【結婚式二次会】出欠席締切後の人数の増減

結婚式二次会の初幹事なのですが、予定人数が90人のところ、7/24の締切日過ぎて出席確定が72人だそうです。（出欠確認は新郎新婦です）
締切後の出席もOKにしています。
お店は70人～100人のところなので大丈夫です。

あと三週間なのですが、90人の予算で組んでいたので新郎新婦の希望の演出（ケーキカット）を削るか、希望のゲーム（オリジナルビンゴ）の景品を削るかですが景品を削るとビンゴなのにとても貧相になりそうです。
（徐々に準備しはじむてしまってます）

二次会幹事経験者または二次会をした既婚者の方に質問です。締切後どのくらい人数が増えましたか？
他の友人の二次会では締切後70人→90人に増えたということを聞いて、このまま90人で組んでしまっても良いか悩んでいます。

因みに会費を上げることはできません。
宜しくお願い致します。

No.3 ベストアンサー 回答者： lukia52_52 回答日時： 2011/07/26 23:05

９０人の予定が７２人・・・それだけ参加の確約があれば十分なのでは？

人望あるのですね。
料理などは７０名でよいのでは？
減ることはあっても、増えることは珍しいですよ。
それに突然くるなら、食事しようと思ってこないでしょう。
お店は直前に減らすことにはできないといいますが、増やすことは追加料金を払えばやってくれますよ。
いくらでも・・・そうしたお店は毎日アラカルトの料理の注文に対応しているのですペペロンチーニくらい軽く作れます。

さて、余興やビンゴにかかるお金は新郎新婦が用意するものではないのですか？
ケーキはともかく、ビンゴはね・・・
私が企画した二次会の時には、新郎新婦の方からビンゴの景品代として７万、もし赤字が出たらもちろん自分たちが負担するからって言ってくれましたよ。

No.2 回答者： komakiti29 回答日時： 2011/07/26 19:30

幹事ご苦労様です。

幹事は未経験ですが、会場スタッフ側の立場からアドバイスさせていただきます。

出欠席確認ができていない人がどの程度いるのか分かりませんが、人数が増えるとしたら、出欠席の返事をまだ頂いていない人くらいでしょうね。
欠席の返事を出した人が直前に出席になる事はめったにないと思います。
それよりは、出席の返事を出したけど、体調不良や急用で直前に欠席になる人が出る可能性のほうがよほど高いと思います。
７２人の出席しか確認が取れていないのに、９０人で組む事は無謀としか思えません。

料理の質と量は減らせないという事ですが、通常パーティー料理というのはビュッフェ形式でも料理金額×人数という形だと思いますが、違うのですか？
９０人のつもりで料理を出して、予定通り７０人程度しか参加しなかったら、質はともかく量は確実に多くなりますよ。
取りあえず、一般的な料理金額×人数の形だと仮定してアドバイスします。

素直に、料理は７０人でお店側にお願いします。（７２人でも、ドタキャンを想定してあえて７０人で）
人数が増える事で料理が足りなくなる事が心配なら、万が一料理が足りなくなった場合、何品（何皿）か料理の追加が可能であるかお店側に確認しておくといいでしょう。
１００人収納可能な規模のお店なら、簡単な料理なら追加可能と言われるのではないかと思います。
飲み物は、フリードリンクではないのでしょうか？
フリードリンクならフリードリンクのみ予約人数ではなく、当日出席した実人数で対応してくれるはずですから、お店に確認して下さい。
フリードリンクでなかった場合は、ドリンク代が予想を越える可能性がありますから怖いですね。
あとは、ビンゴを全員に当たるように考えているのなら、最低額の景品の数だけ多めに用意しておけばいいと思いますが…。

以上で予算を組みなおし、ケーキカットやビンゴに当てる予算が捻出出来ないようでしたら、新郎新婦に相談するといいでしょう。
予算が足りないならとケーキカットを諦めるかもしれませんし、新郎新婦から二次会用にいくらか出してくれるかもしれませんし…。
二次会は、ドタキャンが怖いですから、キツキツで予算を組みすぎると不足が出る恐れがありますよ。
ドタキャンで不足が出たと新郎新婦に言い出せなくて、不足分を幹事が負担している事もありますし、終わってみて予算が足りなかったと新郎新婦と幹事でもめている事もあります。
ですから計画は、少し予算が余るくらいで計画するといいですよ。

今の状況なら、７０人で予算を組む事をお勧めします。
お店側は、料理の人数の変更も増える分には直前まで可能だと思います。
１０人以上参加者が増えるようでしたら、また増やせばいいだけの事だと思いますよ。

No.1 回答者： Gletscher 回答日時： 2011/07/25 23:37

確定人数で予算を立てるのが常識です。

「取らぬ狸の皮算用」ですか？
料理の質を落とせば良いのじゃないですか？
23%削ればいいんですよね？

この回答への補足

ご回答ありがとうございます。

新郎新婦から会費を安くしてほしいとの要望があり、お店にかなり交渉して料理や飲み物を決めたのでこれ以上の値下げの要求や質を下げるのは望めないです…。

また約半数は二次会から出席なので量もこれ以上下げられません。

補足日時：2011/07/26 00:03