現在、私の会社では、ISO認定の取得を取る為に
品質に関するルールを文書化する作業に追われています。
そこで、問題になってきたのが、文書化したファイルの管理です。
電子文書管理システムをどのように運営・維持していくべきなのかが、勉強不足のゆえ、混乱しています。
私どもの会社は、中小企業の為、なかなか他の会社の運営状況の情報も入ってきません。
少ない人数で、円滑にISOを維持運営して行く為の
良い電子文書管理システムについて、何か情報・ヒント等ありましたら、是非、ご意見をお寄せ下さい。
みなさん!よろしくお願いします。

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A 回答 (8件)

ISOコンサルタントをしています松元と申します(

http://www.mjb.jp

質問されている内容について回答になるかどうか分かりませんが、私の考えをまず書かせて頂きます。

最初に、ISOの電子文書管理のシステムですが,その必要性です。

”ISO認定の取得を取る為に”と書かれていますので、まだISOの取得が済まれたか、まだ構築の段階のように思えます。

ISOの運営には,社員全員の参加が、会社のISOの運営の成功のカギがかかっています。

よって私としては,取得後3年間ほどは,紙に印刷しての文書の運営が良いと思われます。

3年後頃から,ISOが社内に浸透して慣れてこられましたら,,ペーパレスと紙ベースの折衷の文書管理をされることをお勧めします。

どうしても、会社のマニュアル規定は,電子媒体で読むのは,慣れるまで,頭の中に入りません。

また記録等の作成についても,パソコンで作成される方が多いのですが,手書きで作成されることをお勧めします。


どうしても,文書管理システムでされたいのなら,自社で簡単に構築できます。

他社のシステムをリース等で導入されるのは,やめるべきです。

まずは,ISOを社内で一歩一歩無理なく構築されることに努力して下さい。

的をえない回答になってしまいましたが,ご参考としてご覧下さい。

参考URL:http://wwww.mjb.jp/
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品質管理なのでISO9001ですよね。


ISO9001は文書を残すだけでなく、承認や変更履歴も残さないと、
文書の管理方法をしっかりしないと厳しいですよ。
申請者&日付、承認者&日付、書類(情報)が決められたルートを通って、
承認された事を残さないと、監査の時に困ります。

BusinessStructuredのサービスはどうですか。
私もISO文書の管理(ワークフロー)と業務に使用する図面などのドキュメント管理にも使用してます。
SaaSなので、サービス登録をするとすぐに使えました。

参考URL:http://www.businessstructured.com/index.html
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背景がよくわからないので、不適切な回答だった場合、お許しください。



電子文書、といっても、必要なのは
1.それが社員が利用すべき文書なのかどうか
2.ちゃんと承認が取れているのか
3.廃棄した場合、利用できないようになっているか
の3点を守ればいいのです。

よって、私が考えるもっとも「楽で簡単」な方法は以下のとおりです。

1.原本をワードとか何とか、好きな方法で作る
2.紙に印刷して、その紙をつかって、審査だとか審議だとかなんだとか、とにかく必要な合意と承認をとりつける
3.もちろん、承認印とか必要ならその紙の上でする
4.紙と同じ内容のイメージをイントラネット(つまりHTML文書の上に添付して)に載せてしまうか、LotusNotesかなにかのシステムに載せてしまう。ポイントは、できれば、紙を印刷するために使ったときのアプリケーションファイルのままにしておくことか、もっともいいのは、アクロバット。これなら1本買うだけで、社員はフリーソフト(ここでは、買わなくていい、っていう意味)である「アクロバットリーダー」の利用ですむのです。
 で、とにかく、画面上で読める状態を確保する。
5.画面の上にあるものは、社員個人が印刷したら「印刷したものは参考資料です」という扱いにする。実際、社員にも印刷したものが参考であることの意識を徹底する。基本は画面で見ること、ということを理解させる
6.さて、審査。そのときは、「審査は紙で、原本は紙と画面のものとが同じである保証がこのようにとれています」といって説明して、「社員は画面をみて仕事をします。紙を印刷しても、それは参考資料にすぎません」という。

 とまあ、こんなところです。
 理解できない点があれば、また質問してください。
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ご苦労様です。


ISOを取得なさるとの事ですが、ISO9001でしょうか?9002でしょうか?それとも14001でしょうか?

