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現在、社会人2年目で、販売の仕事をしているものです。

クレジットカードの店舗用控えの保管方法についてお聞きしたいです。
今務めている会社(小さい会社です)では、
クレジットカードの店舗控えをしっかり保管はしているんですが、
保管するだけではなく、会社ごと(visa, DC, UCなど)に分類した後、
一枚一枚わざわざ手書きでノートに書き写し、
かつその会社別の金額の累計を月ごとにだす、という事務作業をしています。

個人的には、その手書きの作業自体必要なものなのかどうかも疑問ですし、
わざわざ会社別に分類し、合計をだす必要があるものなのかと考えてしまいます。
(会社別の合計をだしても、その数字が正確かどうかは確認しません。
正確な数字は、クレジット全体の月ごとの合計のみしかわかりません。)
ちなみに手書きは大変なのと電卓で計算してミスがでるよりも
エクセルなどを使用してどうか、と提案しているところです。

他の会社ではこういった場合どういった管理のしかたをしているのか知りたくて・・・。
何かいいアドバイスあれば教えていただきたいです。
どこもこういった面倒な作業を行っているのでしょうか?
結構混み合う店なのでクレジット支払いの件数も多いですし、
できればそういた時間のかかる事務作業は簡略化できたらな、と考えています。

ちなみに、上司に聞いても、昔から決まっていることだから、としか言われません。

経営に詳しい方、うちではこういうやり方しています!など
なんでもいいので助言お願いします。

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A 回答 (2件)

控えの処理方法


1)カード会社別・日別・支払方法別にまとめる
  下のような表を作るイメージ
JCB
日 1回 2回 分割 ボ一
1 
2
3
2)カード会社から来た支払明細と照合する

こんな感じです。
ちなみに大手だと1)の作業は機械が勝手にやってくれます。
レジのカード売上額と照合してカード会社ごとに保管すればいいです。
使ってるレジの機能によって、どこまでやるか大分変わってきます。
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貴社のクレジット販売の場合、レジスターの記録はどうされるのでしょうか。


普通はそこでクレジット情報が入ると思うのですが。そうしないと現金残高が合わなくなりますよね。

よほど単純な機能のレジスターは別として、今のシステムはこの情報を自動集計しているのではないですか。そうしないと売上げ計上の処理ができないですね。

もしそうならば貴社はその売上げ情報とその控えを照合するのかということです。
もし誰かがそうしているのならば、それで誤差が出るのかをお聞きしたらよいでしょう。多分誰もチェックはしていないのではないでしょうか。
会社はおそらくシステムのクレジット売上げとクレジット会社からの支払データを必要に応じて照合しているだけではないでしょうか。
この実態を調べればその作業が必要かどうかがわかります。今まで誰もそのことを気にしてこなかったのでしょうね。

私の印象ではその控えは「99年9月分」という程度の分類で転記はしないで保存すれば十分だと思いますよ。
先輩にそれを後で見ることがどれほどあったかをまず聞いてみることですね。
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クレジットカードを使用した際には控えが発行され、その控えに「この控えは大事にとっておいて下さい」と言った文章が書かれています。またパソコンなど適度に高い買い物をした際には電気屋さんから領収書が発行されます。
私はこれら全てとってあるのですが、いつまでとっておけばいいのか分かりません。その為、控えや領収書が大量にあります。またクレジットカードの利用明細なども今までずっととってあるため、大量になってしまっています。例えば何年後かに○○の代金が支払われていないなどと、店側から連絡があったり、○○の商品について、クレジットカードの引き落としがされていないなどの連絡があった場合の証拠になるかもしれないと思い、とってあります。
購入した品物の支払いの有無が問われないのはその品物を購入してから何年後といったような法律や規定はあるのでしょうか?
ご存知の方がおられればご教示頂きたく存じます。

Aベストアンサー

カード会社の引き落としをチェックして、引き落とされていれば捨てるということでしょう。
そうすれば、基本的には1枚も残らないはずです。

 古い領収書、利用控は、クレジットカードの番号が全桁表示されていますので、シュレッダーで処理するのが安全です。
 また、複数の店舗の利用控も、店によって表示している桁部分が違ったりしますので、これもシュレッダーで処理するのが安全です。


本当に利用したものであれば、再度の請求はないはずですし、請求があったとしてもカード会社の引き落とし明細で事足ります。

カードの利用明細は、まあ2年でしょうね。


>購入した品物の支払いの有無が問われないのはその品物を購入してから何年後といったような法律や規定はあるのでしょうか?



