建設業の経理をしてるのですが、エクセルで社員の代休を管理をしたいと思っています。
何かアイディアがないでしょうか?

今ある書式は休日出勤した日付とその工事名、振り替えた日付が社員別に3行で表示してあります。画面で見ても印刷しても見にくくて分かりにくいです。なにかいい方法はないですか?
欲を言うと、それを工事別かつ社員別に集計してくれるようなものを作りたいと思っています。

ちなみに25人ぐらいを添付の書式で管理しています。

「建設業の経理をしてるのですが、エクセルで」の質問画像

A 回答 (2件)

>例えば代休を使わなかった場合に工事名順かつ名前順に並べることは可能なのですが。



この場合は、工事名と名前だけを入力して、出勤日と代休日をブランクにしておけばよいでしょう。

>しかも1人が20日の出勤日があって、25人を管理しようと思ったら行がものすごい数になっちゃいますよね?確かに集計は楽かもしれませんが、表じたいを見るのは大変なような気がして・・・

データ量が非常に多い場合はエクセルに向いていない処理と考えるのが本来です。
その場合はたとえばAccessならば何千件のデータでも簡単です。しかし使える人が限られますね。

現実的には、月単位でシートを分けるとか、データのフィルターで特定の工事や人名だけを表示させるとかの工夫をしたらいかがでしょうか。

ご質問にある表形式でもそのような大量データでしたら見やすいとも思えないのですが。
おまけにデータ作成上、上下になったり左右になったりで煩雑という欠点もあると思います。

工夫によってはデータを一件1行にして、目的に応じて適当な集計やソートをすれば、見やすい出力はできると思います。

大量のデータのコツは、元データはできる限りシンプルな形式でレコード化し、利用の際にその目的に応じた出力を考えることです。将来どのような必要が出るかわかりませんので、できる限り広範囲な利用が可能な形式で元データを作っておくのが、システムづくりの常識です。
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この回答へのお礼

ご親切にありがとうございました。
なかなか難しいですね・・・。
参考にさせていただき自分なりに考えてみます。
本当にありがとうございました。

お礼日時:2010/07/31 22:20

データの作り方を変えたほうがよさそうです。


1行1件で 工事名、氏名、休日出勤、代休日 

というデータにします。

こうしておけば、工事順、社員順、に並べ替えをしてから
データの集計機能で、工事名、社員名をキーとして件数を表示することができます。

明細を非表示にして、社員だけの件数や、工事ごとの件数を表示することも可能です。

目的に応じて、並べ替えのキーと集計のキーを変えると各種の集計が可能です。

多くの件数のデータを集計するためには、1件1行のデータ形式は最も合理的です。
ご質問の表の形はこのような処理には非常に不向きな形です。

この回答への補足

早速回答ありがとうございます。
そのような方法がやっぱりいいですよね。
例えば代休を使わなかった場合に工事名順かつ名前順に並べることは可能なのですが。
しかも1人が20日の出勤日があって、25人を管理しようと思ったら行がものすごい数になっちゃいますよね?確かに集計は楽かもしれませんが、表じたいを見るのは大変なような気がして・・・

補足日時:2010/07/30 21:20
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 実際に3級の試験を受けるか受けないかは別として、合格できるくらいの力がつけば、「建設業経理2級」の内容にもついていけると思います。


建設業経理通信講座の一例
http://www.nipponmanpower.co.jp/ps/choose/search_list.php/01/27RMJDHDN/

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Aベストアンサー

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Aベストアンサー

>私はある程度、有給を使ってから振休を使用したいのですが、問題ありませんでしょうか。
問題ないと思われます。

>振休は契約延長の対象になりますが、有給はならない(?)から、そういう話をいうのではないのかな
契約延長になるのかどうかは存じませんが、振り替え休日をとらなかった場合にはその分の給与は支払わねばなりません。年休の場合には未消化で終わっても支払う必要はありませんが。

>どちらから使う必要があるとか、決められているのでしょうか?
どちらからという決まりはありません。

が、法律では以下のようになっています。
「年次有給休暇」というのは労働者が申し出ればそれで休める権利であり許可は不用です。
会社は時季変更権を行使できるのですが、退職日が決まっている場合には退職日までの間に取らせなければなりません。なので、ご質問者が年次有給休暇を全部退職日前に取得すると宣言した時点で、全部取得できるものです。

つまり法律上年休が事実上優先されていますので、振り替え休日が未消化におわることとなり、派遣会社は未消化分についての賃金を支払い終わりという形になるか、契約期間をその分延長するのかしか選択肢はないでしょう。

>私はある程度、有給を使ってから振休を使用したいのですが、問題ありませんでしょうか。
問題ないと思われます。

>振休は契約延長の対象になりますが、有給はならない(?)から、そういう話をいうのではないのかな
契約延長になるのかどうかは存じませんが、振り替え休日をとらなかった場合にはその分の給与は支払わねばなりません。年休の場合には未消化で終わっても支払う必要はありませんが。

>どちらから使う必要があるとか、決められているのでしょうか?
どちらからという決まりはありません。

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Aベストアンサー

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私としても今までサービス業の決算を何度か経験しているのですが、建設の決算は初めてで期中は何とか仕事をこなしていたのですが、決算ともなるともうお手上げ状態です。

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 よろしくお願いします。

Aベストアンサー

以前中堅ゼネコンの現場経理事務を行っていましたが、ご存じのとおり、竣工間際の現場になると代理人は提出書類や検査などで非常に多忙になります。
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決算をまたいで、ちょっと仕立直しが発生するかもしれません。
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