どちらにしても文書ファイルを保存する上で ISOはシステム上の文書の承認と他者による安易な改ざんを防ぐセキュリティと改訂履歴管理を要求しています。

それらをファイルサーバーの運用ルールだけで実現は難しいので、他の回答 投稿者の方が書いていらした Lotus Notesを使用した文書管理が私もお勧めです。ただNotesはサーバー保守運用管理と求める機能の開発に高度なスキルが必要になってきますので、Notes上に構築するそれ用のパッケージソフトを使うのがお勧めです。パッケージソフトを部分的に入れるとなるとその部分のコンサルティングも保守も一緒にしてくれるので安心です。

が、やはり金額が結構かかりますの、何をしたいのかという事をきちんと文書化して、費用概算見積もりを各社から取る形がお勧めです。私がお勧めのNotes上の文書管理パッケージソフト紹介のURLを添付しておきます。

お仕事がんばってください。

参考URL:http://www.nec-techno.co.jp/service/yari/index.htm
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ISO9001認定取得の準備ご苦労様です。


私が取得したときのことを列記します。ご参考になれば
幸甚です。
1.品質委員会委員長=社長(当然ですが)
2.諸規定は、可能な限り簡潔に簡略化すること。
  出来る規定基準を作成。無理は禁物。
3.gotohのように、電子文書化が最適です。
  最大の利点は、最新版を、品質委員会事務局で一括管  理できることです。ファイルの場合、最新版管理は、
  配布を受けた全部門が、それぞれに細心の注意を払っ  て管理運用しなければなりませんが、
  これが大変なのです。
4.最新版管理は監査時の最重要チェック事項です。
5.又、ファイルが膨大な量になりますので、場所の確保  も大変です。品質記録の量も日々増えますので、保管  スペースはいくらあっても足りなくなります。
6.人手不足は、どこも同じですから、管理運用に
  手間を掛けない工夫が必要です。
  それが成功の秘訣です。    以上
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化学系製造業の会社で、工場単位でのISO9001認証を取得しました。

5年ほど前からロータス社のノーツを使って、自社開発をして、文書そのものも電子化した形での認証を得ています。
サーバは同型機を2台準備し、データベースを毎日複製する方法でバックアップしています。
独自に開発したワークフローシステムを使って、文書の承認・公開を電子化し、公開文書はすべてノーツ経由で閲覧するようになっています。
ISO文書管理規則において、「審査を円滑に行うために印刷したもの」を除く印刷物はISO管理対象外とすると定めています。これで審査の時にはコンピュータも用意しますが、紙をISO文書として審査時に使用することが可能です。

ワークフローとしては一番融通のきかないISOに対応できるシステムを自社開発してしまったためか、その他の承認システムはワークフローエンジン部分を転用するだけでずいぶんと簡単に開発してしまいました。

開発担当者1名が1年間かかって、他のスケジュール管理や会議室予約システムを開発しながら、ISOシステムを開発しています。当時はまだ化学系製造業に対応したISO文書管理システムがなく、あったとしても数千万からの値段だったため、結局自社開発になってしまいました

いまなら、もっと簡単に市販のソフトを使って構築できるかもしれません
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↓#1 うちもISO9001です。



ただ、データでの管理は色々問題が出てきて、紙のみでの文書管理になりました。
将来的にはデータ上の管理になるとは思いますが、koyukoyuさんのおっしゃっていること以外で、どうすべきか判断の難しかった問題をお話しようかと思います。
(あまり参考にならないとは思いますが)

まず、その管理している文書(担当や部署ごとに違うはずですが)は、どの程度の人までが自由に閲覧できるようにするのか、個人ではどの程度記録を維持できるのか、
あとは、文書を受領した確認(紙上なら捺印・日付の記入など)は、どのようにするのか・・などです。
そして、実際審査の際に、スムーズに提示できるのかというのもありました。
(パソコン扱いなれてない人にはキツイし・残念ながらウチの会社にはそういうオジサマが多い)

ただ、まだ品質システムを文書化している途中のようですので、これだけは言いたい!
「手順はできるだけ増やさない」
「ルールは簡潔に」
・・・ウチは、マニュアルや手順書を難解にしてしまったため、大変な思いをしました。
実際、こちらで作成したマニュアル・手順書に沿って審査されるわけですし、込み入った内容だと、その細かなことについて指摘されます。
同業他社に比べ、ウチのマニュアルは難解且つ細かすぎ、手順の多いものだったようです。
そのおかげで、現場で何人が苦しんだことか・・・(泣)

