保険会社から届く団体扱い契約の変更通知について。

保険会社から届く団体扱い契約の変更通知について。
保険会社から送られてくる変更案内等の書類について教えてください。

現在、会社で団体扱いの保険加入をしています。
あくまで契約者は社員個人であり、
会社としては各個人の保険料を給与天引きして取りまとめている状況です。
なので保険証券等は契約者である個人に届いているわけですが、
団体扱いに加える社員・解約する社員がいた場合は
その団体扱いに対する変更として、保険会社から案内が会社宛に届きます。

会社としては、この案内はどの程度の期間、保存しておくべきでしょうか？
会計書類等は「台帳は○年」「出納帳は○年」と法律で決まっているのは知っているのですが、
保険証券は個人に届いているわけですし、会社としてはただの案内…？
となると保存義務が発生するわけではなさそうですし…。
けど会社としては立て替えるような形でのお金の出入りを把握する意味で
ある程度は残しておく必要があるかと思います。
どの程度保存しておけば良いものでしょうか。

よろしくお願い致します。

No.1 ベストアンサー 回答者： takuranke 回答日時： 2010/11/01 15:48

規程は定められていないのでしょうか？

規程があるなら、そこに書かれています、
例えば：
法定保存年限のあるものは以下の通り、
それ以外のものは別に定める期間とするで、
別表で明示されているなど。

無い場合は、質問者様の立場によりますが（肩書なしやあってもその裁量権が無い場合は上司に相談ですね）、保存年限を決めればいいでしょう。

No.2 回答者： damoi-39 回答日時： 2010/11/01 16:38

(1)質問の上から３行目は会社で団体扱いの保険に加入している？

(2)　　　〃　　４行目は契約者は社員個人で「保険証券等は個人が保管している」？

注釈：会社と保険会社が提携している場合は，会社が給与控除等処理する事はあります。この場合は証憑書類等は全て会社が保管します。例えば社会保険関連書類。

(3)保険証券等・契約書は個人が保管している。
(4)担当者は(1)(2)(3)の心配をしなけばならない？
(5)注釈以外の前からこのような形の給与計算をしているなら，この際個人契約は会社は感知しない。これが担当者も無駄な心配はしなくてよい。
(6)注釈の関係を受け入れるなら，会社として全てを管理しなければならない。「社会保険のように」
(7)給与関連書類の保存年数は７年です。
(8)もし会社が保険証券等・契約書の保管をした場合は社員が退社ＯＲ死去するまでです。「これも社員本人か会社か明確にする規定・規約を作成します。
私が担当時代の経験からです。参考にしてください。