聞く体勢に入る前に要件を言う人への対処法

以前質問させていただいた内容と重複しますが、まったく改善がないので、どうしたらよいかわからずに質問をさせていただきます。
質問番号：6897295
http://oshiete.goo.ne.jp/qa/6897295.html

業務でペアを組む後輩のことですが（年上の後輩にあたります。会社の業務では私が１５年経験し、後輩は２年目です。）、呼びかけと同時に要件を言い出すのでまいっています。

後輩「rie1979rieさん業務上の書類ですがコールセンターから周知の連絡が入りましたが、先日の会議の決定とコールセンターからの連絡どちらが正しいのでしょうか？」というように言ってくるので

私には「rie1979rieさん○×＠＄＃％＆＃＊＆％センターから周知の連絡が入りましたが、先日の会議の決定とコールセンターからの連絡どちらが正しいのでしょうか？」というようにしか、情報が遮断されて聞こえるので、聞き返しても、途中の部分から繰り返してくれず、結局仕事に支障が生じお互いにストレスになってしまいます。


こちらが聞く体勢に入る前に言われても耳に入らないと何回も何回もお願いし、入らないと仕事にならないと叱りもしましたが、結局、仕事がうまくまわらず、お客様に迷惑をかけることが多々あります。


いくら、叱ってもいくらお願いしても効果がないので、どうしたらよいか途方にくれています。皆様のアドバイスをお待ちしています。

No.2 回答者： lumiheart 回答日時： 2011/12/11 23:26

１　ストップと叫び話すのを止めさせる

２　何時、誰から、何処へ、何を．．．．
　（所謂５Ｗ１Ｈの内容を一つづつ聞きなおす
ただそれだけ
聞き返すのも最小限で済む
別に悩む事でも無し

一般的に部下は５Ｗ１Ｈに纏めて報告する事に慣れていない
つまりチャランポランな報告を受けざるを得ない
「習うより慣れろ」
部下に慣れさせればそれで済む

報告と確認を同時にこなす
業務上の書類って何月何日の何の書類？
コールセンターからの周知って何月何日の周知？
先日の会議って何月何日の何の会議？
コールセンターからの指示と会議の議事録の何処にどのような相違がありますか？
などと自分にとって必要な事のみを聞く

１１０番や１１９番通報とかした事有りますか？
概ね以下のような会話になります
会話の主導権は常に受側にある

「火事ですか？救急ですか？」
”こここ交通、、じじじ事故です”
「場所は？何町ですか？」　＜何処ですか？とあいまいに聞かない
”ココの住人ではないので分かりません”
「周辺に大きな建物、商店とか見えますか？」
”ショッピングセンターが見えます”

コツは余計な事を言わせない
自分にとって必要最小限を聞く
相手の話したい事の多くは自分にとっては不要な事が多い

No.1 回答者： toteccorp 回答日時： 2011/12/11 20:23

聞かずに紙に書いてもらっては。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございました。

お礼日時：2011/12/11 23:44