ちょっと回答とはズレているとは思いますが、何かの参考になれば(^^)
大変だと思います。がんばって下さい。
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わたしのところではISO9001を取っています。


社員にはガイドを了承サインをもらって配ります。
その中身は、データはサーバーに保存する。(FDなど壊れても責任持てない)
パスワードは個人管理で、人に教えない/わからないようにする。
指定以外のソフトをインストールしない。
メール、インターネットを業務以外で使用しないなど。
などなど、もっと難しい言葉で書いてあります。(+_+;
サーバーバックアップは毎日とってあり、地震の少ないところへ保管業者に
1ヶ月などの単位で預かってもらっています。
コンサルタント会社が診に来て、口うるさく帰っていきます。
ちなみに、わたしの部署は情報システム部です。
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Q文書管理の改訂番号のつけ方

文書管理で改訂番号のつけ方について質問します。
当社は製造業なのですが、他社のものを見るとRev0、1、2・・・・10・・・であったりA、B、C・・・であったりなのですが、数字の場合でもアルファベットの場合でも初版には付与しないのが一般的なのでしょうか?それとも初版の場合数字なら0から、アルファベットならAからなのとかでしょうか?
初版の次が1っていうのもなんか変な感覚がするのですが、一般的な事例を教えてください。

Aベストアンサー

結論から言いますと、「文書管理規程」があれば、そこで各種文書の改廃記録をどのように記録すべきか規定しているかと思います。

ここからは「文書管理規程」がないという前提でのお話ですが、私が見てきた会社等で扱う文書については、会社や会社の中でも部門によって様々だったりしました。

例えば、就業規則などでも「初版」と「改訂日」がされているものがあったり、それなしで「発効日」のみの表記であるものであったりします。

ちなみに、一般的な社内文書かどうかは分かりませんが、私は仕事でISO(JIS)関連の社内文書(規程)をちょくちょく参照します。そこでは初版で「Ver.1.0」として、簡単な改訂であれば「1.1」のようにコンマ以下の数字を加算していきます。明文の規定はありませんが、その規程が全般的(根本的)に改訂された場合はコンマ以上の数字を変えて「2.0」などとして更新しています。

質問者の方のようにアルファベットを文書改訂コードとして取り扱っているものを見た経験はありませんが、結局のところ何らかの記号(コード)で「古→新」が分かるような取り決めで、その文書を参照する者が迷わないように統一されていれば問題ないと思います。

ようは、更新情報をどのように伝えるかです。初版、改訂日、改訂理由、初版~現在の版までの履歴、など文書管理のための情報はいろいろ考えられますが、その規程の存在目的から考えて最低限必要な情報は文書自体に記しておく必要があると思います。

まあ最善は、その規程とは別に「文書管理規程」を作って改訂時の記録事項を“どこ”に“誰”が“どの様に”といった事項を規定しておくのがベストでしょうね。

結論から言いますと、「文書管理規程」があれば、そこで各種文書の改廃記録をどのように記録すべきか規定しているかと思います。

ここからは「文書管理規程」がないという前提でのお話ですが、私が見てきた会社等で扱う文書については、会社や会社の中でも部門によって様々だったりしました。

例えば、就業規則などでも「初版」と「改訂日」がされているものがあったり、それなしで「発効日」のみの表記であるものであったりします。

ちなみに、一般的な社内文書かどうかは分かりませんが、私は仕事でISO(JIS...続きを読む

Q作業標準書、QC工程表、作業手順書の違いは?

機械加工・組立の仕事をしています
お客様から 作業標準書 QC工程表を
見せてほしいと言われることがあります
しかし 我社ではその時その時にそれらしいものを
作成して対応しています
作業標準書とは一般にどのようなもののことでしょうか?
作業標準書、作業手順書、QC工程表の違いがはっきり
わかりません
私的には作業標準書と作業手順書は同じで誰が作業をしても同じ物が効率よく成される標準の手順と考えています
ではQC工程表は検査基準書?チェックシート?・・・わかりません
皆さんはこの違いどのようにお考えでしょうか?
教えてください
よろしくお願いします

Aベストアンサー

>>作業標準書と作業手順書
同じものだと考えていいと思います。
作業手順書は手順を基本に書きますが、標準書では構成部品も記載されているようです。(手順書+図面と考えればいいかも)

