電話対応が苦手です。

新社会人です。
電話応対が上手く出来ません・・・。
みなさん誰もがぶつかる悩みだと思うのですが私も今まさにぶつかっています。
（もちろんぶつからない方もいらっしゃると思いますが・・・）

新人の私はいち早く電話をとるのが仕事の一つです。
デザイン関係の仕事なので、クライアントや仕事で関わる人からの電話が多いです。
緊張するのですがとにかく思い切って（？）電話に出るようにしています。
決まり文句（社名や挨拶）はだんだん慣れてきたのですが、それ以外がぐちゃぐちゃです。

電話のマナー本のようなものを買ったのですが、
言い回しが固すぎて＆長いのでいざとなると実用できません。
どちらかというとマナー本にあるようなすごく丁寧な話し方よりかは、指名された人に取り次いだりとスピードがある程度重視みたいです。
でも、かと言ってお客様に代わりはないので、変な敬語＆タメ口も使えません。

特に、指定された人が会社にいないとパニックになります。
「今いらっしゃらないのですが・・・」
「席をはずしていて・・・」
のような間違った敬語＆語尾が消えてしまいます・・・。
自信がないせいか、ごにょごにょこもった話し方になってしまいます。

セリフパターンをいくつか作って電話の側に貼ってみたいと思っています。
おすすめ（？）の電話応対のパターンをいくつか教えて頂きたいです。
甘えてしまって申し訳ありません。

No.6 ベストアンサー 回答者： doorakanai 回答日時： 2011/04/12 00:39

ふせんか何かに書き込んで貼る？

第一見る余裕があるかな？
言い回しがかたくてもいいから、とにかくその本の内容を頭に叩き込みましょう。
いらっしゃらない　とかになってしまうのは、頭に入っていないからでしょう。
アレンジするのはその後ではないでしょうか。

私は社会人1,2年の頃、電話応対が下手だと言われ
毎日帰りに本屋に寄って、2,3ページずつ頭に入れました。本を買う金がなかった。
今では電話応対だけはどこでも好評です。だけってところが少々情けない。

基本的な考え方
同じ会社の者は下の下、下請などの業者は上、客は上の上

一番使う言葉
お名前とお電話番号を頂戴できますか？
○○は外出して（席を外して）おりますので、折り返しお電話をかけ直させますが
あいにく　とか申し訳ございませんが　みたいな枕詞は省く。
自分が分かりそうな事なら
私が承ります　伝言をお伝えしておきますが
よろしければ　などの枕詞はやっぱり省く。面倒だもん。
自分が伝言する側
～～とお伝え願えるでしょうか。　お手数ですが、よろしくお願い致します。

私の場合
かしこまりました　を長らく使ってない。発音しにくいし
「分かりました！」で済ませてる。
復唱させて頂きます　も言ってない。相手が話し終わったと思ったら
勝手に復唱して話をまとめてる。
ありがとうございます　を多用してる。
わざわざ電話をありがとう　と、仕事をくれてありがとう　が裏にある。

語彙より、よどみなくしゃべる方が重要だと思います。
よどみなくしゃべるには、そもそも語彙が頭に入っていないと出来ませんがね。
なので、ふせんではなく丸暗記をお勧めします。

丸暗記出来ない？無理矢理やろう。新しい事を覚えるには無理しないと。
でも10年経っても役に立つ。がんばって下さい。

No.5 回答者： amadeusmmm 回答日時： 2011/04/11 00:01

お困りの様子が目に浮かびます。

なぜなら、おっしゃるとおり誰もがぶつかる壁です。

色々な良い回答を挙げられていますので、一瞬回答するか憚りましたが一言だけ。

『上手に対応しよう』と思いすぎられているのではないでしょうか？
もう少し肩の力を抜いて、『間違ってもいいや』くらいの気分で挑みましょう(^^
間違えば『失礼いたしました』と言って、言い直せば良いんです。
どうしようもなかったら、近くにいる先輩に変わってもらって、その応対をちゃんと聞いて次にいかしましょう。

この時期、電話をかけてきている側の会社にも新入社員がいて、あなたのような後輩が近くに座っていて、相手は良くわかっていると思いますよ。

＞指定された人が会社にいないとパニックになります
大丈夫です。社内の人の顔と名前が一致して、誰がどこにいるか予想がつくのは時間の問題です。

確かに、電話応対は会社の顔と言っても過言ではないので悩む気持ちはわかります。
ご質問の内容から、一生懸命電話応対に挑まれている姿勢は窺えますので、いつか自分で懐かしく思えるでしょう。
こんなふうに回答をしている私もそのうちの１人で、あなたの先輩方にもそういう方はいますよ。
この調子でお仕事頑張って下さい。

No.4 回答者： moongarden 回答日時： 2011/04/10 22:53

　電話応対は、いつまで経っても緊張しますよ＾＾

　私が参考にしたサイト様です。

　「ビジネスマナー電話の応対」等のキーワードでググっても色々出てくると思いますが、こちらのサイト様がとてもわかりやすかったため、貼っておきます。

　あくまで基本です。
　あとは、ひたすら電話上手の先輩を観察しましょう。
　もしくは「先輩の電話対応がすごく上手なのですが、教えて頂いても良いですか？」と、お願いしても良いかもしれません。

　慣れるまでは、カンペとメモを片手にお話すると、少しだけ不安を解消できます。
　頑張って下さいね。

参考URL：http://www.jp-guide.net/businessmanner/tel/ukeka …

No.3 回答者： sunsowl 回答日時： 2011/04/10 20:07

身近な人に「クライアント役」になってもらうなどして、練習すればいいのではないでしょうか?

結局、緊張したり失敗するのは「ぶっつけ本番」だからでしょう。
練習して上手くなれば、全て解決です。
いちいち机の前のカンペを見たりする必要がなくなりますよ。

私もデザイン事務所と仕事上の付き合いがありますが、電話応対が酷い会社は印象がよくありません。
仕事もなんとなくそれなり…という感じがします。

電話応対は会社の顔ですから、あなたの受け答えで会社の印象が決まります。
そういう意味では、新人とはいえ、非常に重要な役目を担っていることになりますので、どうすればいいか悩んでいる暇があったら、今すぐにでも練習をしてください。

No.2 回答者： dondoko4 回答日時： 2011/04/10 19:05

本なんかよりも手本がそばにいるじゃない。

先輩の応答の仕方を観察すればよい。
新入社員用に電話応対の仕方や社内エチケットなどを書いた小冊子を配布するのですけど。

課外学習もある。たとえば店員の接客言動なんていい勉強。あるいは反対の立場（客側）になって電話をかけてみる、どのように対応しているか、気分を害さない話し方はどうやっているのかと。
先輩が必ずしも正しいことをやっているとは言い切れないけど。

No.1 回答者： noname#164823 回答日時： 2011/04/10 18:46

こちらが良いです。

沢山ありますが、多いと嫌になると
思うので。　この中から、良く使う項目をPCで色を付けたり
太字にして作成し、目の前に貼っておくといいですよ。

社内の人は、例え社長でも「～は、ただ今席をはずしております。」
などと言います。間違っても「社長さんはいらっしゃいません」と
言わないように。

切る時は、相手が切ってからです。それまで、どんなに丁寧に
話していても、すぐガチャッと切ったらアウトです。

http://www.jp-guide.net/businessmanner/tel/ukeka …

http://www.b-manner.com/denwa/ukeru.html