがありますので、出金伝票という統一された様式に揃えると考えてください。
そうすると、伝票は１つに束ねることができますし、サイズが同じなのでめくるのも容易です。
最終的には、伝票から帳簿に転記されます。

原票は保存期間が7年ですので、それを過ぎたら捨ててもかまいません。
帳簿はもっと長く残しておくことが多いと思います。業務によっては、別の法律で帳簿の保存期間が決まっています。
帳簿があったら帳票はいらなくなりますが、帳簿のミスに備えて残して置きます。

この回答への補足

ご回答有難うございます。
ほぼ納得出来ました。
ただ、一緒の方がよりなんの代金かすぐ解るのでいいのではないのかなと思った次第です。

補足日時：2010/05/19 09:58

No.4 回答者： gutoku2 回答日時： 2010/05/19 11:34

>通常レシートでは経理処理出来ません

>なのでわざわざ領収書を貰いますよね？

この部分は下記の認識をしてください。
　◯税務会計においては、レシート＝領収書です。全て証憑として税務的に
　　認められます。
　◯会則
　　貴会の会則に”レシートを領収書として認めない”等と記載されていたり
　　慣例としてレシートを領収書として認めないのであれば、会則に従ってく
　　ださい。これは任意団体である貴会が決定した事項ですから会員はそれに
　　従う必要があります。
　　領収書であれば、税法においても代金の受取証として認められます。

>その処理の後の保管方法として何故別々にするのか疑問だったのです

これは、貴会の会計担当者（責任者）の慣例で行われているものです。
一般的な経理事務処理は前期の処理に従います。これは期ごとに処理方法を変更
すると整合性が分からなくなり、複数期を俯瞰する場合に調査が困難になる為で
す。
よって、当該事務処理方法が合理的で無い場合であっても踏襲されます。
もしも、当該事務処理が合理的でない場合は、貴会責任者と相談の上変更をし
てください。

>趣味の会での会計ですが当然別に帳簿があって領収書があります
>見比べれば確認も出来ます

貴会は任意団体だと思われますので、書類の法的保存は定められていません。
よってどのような事務処理を行っても、法律に触れることはありません。
（横領すれば民法に触れますので、横領していない事を証明する必要があり
ます）
よって、何をしても良いわけではありませんので、貴会の会則、慣例に従って
処理を行って下さい。

>一般的に分けて保管するものなのであれば一緒にしておくとまずいのかな？

記載内容から類推して、一緒に保管して悪い分けでは無いと思われます。
しかし、一緒に保管するデメリットがあるかも知れませんので、会の責任者
と相談の上、質問者さんに一任されたのであれば事務処理方法を変更しても
問題はありません。
”一般的な処理方法”は存在しません。会、会社、ごとにより合理的な事務
処理を行えばよいことです。

>趣味の会での会計処理の場合でも領収内容が解らない様に別にした方が良いのでしょうか

一般論として、そのような事はありません。
但し、当該事務処理を行う本当の目的は、貴会歴代出納責任者に確認しな
ければ分かりませんので、直接本人に確認して下さい。
（何か合理的な目的があったのかも知れません）

この回答への補足

ご丁寧に有難うございます。
私の書き方がまずかったのですが
私の前に居た会社では、領収書と出金伝票は別々に保管する。理由は、何に使用したかすぐに解らない方が良い？という様な事を言われたのでそれが当たり前の事なのかと思っておりました。
他の会社でもレシートは認められず全て領収書を作成して貰うスタイルでレシートで良いという所は有りませんでした。なのでレシートが有るのに領収書にして貰うという理由が上記の通りだと勝手に思っておりました。そうでないのであれば何故領収書を書いて貰うのでしょうか？？

補足日時：2010/06/02 12:50

No.3 回答者： chie65535 回答日時： 2010/05/18 17:02

＞また趣味の会での会計処理の場合でも領収内容が解らない様に別にした方が良いのでしょうか

当然ですが「すべて判るようにした方が良い」です。

会計役員を交代する際に、不透明・不明瞭な会計をしていて、会の代表から訴えられて横領罪で捕まったりしたくなければ。

なお「横領の事実が無くても、会計処理が不透明・不明瞭で、横領の事実が無い事を証明できない場合」には、有罪にならなかったとしても「会計責任」は取らされ、民事で損害賠償請求訴訟を起こされる可能性もあります（実際にこれで訴えられた人を知っています。チェックが緩かっただけで本人は１円も使い込んでないのに）

なので、会計担当としては「明細の無い領収書はすべて却下すべき」です（領収書の但し書きに明細に代わる記載がある物を除く）

この回答への補足

趣味の会での会計ですが当然別に帳簿があって領収書があります
見比べれば確認も出来ます

ただ一般的に分けて保管するものなのであれば一緒にしておくとまずいのかな？と疑問に思った次第です

補足日時：2010/05/19 10:01

No.1 回答者： comattania#2 回答日時： 2010/05/18 16:37

会社経費として何に使用された金額か、経理は費目にあげなくてはなりません。

わけのわからない出費は会社経費として認められず、個人負担とさせられます。
明細は要らないと、トータルの金額だけの領収書を希望したり、金額が入ってない領収書を要求する方が居ますが、これらの方は疚しい事をしてると判断されて正解です。
中には会社用と私用のものを１枚の領収書で品名を記入しないでくれと言うセコイ人も居ます。

この回答への補足

すいません
通常レシートでは経理処理出来ません
なのでわざわざ領収書を貰いますよね？
だけど何を買ったのか解らないので出金伝票に詳細を書いて付けて処理します
その処理の後の保管方法として何故別々にするのか疑問だったのです

補足日時：2010/05/19 09:55