>>QC工程表
工程順に記載され、各工程での検査(確認)内容が書かれます。

単純例
番号 工程   確認項目 方法  方式  記録の有無
1  受入検査  照合  目視  抜取り  有
2  加工    寸法  ノギス 全数   有
3  組立    外観  目視  抜取   無

また、工程フローも併記するのが一般です。記号例
○ :加工
∇ :保管(滞留)
◇ :検査

>>検査基準書
文字通り検査基準です。検査をするには、合格・不適合の判定基準が必要です。
その判定基準を書いたのが検査基準書です。

>>検査チェックシート
QC工程図で記録を取らねばならない工程は、検査チェックシートまたはデータシートに記録を残す必要があります。
なお、検査した後検査基準に基づき合格・不合格の判定が必要となるため、検査基準書と検査チェックシート(データシート)は一緒に作ることが多いです。

単純例 (検査チェックシート)
番号 工程   確認項目 方法  方式  判定基準  記録
1  受入検査  照合  目視  抜取り 図番一致
2  加工    寸法  ノギス 全数  10±0.1

本屋さんに行けば、具体的な記載例が載った本がいろいろあります。
立ち読みでもいいので、一度見てください。

初取引の工場では、会社概要、作業標準書 QC工程表をお出しいただくのが一般的だと思います。
また、ISO9001ではこれら規定類と記録が最重要視されます。

>>作業標準書と作業手順書
同じものだと考えていいと思います。
作業手順書は手順を基本に書きますが、標準書では構成部品も記載されているようです。(手順書+図面と考えればいいかも)

>>QC工程表
工程順に記載され、各工程での検査(確認)内容が書かれます。

単純例
番号 工程   確認項目 方法  方式  記録の有無
1  受入検査  照合  目視  抜取り  有
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また、工程フロ...続きを読む

QISO9001文書管理についての質問

組織の文書管理の中でよく見かけるのが文書の階層構造です。
(例:第4階層文書→記録文書)

そもそも文書を階層構造管理する目的はなんですか?必要ですか?

調べてみたら下のようなものを発見しましたので抜粋します


階層構造の文書体系
JSIQ9001規格は文書体系にも階層構造にも言及していないが、ほとんどの組織の品質マニュアルには品質マニュアルを頂点とする文書体系図が表示され、手順書が2~3階層に分けて作成されている。 これは94年版に「品質システムで使用する文書の体系の概要を記述すること」の要求事項(JISZ9001:4.2.1)とISO10013: 1996(3)で階層構造が推奨されていたことの名残であると思われる。 ISO10013の改定版 ISO/TR10013:2001でも「文書類の体系は階層構造で表現できる」とし、手順書をシステム手順書と作業要領書*の2段階に書き分けることを推奨しているから、規格の概念には変化はない。
しかし現実には、複雑でない手順を階層化して文書化したことによって上下の文書に重複した記述が見られ、極端な場合はほとんど同じ内容になっていることもある。 手順書以外の文書をどの階層の文書に位置づけるのかの困惑も感じられる。このような組織では階層化にこだわる理由も必要もない。


私がよく見聞きしたことの実は上のようなことなんでしょうかね…

よろしくお願いします。

組織の文書管理の中でよく見かけるのが文書の階層構造です。
(例:第4階層文書→記録文書)

そもそも文書を階層構造管理する目的はなんですか?必要ですか?

調べてみたら下のようなものを発見しましたので抜粋します


階層構造の文書体系
JSIQ9001規格は文書体系にも階層構造にも言及していないが、ほとんどの組織の品質マニュアルには品質マニュアルを頂点とする文書体系図が表示され、手順書が2~3階層に分けて作成されている。 これは94年版に「品質システムで使用する文書の体系の概要を記述すること...続きを読む

Aベストアンサー

 おおむねあなたが書かれているとおりです(私は94年版の時代からISO 9001の主任審査員をしております)。そのような経緯が大きく影響していると思いますし、当時は大企業など大手がこぞって認証取得に走りましたので、3層構造、4層構造の文書体系もそれほど重いものではありませんでした(それなりに意味のある体系でした)。

(注)品質マニュアル以外に手順書(procedures)と指示書(instructions)に使い分けるような概念の文書体系が想定されていました。

 その後、文書体系はそんなものという認識が広がって、最近の中小・零細企業までそれに倣うと身の丈に合わず、たいへん重厚なものになりすぎ、適切ではなくなってきています。

