出産前後の痔にはご注意!

秘書の先輩方、スケジュール管理とはどのようにするものなのでしょうか?
はじめて質問させていただきます。
私は今まで派遣社員として、秘書をしてきました。
秘書と言いましても、エグゼクティブクラスではありませんので、上司もそんなに忙しくなかったため、スケジュール管理といえるほどの管理はしていませんでした。エクセルで作った簡単な表に、入力していくくらいです。実は今までの会社が最長3年までしか勤務することができず、今月で契約期間満了で退社になり、来月より新しい派遣先で秘書としての就業が決まりました。今度は社長になるのですが、社長は初めてですし、会社によってスケジュールもビッシリ、分刻みのところもあると聞き、不安でいっぱいです。そのようなスケジュール管理はどのように組んでいったらいいのでしょうか?また、予定を入れるときは、その都度上司に聞いて確認してから入れていけばいいのでしょうか?朝、出社時に、上司に一日のスケジュールの流れを報告するものらしいですが、どのような報告の仕方をすればよろしいですか?
初歩的な質問で申し訳ありません。
前任の方がいらっしゃらないようなので、不安ばかりです。
よろしくお願いいたします。

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A 回答 (2件)

大福帳とはもののたとえです。

すみません、わかりにくい表現でした。
昔の商店の帳簿で、今の経理で言うと総勘定元帳みたいなもののことです。

ようするに、すべての情報が書いてある帳面のことで、
古い秘書さんの隠語で(当社のグループだけかも)
スケジュールを管理する、管理台帳のようなものの意味で使っています。

わかりにくかったですね。失礼しました。
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大変ですね。

寝れないことも多いと思いますが頑張ってください。
さて、スケジュールの管理方法は、まさに十人十色、社長、秘書それぞれのやり方があります。
会社によってのルールもやり方があるので、なにが一般的なのは様々です。
従って、一般的な話しかできませんが、ご参考までに。

社長ともなると、色々な取引先やつきあいもあります。当面は、上司の指示どおりにしか
スケジュールは入れられないと思いますし、判断ができないので一つづつ聞くしかありません。
(さすがに、最初から期待通りできる方は少ないですし、何を求められているかは不明)

・最初の3ヶ月で、極力、上司や社長がどうしたいのかを、具体的にリサーチする必要が・ります。 
 困った時に誰に確認(どこに連絡、問合せするか)など、単純なことですが、最初に憶えましょう。

・頼まれたものは、どこで調達しているのかをすぐに憶えましょう。
 個人的な経験から言うと、今は、PCで色々なスケジュール管理ソフトがありますが、実は、
 大福帳のような台帳管理が一番やりやすいし、管理しやすいです。メモも簡単につけやすいですし、
 見るのも早い。上司も管理しやすすく、入れ替えもはまりやすいのです。PCは固まったスケジュール
 を見やすくするのには良いのですが、秘書には不便です。
 (しかし、会社で決められていると思います)


・始めての社長秘書で慣れないとはいえ、ガキの使いでは無いので、誰、どこの団体がその会社や社長に とって重要な相手かを把握したり、自分でイメージしましょう。重要な取引先の名前や窓口、担当者な どもお聞きしましょう。

・何でもよいので、言われたことは、決まった物に書き留める癖をつけましょう。

・住所録でも、なんでも良いので、重要な人情報(リスト)を集めましょう。
・また、その会社の重要なルール、行事を把握しましょう。
・毎日、毎月、毎年ある定期行事は何か、必ず社長が出席する行事、出られたら出るけど
 重なると副社長がでる行事、社長が行きたい行事など、定例ルール行事は早めに把握しましょう。
 一番、簡単なのは、過去3カ年くらいのスケジュール表を拾い読みしましょう。

とりあえず、思いつくまま書きました。頑張ってね!
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この回答へのお礼

ご回答ありがとうございました!とても心強い回答で助かります。とにかく初めてのことですが、おっしゃる通り、子供の使いではないので、悩んでました。やはり最初の3ケ月間がキーですね。とにかく必死に頑張ってみようと思います。ところで、すみませんが大福帳とは何でしょうか?(すみません、あとで自分で調べてみますが初めて聞いたような;)

お礼日時:2010/11/04 01:18

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私も不安ではありましたが受かりたい一心で「大丈夫です!」と明るく答えてしまい、受かってしまいました。
上司のスケジュール管理というのはどれだけ大変なのか、実際秘書をされている方でエピソードがあれば教えていただけないでしょうか?