商法522条で、商行為の時効は5年ですが、それより短い時効が他の法律で規定されていれば、それになります。
http://law.e-gov.go.jp/cgi-bin/idxselect.cgi?IDX_OPT=1&H_NAME=%8f%a4%96%40&H_NAME_YOMI=%82%a0&H_NO_GENGO=H&H_NO_YEAR=&H_NO_TYPE=2&H_NO_NO=&H_FILE_NAME=M32HO048&H_RYAKU=1&H_CTG=1&H_YOMI_GUN=1&H_CTG_GUN=1


具体的には、例えば民法173条近辺で
小売商の商品売買代金は2年
飲食店の飲食料金の場合は1年となってます。

http://law.e-gov.go.jp/cgi-bin/idxselect.cgi?IDX_OPT=1&H_NAME=%96%af%96%40&H_NAME_YOMI=%82%a0&H_NO_GENGO=H&H_NO_YEAR=&H_NO_TYPE=2&H_NO_NO=&H_FILE_NAME=M29HO089&H_RYAKU=1&H_CTG=1&H_YOMI_GUN=1&H_CTG_GUN=1

時効の起算点は、権利行使可能なときからです。
ですのでカード会社が代金を販売店に立替払いした後に来る、普通の最初の請求日が基準になります。
販売店がカード会社に伝票を送り忘れていたときは、販売店がカード会社に2年以上請求しなければ終わりなのでしょう。

カード会社の引き落としをチェックして、引き落とされていれば捨てるということでしょう。
そうすれば、基本的には1枚も残らないはずです。

 古い領収書、利用控は、クレジットカードの番号が全桁表示されていますので、シュレッダーで処理するのが安全です。
 また、複数の店舗の利用控も、店によって表示している桁部分が違ったりしますので、これもシュレッダーで処理するのが安全です。


本当に利用したものであれば、再度の請求はないはずですし、請求があったとしてもカード会社の引き落とし明...続きを読む

Qクレジットカード支払いで店控えを受け取った

先週末にクレジットカードで家電(8万円ほど)を購入しました。
で、今朝財布を整理してみると、
「手書きの領収証」(確定申告で使うので。クレジット支払の旨記載)と一緒に、「売上票(店控え)」が出てきました。
私の署名がしっかり書いてあります。

今朝お店に電話したところ、こちらに寄る際に持ってきて欲しいと言われました。
その電気屋さんはちょっと遠いので、平日は車が無いため行けません。
休日も夫の都合がつかないのでいついけるかわからない、と言うと、販売した担当者が今日は休みなので明日電話すると言われました。
なんかおぼつかない対応だったのですが・・・これ、すごく大事なものではないのでしょうか?

質問1
この店控えってどうしているのですか?(クレジット会社に提出するんですか?)
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あまりお店の人が困るようなら自転車で頑張って行こうと思いますが・・・。
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質問2
手書きの領収書をもらったときは、クレジット払いのとき貰うはずのお客さま控えって、もらえないものなのでしょうか?

なんとなく不安になってきました。

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今朝お店に電話したところ、こちらに寄る際に持ってきて欲しいと言われました。
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Aベストアンサー

いまは 店側もCAT端末を使用しているので 店側は、支払いを受けられるはずですが 店控えは基本店でとっておくものです。

以前は、クレジットカードの売上の場合 クレジットカード会社に伝票が届いた時点で処理されるので、郵送の遅れ、店側の送り忘れで支払いが遅れることもあったそうです。
郵送でのやり取りの場合 あなたが持つサインされた伝票がないとお話になりません。
とはいえ いまどき郵便でのやり取りなど・・・殆どないと思うのですが

それを踏まえて
質問1
店は 店の控えを本当は取っておいているはずです。
クレジット会社からの支払いが何かの事情で滞ったとき 必要になります。

でも 今はどこでもCAT等を使っているはずなので 店側への支払いは受けられるはずです。
それがなくても あなたが困ることはありません
もしなにか困る事態が起きたとしても店が困るだけです。