 いまの改訂された規格では(いろいろな反省にもとづいて)文書体系には言及されなくなっていますので、大企業向きの体裁のよい文書体系を作って格好をつけることもありません。書かれているように下手に階層構造にすると重複記述が増えて内容が相互に矛盾したり不一致になるケースがよくあります(とくに一方を改訂したときに他方を忘れたりすることがよくあります)。
 いまでも審査をすると文書管理のところで指摘がいちばん出やすいんです。いたずらに複雑な文書体系を作って、自分で自分の首を絞めているようなものです。そして文書管理で指摘が出るってことは、実はシステムが未熟でレベルが低いことを暗示しているんです。
 それに内容が重複するってことは、それだけの階層構造にする必要性が薄いってことでもあります。

 おおむねあなたが書かれているとおりです(私は94年版の時代からISO 9001の主任審査員をしております)。そのような経緯が大きく影響していると思いますし、当時は大企業など大手がこぞって認証取得に走りましたので、3層構造、4層構造の文書体系もそれほど重いものではありませんでした(それなりに意味のある体系でした)。

(注)品質マニュアル以外に手順書(procedures)と指示書(instructions)に使い分けるような概念の文書体系が想定されていました。

 その後、文書体系はそんなものという認識が...続きを読む

QISO9001の教育訓練について

おつもお世話になっております。
ISO9001の6.2人的資源についての質問です。
「教育訓練または他の処置の有効性を評価する」
とありますが、どのような方法で有効性を評価すればよろしいのでしょうか?
有効性を評価するには、教育計画と教育結果を示す記録が無いと評価はできないのでしょうか?
ちなみに、弊社では、必要な力量を明確にするために「スキルマップ」を作成しており、上司が仕事振りを観察して一年毎にそのスキルマップを見直し、改訂を行っております。これだけでは有効性を評価したことにならないのでしょうか?
お手数ですが、教えてください。

Aベストアンサー

#5です。

「正確に書こう」と努めたら、わかりにくくなったようです。ご質問に直接答えます。

『上司が仕事振りを観察して一年毎にそのスキルマップを見直し、改訂を行っております。』

⇒その「上司」が

・「明示した計画」あるいは「記録として残してある計画」に基づいて
・「教育・訓練を実施」していて
・「仕事振りを評価」する手段を持ち
・かつその手段が客観的にわかる
・評価結果が明示されている

という条件がそろっていれば、そのスキルマップは「教育訓練の有効性の評価」につかうことができます。

逆に言えば

・計画は上司の頭にしかない
・計画はない、いきあたりばったり
・教育・訓練は具体的に実施していない(単にOJTと書いただけならNG)
・評価手段が不明確
・評価の結果、計画どおりどうだったかが不明確

だったら、アウトです。

『有効性を評価するには、教育計画と教育結果を示す記録が無いと評価はできないのでしょうか?』

⇒そうです。先ほど書いたとおりです。

Qエクセルで文書管理がしたい

タイトルの通り、文書管理をエクセルでしようと思っています。
イメージとして各種書類に文書番号を付け、エクセルに番号・タイトル・書類のリンクを作成します。
そして、よく使う書類を直ぐに呼び出せるようにするため、エクセルの画面上に「入力フォーム」を作り、文書番号またはタイトルや作成した日付・文書のジャンルを選択し、入力することで、ワード文書・PDFなどを呼び出せたらいいなと思います。また、その入力フォームに検索機能が付けれたら更にいいなと思います。

書類が少ないうちは、データの並び替え・フォルダごとに整理しても何も問題がありませんでしたが、増えるに従い探すのも大変になるのが目に見えてきました。
初期のデータ作成の時間は膨大にかかることは分かっていますが、その後の管理のし易さや作業時間の短縮などを考えると、今のうちに何とかシステム化しておきたいと思い質問しました。
具体的なイメージとして市立図書館の検索システムのような感じです。
ちなみにエクセルは2003を使い、OSはビスタとXPの2台を持っています。後、バーコードリーダーも持っているので、エクセルで作成したバーコード(code39)を文書に貼り、管理という方法も可です。

その他、文書管理でこんな方法は便利だよというのがありましたら教えて下さい。

フリーのソフトを使っても、自作でもOKです(勉強がてら作ってみたいとも思っています)が、お金をかけてソフトを買ったり、業者に委託することはしない前提です。

回答よろしくおねがいします。

タイトルの通り、文書管理をエクセルでしようと思っています。
イメージとして各種書類に文書番号を付け、エクセルに番号・タイトル・書類のリンクを作成します。
そして、よく使う書類を直ぐに呼び出せるようにするため、エクセルの画面上に「入力フォーム」を作り、文書番号またはタイトルや作成した日付・文書のジャンルを選択し、入力することで、ワード文書・PDFなどを呼び出せたらいいなと思います。また、その入力フォームに検索機能が付けれたら更にいいなと思います。

