領収書の保管方法と、請求書の保管方法について

よろしくお願いします。経理の経験など全くありません。

会社の、２２年度分の領収書を、Ａ４ファイルに貼り付けて整理をするよう頼まれました。
その後、弥生会計を使って入力をお願いしたいとも頼まれています。

今の会社で、どのように整理していたか昔の領収書ファイルを見てみると、
月別に、ある程度は種類を分けた感じで、レシートの間隔を狭くして、少しずつ、ずらすような感じで
貼り付けられていました。ただ、日付が整理されていません。

質問１
これから弥生会計を使っていく事も考えて、レシートは、どのような方法で貼り付けて
いく方法が良いでしょうか？
また、例えば一か月分の高速道路の領収書が40枚くらいあった場合、40枚分を
縦に、ぎゅうぎゅうに並べるのか、それとも、1枚の間隔をあける為、20回ずつくらいを
縦に貼ったほうがよいのでしょうか？

質問２
日付も大事であれば、Ａ４ファイルに貼り付けていくと過程して、左上が月末の日がくればよいですか？

質問３
請求書も別にとってあります。領収書とは全く別物として、請求書ファイルを作り、
領収書と同じような感覚で貼り付けていけばいいのでしょうか？

質問４
弥生会計は、領収書などを見ながら、入力していくのでしょうか？
触ったことがない自分に、本当にできるのか不安で仕方ないです。

沢山の質問、お許しください。
よろしくお願いします。

No.3 ベストアンサー 回答者： mukaiyama 回答日時： 2011/04/19 10:38

＞これから弥生会計を使っていく事も考えて、レシートは、どのような方法で…

第三者が見てもすぐ探し出せるなら、どんな方法でもかまいません。
日付順でも良いし、支払先ごとに区分してても良いです。

＞40枚分を縦に、ぎゅうぎゅうに並べるのか…

様式が決まっているものは同じもの同士を集め、めくりやすいように 2～3mm だけずらして重ね合わせていくのも一つの方法です。

＞日付も大事であれば、Ａ４ファイルに貼り付けていくと過程して、左上が…

どちらでもかまいませんが、新しいものほど手前に来るのが普通です。

＞請求書も別にとってあります。領収書とは全く別物として、請求書ファイルを…

請求と支払は密接不可分なものですから、対応するものを重ねて閉じていくのが良いです。
このとき、企業会計なら「発生主義」が原則ですから、請求書の日付を優先して閉じます。
したがって領収証の順序は必ずしも日付順とはならなくてもかまいません。

＞会社の、２２年度分の…
＞弥生会計は、領収書などを見ながら、入力していくのでしょうか…

弥生会計問い特定のソフトに限った話ではありません。
区長と仕訳は毎日やるのが本来です。
もちろん、企業の規模によっては週に 1回とか月に 1回とかで良い場合もあるでしょうが、年に 1回はあまりにもずさんすぎます。
税務署から調査に来られたとしたら、必ず指摘を受けると思います。

それはともかく、前述のとおり発生主義でなければいけませんから、納品書や請求書などを見て取引のあった都度に仕訳をしていかなければいけません。
経費の計上時期は、お金を払ったときではなく、取引があったときです。
売上側も同じです。

つまり、3月分として請求されていても支払は 4月以降ということは良くありますが、お尋ねのようなやり方だとこれは 23年度分の経費になってしまいます。
あくまでも 22年度 3月分として計上し、「未払金」や「買掛金」、「売掛金」、「前受金」などの科目を適切に使い分けないといけません。

No.2 回答者： narara2008 回答日時： 2011/04/19 10:00

請求書・領収書は税務上一番重要な証憑となりますから、

会計データから内容を確認したい時に、すぐに閲覧できるように
整理する。というのが基本事項です。


質問１

すぐに確認できるのであれば、別にぎゅうぎゅうに詰めてもかまいません。

大量な領収書がある場合は、１日に１枚、もしくはそれ以上をあてることもあります。
たまに半分くらいしか埋まらない日があっても、半分しか貼りません。
そのほうが後から、確認しやすいからです。

左綴じにする場合は、右上に日付を入れます。
月の枚数が多い時は、ひと月ごとにまとめて、その月の表紙を付けます。
何年何月と表記しておきます。


質問２

日にち順が望ましいので、月末は最後にきます


質問３

請求書と領収書は一つの塊として保存するのが望ましいのです。

うちでは、外注先や仕入れ先から請求書が来るもの(いわゆる買掛金勘定が出るもの)と、
現金払い(経費の清算)など(直接現金勘定が出るもの)で領収書しか発生しないものと
二通りに分けるようにしています。


質問４

請求書がある場合、内訳が多岐にわたる場合があるので、
領収書からは直接入力ということはしません。
そういう場合、うちでは表紙を作って仕訳しています。
(表紙に請求書と領収書を一緒に綴じます)

経費の清算など、簡単なものであれば、それでもかまいません。
領収書の横などに簡単な摘要を記入するのもいいでしょう。


入力者が多岐に渡る、セクションが多岐にわたる場合は、
それぞれに振替伝票などを作らせて、
入力の確認や伝票番号を作ってから入力するなど、
誤入力、未入力の内容な仕組みを作らなければいけませんが、
一人でやるなら、ある程度やりやすいやり方でかまいません。
それに関しては特に決まったルールはありませんので。



わからなければ、とりあえず、今まで通りのやり方を踏襲する。
上司に確認しながら作業する。
顧問の会計事務所、税理士などに確認しながら進めるなど、
されるほうがよろしいかと思います。
後から見て、やり方が違う、綴じ方が違うというのが
一番よくないやり方だからです。連続性を重んじることも大切です。

No.1 回答者： yosifuji20 回答日時： 2011/04/19 09:33

質問１～3

その伝票の枚数が少ないうちは、A4等の用紙に発生順に並べたらよいと思います。どの程度の間隔ではるかは一概には言えません。
はじめは一覧性を重視する場合が多いのですが、規模が大きくなって枚数が増えると、それは言ってられなくなります。
基本は発生順にもれなく保管することです。
請求書も増えてくるとそのような形式では整理できなくなります。
その場合は伝票つづりのような形式で、伝票にパンチで穴を開けて閉じ紐で綴じる方がよいでしょう。この場合は発生順か、相手先別かなどは、その枚数や取引件数で考えていきます。

多分伝票が数百枚の規模になると、用紙に貼り付けはできなくなります。

どちらにしても肝心なことはすべての証憑が整然と保存され、必要なものが容易に探せるということです。

質問４
まじめな人は仕分け伝票を書いて入力するかもしれません。でもそれではPC会計の意味が減ってしまうので、実務的には領収書等に仕訳をメモ的に書き入れて、それを見ながら入力ということで良いのではないでしょうか。

必要と思う場合はそこに入力番号を書いておいたら完璧です。