ＩＳＯ取得による紙での保存

こんばんわ。
先日会社で書類の整理を行っていて、あまりにも紙が多いので全てスキャンしてＭＯもしくはＣＤ－Ｒに
保存してはどうだろうかと提案するとＩＳＯにひっかかると上司に言われたのですが、本当でしょうか？

No.2 ベストアンサー 回答者： apple-man 回答日時： 2003/08/16 00:33

＞ＩＳＯにひっかかると上司に言われたのですが、本当でしょうか？

　ISO９０００、１４０００のことですよね。
今後何か社内で問題になったら、どの
要求事項に引っかかるか確認してみて下さい。
　上司が指摘した要求事項をみんなで読むと
要点がはっきりします。

　ISOには引っかからないと思いますが、社内の
規定類で、書類は全て紙でとか、承認印を得た
原紙を保存するなどとなっていると、ちょっと
まずいかもしれません。
　その際はその規定類を変更して下さい。

　２年くらい前だったと思いますが、試験的に
NECが電子審査というのを受けたくらいですから、
書類の電子化自体は全然問題ないと思います。

　書類の承認に関しては、アクロバット（PDFファイル）
やゼロックスのDocuWorks（参考URL)が持つ、電子承認の
機能を使えばいいでしょう。
　アクロバットのほうが現状ではシェアが広いよう
ですが、DocuWorksのほうがファイルが軽くて
お手軽な感じです。アクロバット同様、リーダー
機能だけなら無料のビューアーがあります。
お試し版もありますので、両方使ってみて、
どちらかに統一すればいいと思います。


（電子審査）
　イントラに保存してあるISO関連の電子ファイルを
インターネットを通じて外部に一時的に開放し、
ISO審査員は、外部からそのファイルにアクセスし
書類を確認しながら、審査を行うもの。
　審査先に会社の各担当者とは、インターネットを
通じたテレビ会議システムで話す。

　工場や営業所が地方に広く分散している
中小大企業の審査の際、移動時間や交通費
の負担を気にしなくてすむというもの。

参考URL：http://www.fujixerox.co.jp/soft/docuworks/

No.4 回答者： apple-man 回答日時： 2003/08/16 00:55

ちょっと思い出したことがあるので、引き続き

アドバイスということで・・・

　ISO９０００は９４年版まででかなり
各企業の反発をかったため、２０００年版
では文書化の要求が減っていますが、
本来ISO９０００を電子化なしで進めると、
膨大な書類の山を作ることになり、その作成、
保存、改定のために多くの労働力を割かなければ
ならなくなります。
　大企業ならまだしも、中小が親会社からの要求や、
公共事業関連の仕事を受注するため
無理やりISO９０００を取得して、かえって
仕事の効率を落とし倒産していく、いわゆるISO
倒産（イソとうさん）の要因の１つがこの文書化
にあります。
　
　いままで口頭で指示していて何も、問題なかった
ところに指示書などを使うようになるわけですから、
紙の消費量が増えて、森林破壊にも拍車がかかります。

　ですから指摘事項にはならないでしょうが、
あまり紙の書類を積み上げている状態だと、
定期審査の際、審査員の方から電子化を
進めたほうがいいというアドバイスを
もらうこともあるはずです。
　審査員の方はコンサルティングはしては
いけないと言われているので、具体的方法は
教えてくれないとは思いますが。

　しかし電子化にはそれはそれでお金が
掛かり、電子化を進めれば今度は電力消費
量の増加につながり、会社の事業内容や
規模によっては、ISO14000の要求事項と
矛盾を生じかねません。そこでISO９０００
返上企業の増加問題という現状に繋がっているわけです。

この回答へのお礼

色々なご指摘ありがとうございます。
私は全然ISOの内容を認識していなかった為、上司に言い切られてしまいましたが、頂いた意見を参考にさせて頂き上司ともう一度話をしてみたいと思います。
どうもありがとうござます。

お礼日時：2003/08/16 20:52

No.3 回答者： bec 回答日時： 2003/08/16 00:41

ISO（9000ですよね）上では、文書というか情報が

各社ごとの規定に沿って管理されていればOKです。

大きな問題は、それまで認証に用いていた「ハンコ」の部分をどうするかと、
そのデータがオリジナルかどうかの信憑性の問題です。
管理書類がコピーでも構わないっていうマニュアル（が通っている）なら
話は簡単ですが。
そこいら辺をクリアできれば、ISOの審査も十分通ると思いますよ。

No.1 回答者： JBOY1972 回答日時： 2003/08/15 23:49

保存はそれそのものでないと駄目だったと思います

特に記録紙などは会社で定めた所定の用紙に記入するのが
約束事ですのでその記録紙そのものを保管する必要が有ります
ただしその書類のフォーマット自体が最初から
CD－ROMを利用していた場合は例外も有ると思います