書類が少ないうちは、デー...続きを読む

Aベストアンサー

>文書管理をエクセルでしようと思っています。
作るより公開されているものを活用しては?
http://www.excel7.com/dirtools/dirtools.htm

好き嫌いもありますが、同じように必要に迫られて色々探し、重宝して使っています。
機能ですが
・フォルダを検索して一覧表が作成できます。
・リストをダブルクリックするとファイルが開きます。
・同一(重複)ファイルが判ります。
などがあります。
ただ、Excelマクロですので、Excel2003以下なら当然行数に制限があります。膨大なファイル数になりますと処理も数時間になるでしょう。
試してみてはいかがでしょうか?

Qエクセルで図形やオートシェイプの位置がずれるのは仕方ないのでしょうか?

エクセルで図形やオートシェイプの位置がずれるのは仕方ないのでしょうか?
四角形や楕円、オートシェイプなどの図形を文書に載せると、テキストとの位置関係が必ずずれるのですが、これはなんとかならないのでしょか?
バッチリ位置を合わせたつもりでも、印刷したり印刷プレビューで見たりするとずれてしまいます。
どうすればいいでしょか。

Aベストアンサー

残念ですが、どうにもしかたないそうです。
表計算が主な機能であるため、印刷イメージや実際の印刷などでの計算はかなりはしょったソフトなんだそうです。

ただ、対処法が無いわけではありません。
印刷直前の表を、Excel標準の「カメラ機能」で画像としてキャプチャし、新しいシートに貼り付け、それを印刷することで、画面上の表示そのままの印刷が可能です。
ちょっと面倒ですけど。

Q製造における品質保証と品質管理の業務の違い

製造において品質保証課と品質管理課とでは、どのように役割が違うのでしょうか?(似てるという見解もあるようですが、あえて役割をきちんとわけるとしたら)以下は現時点での自分の認識です。

品質保証:
・顧客のクレームに対してその原因を調査し、原因をつきとめ、対策の実施や体制整備を行う。
・その中で製品の検査等も行う。
・顧客から受ける監査対応、認証機関からの監査対応
・内部監査の実施

品質管理:
・製品の検査

※ちなみに監視機器、測定機器の校正業務(社内校正、外部校正含め)はどこの部署が行うのが一般的ですか?使用する製造部署でしょうか?品質保証部が行うのはおかしいですか?
その会社が決めることというのは、承知済みですので、一般的な見地からお願いします。

Aベストアンサー

 大手メーカで品質保証の責任者を務め、その経験をいかして今は脱サラし、ISO 9001(品質マネジメントシステムの国際規格)の主任審査員もひとつの仕事にしています。

 品質保証と品質管理はかなり違います。品質保証と検査とはそれ以上に隔たりがあります。包含関係で言えば、まずやるべきことが単純な(仕事が限られた)検査があり、その検査を取り囲むようにあるのが品質管理(つまり品質管理の一部が検査です)、その品質管理をも包含するようにあるのが品質保証です(つまり品質保証の一部が品質管理です)。

 品質保証は、素人向けにごく簡単に言えば、検査や品質管理などの仕組み(システム)づくり、体制づくりまでも含めます。たとえば、品質保証は従業員の(決めごとを守るような)しつけまで責任を負い、規律よい会社の体質づくりまでカバーします。ですから品質保証は、製造部門だけではなく、営業や設計に対してもモノを言い、ある意味でその仕事の品質(出来ばえ)まで管理します。設計の基準づくりまでも目を光らせます(設計の基準そのものを作るのではなく、設計の基準が適正に作られるように管理します)。もちろん、それを守って仕事をするようにも管理指導します。

 あなたが書かれた「顧客のクレームに対してその原因を調査し、原因をつきとめ、対策の実施や体制整備を行う」は、どちらかというと品質管理に含まれるべきものです。品質管理は製品(またはサービス)に近い部分を扱うわけです。製品品質の統計的な調査・分析と改善実施も品質管理が行います。そうしたことがシステマチックに出来るように仕組み(あるいは基盤)づくりをするのが品質保証です。