秘書がはじめてなので不安でいっぱいです。

Aベストアンサー

スケジュール管理・・・大変です。
例えば、先方のスケジュールを優先するとして、その時間帯にすでにスケジュールが入っていたとしたら、その入ってたスケジュールを変更しなければなりません。
そして、そこに関わるすべての人のスケジュールが合わなくてはなりません。
部長様お一人ならば何とかなるかもしれませんが、その優先順位のつけ方も部長様と相談して決める。いや、もしかしたら部長様とお話しできる時間がなくて秘書任せになって、後からああでもないこうでもない、、、と言われる可能性はあります。
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スケジュール管理・・・大変です。
例えば、先方のスケジュールを優先するとして、その時間帯にすでにスケジュールが入っていたとしたら、その入ってたスケジュールを変更しなければなりません。
そして、そこに関わるすべての人のスケジュールが合わなくてはなりません。
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Aベストアンサー

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Aベストアンサー

社長秘書経験のあるものです。毎日バタバタと予定が入ったり毎週の議事録作成と大変だったので、お気持ちお察しします。
うちの会社では東京支社、大阪本社でのテレビ会議をよく行っていました。
使っていたのはLifeSizeという米企業のものです。高画質で音質も抜群に良いです。
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参考URL:http://www.lifesize.jp/

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Aベストアンサー

No.2回答者です。

>その程度のことは秘書室で処理しろと言われています。

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Aベストアンサー

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よろしくお願いします。

Aベストアンサー

わかります!私も役員秘書をしています。

少し前に導入された目標管理って、数字で成果が図れる仕
事や日々変化に富む仕事をなさる方にはいいかもしれません。
でも、毎日の定型業務を間違えなくこなすことが一番
大事な職種には、あまり合ってない制度ですよね。

特に秘書という仕事は、ボスが気持ちよく仕事してくれる
ように、また、お客様や社員とのパイプ役になるべく気配
り心配りするのが一番大事な仕事です。
変に高尚な目標を立て、気配り心配りがおざなりになった
ら本末転倒ですよね?
私は上司に毎年、そのことを理解してもらえるように相談
して、その上で目標管理を立てるので目標はほぼ毎回一緒
です(笑)
「秘書業務の遂行(定型業務のことです)」「マニュアル
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「あなたの仕事は目標管理で非常に評価しずらいから。」
と言って、私の上司(秘書室長)は理解してくれます。
brookeさんの上司の方は相談してもわかって頂けないで
しょうか?

ただしその分、言葉遣いやお茶の所作、目上の方だけでな
く他部署後輩への気配りなどには人一倍気を使っているつ
もりです。
細かいところでは有休はなるたけボスがいない日しか取ら
ない、ボスの外出が昼休みにかかる時は昼食時間をずらす
など、日々の仕事をキチンとこなすことでアピールしてい
るつもりです。

この制度自体、すでに時代遅れとの声もあがっています。
もう少ししたら必ず変ると信じ、頑張りましょう!

わかります!私も役員秘書をしています。

少し前に導入された目標管理って、数字で成果が図れる仕
事や日々変化に富む仕事をなさる方にはいいかもしれません。
でも、毎日の定型業務を間違えなくこなすことが一番
大事な職種には、あまり合ってない制度ですよね。

特に秘書という仕事は、ボスが気持ちよく仕事してくれる
ように、また、お客様や社員とのパイプ役になるべく気配
り心配りするのが一番大事な仕事です。
変に高尚な目標を立て、気配り心配りがおざなりになった
ら本末転倒ですよね?
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「秘書」と「アシスタント」の職務内容の違いを知りたかったので、リクルートの箇所で質問させて頂いたのですが、語源や言語の違いかもと思いましたので、こちらでも質問させて頂きます。

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これらの言葉には、厳密には英語では違うニュアンスや職務内容の意味合いを含んでいるのでしょうか?

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Aベストアンサー

30年間IBMで働いておりました。皆様の
回答をみて、ただただ驚いております。
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もちろん女性のsecretaryが私の同僚でした。

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転職活動をしており、秘書職を狙っています。
その中で、大変歴史のある企業で書類選考が通過し、面接に行ってきました。
面接は、大変和やかに進み、私の経歴に対しても「よく頑張っているね」といったお言葉をいただきました。
この会社は、伝統を重んじる会社なので、礼儀正しく、敬語もしっかり使えるように・・・とエージェントの方からアドバイスをされていたので、そのように振舞いました。
ですが、本日、下記のような理由でお断りされました。
「そつなく面接をこなされたという印象で、社長秘書をお任せするにはキーポイントとなる魅力点を面接の中では判断できなかった。」

社長秘書にふさわしい人物とは、どんなものなのか?
それは、会社によっても違うかもしれません。
ですが、何らかの助言がある方がいらっしゃったら・・・と思い、こちらに質問しました。
どうぞよろしくおねがいいたします。

Aベストアンサー

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ただ理由の中で「そつなく面接をこなされたという印象で」という言葉がありましたが、そこが先方にとっては物足りなかったのではないのかな?と。

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人事の経験があり、たくさんの方とお話する機会がありました。
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打ち合わせ(商談)のアポを取り付ける段階で、
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良い言い回しはないでしょうか?

Aベストアンサー

こんにちは。

人事で採用や教育研修など実務を担当してきた者に過ぎません。

ビジネスマナーなどの研修も行ってきましたが、さすがにそこまで事例としてあげたことはありませんでした。

相手方に対する足を運ぶことと、多忙というポイントであれば、さらにシンプルな方が賢明かと思います。
仮に本体はabsolute1780さんが先方の会社に訪問するのが筋だと仮定した場合ですが。

「本来弊い社が訪問させていただくところ、ご多忙にも関わらずご足労いただき、誠に恐縮でございます…」

上記が大正解とは思いませんが、「ご足労」という表現もあります。

参考程度にでもなれば幸いです。


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