質問2
手書きの領収書を顧客に渡しても クレジットの場合お客様控えは、発行して渡さないとなりません。
クレジット会社からも店に指導というか指示されていると思いましたが・・・・

店の人は、多分お客様控えと 店の控えを間違えて渡してしまったのではないでしょうか。
今回の場合 落ち度は、すべて店にあることは、ハッキリいえますね。 

いまは 店側もCAT端末を使用しているので 店側は、支払いを受けられるはずですが 店控えは基本店でとっておくものです。

以前は、クレジットカードの売上の場合 クレジットカード会社に伝票が届いた時点で処理されるので、郵送の遅れ、店側の送り忘れで支払いが遅れることもあったそうです。
郵送でのやり取りの場合 あなたが持つサインされた伝票がないとお話になりません。
とはいえ いまどき郵便でのやり取りなど・・・殆どないと思うのですが

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Qカードで買い物。お店が控えを紛失。

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Aベストアンサー

お店なんかにいく必要はないと思います。
店がカードの控えをなくしたのはloveryさんの責任ではなく店の責任です。
 No.3の人が言うように
別に問題はありません。再度カードを使うときにマイナス伝票も一緒に貰えばそれでOKです。
 と、言いますが容易にカードをわたしてはいけません。
 私も会社でリース会社・ローン会社(JCB・マスターなど)の取引していますので今その事を聞いたら大体カードを取り扱っているお店は必ず控えをなくしたとしてもコンピューターに残っているのですからそれをまた言うのははっきり言っておかしい、と言ってましたよ。
 あまりにも店からしつこかったら無視してあなたが使っているカード会社に連絡して「○○店でこういうことがありましたけど・・・etc.」と問い合わせするのがよいでしょう。
 お店から連絡があると言う事はカードで買い物した以外にお店からアンケートや何かを書かされましたか?
 その辺もよく確かめて、また店から電話があれば「どこで私の連絡先を知った?」と問い詰めればよいでしょう。
 むやみにカードをわたさないことです。このご時世何があるのかわからないので・・・

お店なんかにいく必要はないと思います。
店がカードの控えをなくしたのはloveryさんの責任ではなく店の責任です。
 No.3の人が言うように
別に問題はありません。再度カードを使うときにマイナス伝票も一緒に貰えばそれでOKです。
 と、言いますが容易にカードをわたしてはいけません。
 私も会社でリース会社・ローン会社(JCB・マスターなど)の取引していますので今その事を聞いたら大体カードを取り扱っているお店は必ず控えをなくしたとしてもコンピューターに残っているのですからそれをまた言...続きを読む

Q店舗でクレジットお客様控えをいらないといわれたら処分しますか?

先日お客様からクレジットカード決済で、控えはいらないといわれました。
店舗控えは保管していますが、個人情報であるお客様控えを処分してといわれたので処分しようとしましたが、保管しておくべきなのでしょうか?
前職と考え方が違い、法律的にはどうするべきなのでしょうか?

Aベストアンサー

法律的には、自由にしたらいいのです。

この紙はあなたの権利があるということで、お渡ししたところ、要らないと権利を放棄されたのですから、それをどうしようと、その紙の所有の問題としては、何も問題はありません。

ただし、道に捨てたりしたら、個人情報保護法の問題などもありますからキチンと処分すべきですし、後日いらないなどといっていないという言いがかりをつけられるリスクを考えると、トラブル回避のためにとっておく方がいいかもしれません。

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Qクレジットカードの控え紛失

とある飲食店でアルバイトをしています。
今日、クレジットカードでお客様の会計を一件しました。バイトをあがって、家に帰ってから、お店から「クレジットカードの加盟店控えと会社控えの両方ないんだけど」と電話がありました。
普段控えは決められた場所にしまうのですが、そこになかったそうです。自分ではしまったつもりなのですが、正直その時のことをあまり覚えていないです。
質問ですが、この加盟店控えと会社控えを紛失した場合、どういう処理をしなくてはいけないのでしょうか。また、会社の損失は何かあるのでしょうか。
明日の出勤時に、処理をするように言われてしまいました。

Aベストアンサー

それならもちろん、とある飲食店で聞いてください。

聞けない理由があって第三者も共感できる内容なら回答がもらえると思いますので補足するといいですよ。


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