 繰り返して言えば、品質保証は、仕組み・ルール・手順・基準づくりをします。なお、ここで言う品質とは製品の品質に限定されず、仕事の品質までを指します。それが品質保証なんです。ですから、品質保証の仕事はかなり経営に近い部分の仕事までするわけです。
 その一環として、たとえば品質保証では工程FMEAや設計FMEAあるいはFTAも行うような手順・基準も定め、関係部門で実施させますし、QC工程図をどのように作成すべきかのルールさえも策定します(そのルールにしたがってQC工程図を作るのは製品に近い立場にいる品質管理が行います)。
 ですから、品質保証の仕事をすると、会社の強みや弱みなどほとんどのこと(経理などは除きますが)が分ってきます。

 監視機器、測定機器の校正業務(社内校正、外部校正含め)は、かなり大手のメーカではそれを専門に扱う部門(たとえば計測機器管理部門)があったりします。そこまで行かない場合は、製造部門がやることもありますし、品質管理部門がやることもあります。
 品質保証部門は、計測機器部門や品質管理部門が管理する監視機器・測定機器が適正であることを保証できる仕組みを構築して維持します。具体的に言えば、校正基準器の管理をどうするかの決めごとをつくる、監視機器・測定機器を保管する場所の環境(温度・湿度など)基準を決める、(監視機器・測定機器を社内校正する場合は)校正要員の必要な力量を定める、校正の有効期限(あるいは頻度)を(監視機器・測定機器の種類や用途ごとに)決める、監視機器・測定機器を校正しようとしたときに異常があった(狂いが発見された)場合の処置の手順を決める…等々を行い、もちろん、それらが決められたとおりに運用されているかも適宜、巡回・監査して確かめます。それが品質保証です。

 大手メーカで品質保証の責任者を務め、その経験をいかして今は脱サラし、ISO 9001(品質マネジメントシステムの国際規格)の主任審査員もひとつの仕事にしています。

 品質保証と品質管理はかなり違います。品質保証と検査とはそれ以上に隔たりがあります。包含関係で言えば、まずやるべきことが単純な(仕事が限られた)検査があり、その検査を取り囲むようにあるのが品質管理(つまり品質管理の一部が検査です)、その品質管理をも包含するようにあるのが品質保証です(つまり品質保証の一部が品質管理です...続きを読む

QISO9000シリーズで計測機器管理要領

会社で現在ISOを取得しようとしています
上司に『計測機器管理要領(規定、手順)』を6月中旬までに作成(完成書類でなくてもよい、中間報告)しろと言われています 全然、知見がなく、どう始めて良いのやら見当もつきません 何かどこかの事例でもあれば、大変参考になるのですが…

Aベストアンサー

再度、jotarou です。補足ありがとうございました。大体の業種は推測できました。
>何かどこかの事例でもあれば・・・。
似たような参考事例では、特殊な業種であればほとんどと言って良いほど見かけないと思います。

>『計測機器管理要領(規定、手順)』を6月中旬までに作成
とありますが、今までに、このような類似した書類(規程・標準)を作成されたものは、会社にありますでしょうか? 仮にあったとしても、おそらくは、その手順どおりに行われていなかったり、方法や管理が実際とは違っていたりするもので、手直しが必要になります。また、書類が無い場合も、手直し同様なだけ時間がかかります。でも、今おやりになられている仕事は、書類が仮に無かったとしても、実際は行われ、業務が日々行われていますので、難しく考える必要はありません。
 やたらと納入先からのクレームや交換だらけは除きますが・・・。
 今おやりになっている業務で、測定するために用意された設備と計測器で、現状管理されている、そのままを一度、標準・規程として仮仕上げし、品質を保持するための管理手法を追加すれば、ご希望の書類あるいは報告ができると思います。
 会社の上司の方が、このマニュアル作成にあなたを起用したということは、相当に業務の内容を熟知していて短い時間でも作成できる責任と業務追行に適任であるということを知っていたからだと思えます。

では前置きはこのぐらいで、作成ポイントを
 1.会社の組織図を用意して、そこに責任者や役職者を書き入れてください。
もちろん、社長からです。尚、検査責任がありながら責任者として存在し、組織図にポジションが無い人がある場合は、組織図に書き入れて機能組織図とします。この機能組織図は、本当に業務が行われている組織図で、”絵にかいたモチ”ではありません。責任が明確にわかるものを作成ください。品質管理課などがあると大抵は、ISO事務局になるケースが多いですし、その責任者が品質システム管理責任者(ISO9001:1994の呼び方)となります。専務・常務がこの役をされる場合もありましょう、同一課でなくても問題はありません。

 2.次に、補足されたように、会社にある設備機器と測定器を全て抜き出してください。このときに、全部を抜き出したらきりが無い。200点以上どころが何千も、ザクザク出てくると思います。そこで抜き出し方法として、その完成品を作成するのに最も重要な品質を左右する影響度の高いものを2~5のみ記述して、準備の余裕が出た場合や指摘された場合に追加する方法で対処します。完成品の形状や種類が異なっても、それぞれ2~5種類にした方が準備しやすいです。

 3.規程や標準・手順が無い場合、先程説明したように仮仕上げ作成しましょう。また、方法や手順が違うが、規程や標準・手順がある場合は、内容を実際行われているものに置き換えましょう。
 このときの、取扱い者や管理者・責任者は 1.での組織図を参考に○○さんと個人名を書かずに、×○課課長とかの部門部署長とつするとよいでしょう。交代されても、標準・規程を修正することは必要ないですから。また、2.での機器の取扱いと管理方法を手順に記載し、そこで使用された測定器は、年に1回とか2回とか、あるいは2年に1回などの校正(機器メーカーによる較正)を記載する”設備・測定器管理台帳”を作成し、校正周期を書き込むようにします。この台帳には、会社での品質保持を行うための最低限の測定機器や設備が記載されていて、次のようなものになります。

例)
区分:計測器 社内管理番号:123456-1 設備・計測器名称:ノギス 性能・寸法:0~150mm メーカー名:○×株式会社 設置年月:○年○月 所在地:○△課 設置場所:○市○町 校正周期:1年 校正有効日:○年×月△日 

 このようなものを作成することで、大体お分かりいただけると思います。
では、測定器が故障した場合や設備が動かないあるいはそれを未然に防止するための検査についてもこの手順や規程・標準に入れることになります。
 文書の構成は、ISO9000Sでは、品質マニュアル(要求事項)7.6監視機器及び測定機器の管理(ISO9001:2000)に詳細にかかれていますが、測定器の校正や管理・検証を書くことになります。そして、規程。規程には御社の測定器や設備での大まかな事項(目的・適用範囲・責任・用語の定義管理の概要・異常を発見したときの措置等)を記述します。要領・手順。これは、実作業に携わる、取扱いや管理・保管を詳細にしたものであります。
 
 長くなりましたが、ISO9000sに必要なものあるいは、御社の業種でも必要な規格は多分、下記のサイトから入手できるはずです。
      

参考URL:http://www.jsa.or.jp/

再度、jotarou です。補足ありがとうございました。大体の業種は推測できました。
>何かどこかの事例でもあれば・・・。
似たような参考事例では、特殊な業種であればほとんどと言って良いほど見かけないと思います。

>『計測機器管理要領(規定、手順)』を6月中旬までに作成
とありますが、今までに、このような類似した書類(規程・標準)を作成されたものは、会社にありますでしょうか? 仮にあったとしても、おそらくは、その手順どおりに行われていなかったり、方法や管理が実際とは違っていたりす...続きを読む

Q「いずれか」と「いづれか」どっちが正しい!?

教えて下さいっ!
”どちらか”と言う意味の「いずれか」のかな表記として
「いずれか」と「いづれか」のどちらが正しいのでしょう???

私は「いずれか」だと思うんですが、辞書に「いずれか・いづ--。」と書いてあり、???になってしまいました。
どちらでもいいってことでしょうか?

Aベストアンサー

「いずれか」が正しいです.
「いづれ」は「いずれ」の歴史的かな遣いですので,昔は「いづれ」が使われていましたが,現代では「いずれ」で統一することになっていますので,「いずれ」が正しいです.

Qハイパーリンクをフォルダーにする方法

Word・Excelではハイパーリンクを設定できますが、ファイルに対してのみリンクを張ることができます(もちろん、本来はURLを指定するのでしょうけれど)。
これを、フォルダーにリンクできないでしょうか?
つまり、マイドキュメントのフォルダーにハイパーリンクを設定して、クリックするとマイドキュメントフォルダーが開くというものです。
どなたか、教えていただければ幸いです。

Aベストアンサー

windows98ですが、EXCELでハイパーリンクを選んで、
ファイルのところに「c:\My Documents」と入力すればできます。


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