ビジネス文書 敬称について

教えてください。

たとえば、総務部長宛に送るメールのあて先は「総務部長○○様」で良いと思うのですが
他部署の上司へ参加メンバーなどを送る際に、総務部長や課長の名前を記載する場合
敬称はいらないのでしょうか？

(1)のように記載し、ccに営業部長・課長を入れた場合失礼になりますか？
(2)のように様を入れたらおかしいですか？（他社宛ではいれないのはわかっていますが社内も？）
(3)でも大丈夫でしょうか？

もしくは他に書き方があったら教えてほしいです。
考えすぎてよくわからなくなってきました・・・。

よろしくお願いします。

(1)＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
総務課長○○様

参加者は下記のとおりになります。

・総務部長　○○○○
・営業部長　○○○○
・営業課長　○○○○
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

(2)＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
総務課長○○様

参加者は下記のとおりになります。

・総務部長　○○○○様
・営業部長　○○○○様
・営業課長　○○○○様
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

(3)＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
総務課長○○様

参加者は下記のとおりになります。

・○○総務部長
・○○営業部長
・○○営業課長
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

No.5 ベストアンサー 回答者： hakobulu 回答日時： 2012/08/24 18:04

最初に、今、出所をちょっと確認できませんが、国の公的文書作成基準では「○○局長△△」という表現が例として挙げられていたと思います。

これを基にした場合、「総務課長○○様」という宛名の書き方は正しいとお考えになって良いと思います。
たしかに役職は敬称になり得ますが、宛名として扱う場合、役職名の後に名前を記すなら「様」をつけるほうがむしろ自然です。
「殿」でも良いでしょうが現代では、若干硬い、あるいは偉そうな印象を与える懸念があるでしょう。

参加者の名前の書き方ですが、どのようなイベントであるのかによって若干異なってくると思います。
社長なども出席して行なわれる仕事関係の会議などへの参加であれば役職を重視して、（１）のように「総務部長　○○○○」とするのが良いでしょう。
この場合、（２）のように「様」を付ける必要はないと思います。
「総務課長○○様」という宛名とは異なり、単に参加する個人（の名前）が特定できれば良いだけだからですし、役職名を冠しているため（丁寧とは言えないまでも）礼を失していることにもなりません。
付けないほうが、「（総務部長である）○○という人物」が参加します、という意味になり引き締まった印象を与えることができます。
丁寧さよりも厳格な印象を優先するとでも言いましょうか。
ただし、宛名の場合には、メールを受け取って（処理して）もらうという手数を相手に掛けるわけなので敬称は必要になるというわけです。
この意味では、仮に宛名で「○○総務課長」と記す場合でも「様」は付けるほうが好ましいと思います。
一方、何かのレクリエーションとか飲み会などの仕事が絡まない場合には（３）の「○○総務部長」が最適でしょう。
敬意を示しながらも「○○さん」と同じニュアンスになるため、堅苦しい印象は薄まるものと思います。
　　　　

No.4 回答者： tako-chun 回答日時： 2012/08/24 16:57

No.1 です。

＞実際のメールの文章は「なります」ではなく「総務部からは下記のとおり申し込みいたします。」と書きましたが、
これも「総務部からの参加者は下記のとおりでございます」で良いのでしょうか。

良いと思います。丁寧さでいうと「総務部からは下記のとおり申し込みいたします。」のほうが丁寧です。
より良い印象を伝えるためには、「当日は何かとお世話になると存じますが、何とぞよろしくお願いいたします。」など、配慮の言葉を付け加えるとより丁寧な印象になると思います。

＞また、その文章の前には「以前から連絡をいただいていた○○の件に関し、」と記しましたが、
続く文章が「～～ございます」でもおかしくないでしょうか。

こちらに関しては文面の内容がわからないので、なんともいえないのですが、ひとついえるのが、「～でございます」に限らず、文末に同じ表現が複数回使われていると文章が単調になってしまいますので、「～と存じます」「～していただけますようお願いいたします」など、場面に応じて使い分けていくことが大切だと思います。

No.3 回答者： kamobedanjoh 回答日時： 2012/08/24 16:34

役職の後に長が付くとき、既に敬称と成っている。

従って、宛先の末尾の様は見苦しく、不敬。
職場での呼びかけには『所長さん』、『課長さん』などよく耳にするが、本来『さん』付けは無用。
市役所などからの個人宛文書には『殿』が付けられていたが、近年は柔らかく『様』に代えられた。

以上のことから（１）、（２）、（３）とも誤り。
但し、公文書などでは、宛先の後に、慣用的に『殿』が用いられている。

この回答へのお礼

お礼が遅くなりすみません。
回答ありがとうございました。

お礼日時：2012/10/23 17:56

No.2 回答者： key00001 回答日時： 2012/08/24 16:22

各社の慣習的なモノがあるとは思いますが、役職の後には「殿」を付ける企業が多いかと思います。

例）〇〇部長殿

確かに役職が敬称なので、敬称は不要と言う考え方もありますが、宛先などで「〇〇部長」としてしまいますと、何か偉そうと言うか、愛想が無い感じはしますので。

しかし役職が敬称であるから、「様」では無く、普通は同輩や目下に使う「殿」と言う、やや敬意が低い敬称を用いると言う解釈を聞きました。

私の場合ですと、社内文書なら下記の様な感じにしますよ。

「〇〇 総務課長 殿

参加メンバーは下記のとおりでございます。

・総務部/〇〇部長（殿）
・営業部/〇〇部長（殿），〇〇課長（殿）」

「営業部長」，「営業課長」と連ねるよりは、部署毎に括った方が、読みやすいと思いますよ。
ビジネス文書は「シンプル イズ ベスト！」を心がけて下さいね。

（ ）内の「殿」は、どちらでも良いと思いますが、私は省きます。
やはり読みやすさ・簡潔さを重視で。

職位上位者を「参加者」呼ばわりするのも、ちょっとだけ憚ります。
しかし「会議に参加なさる方」などと書くと長ったらしいので、「メンバー」として語感を少しマイルドにしたり、「ご出席者」などにします。

この回答へのお礼

とても参考になりました。回答ありがとうございました。

お礼日時：2012/10/01 16:58

No.1 回答者： tako-chun 回答日時： 2012/08/24 14:57

部長・課長などの役職がそのまま敬称ですので、"様”をつける必要はないです。

となると解決策は2点です

（2）から"様"をすべて省くこと

（3）宛名の「総務課長○○様」を「○○総務課長」で統一すること
※ちなみにムリに名前を入れずに、総務課長、総務部長、営業部長、と役職で統一することもできます。

また、参加者は下記のとおりに「なります」という表現ですが、この「なります」は誤った表現です。基本的に「なります」というのはたとえば今は課長ですが、来月昇進して部長に「なります」あるいは、あと30分で12時に「なります」というように、今の状態から将来違う状態になる、といった場合に使います。

したがってこの場合は、参加者は下記のとおりで「ございます」が正しい表現です。

メールといえども、ビジネス文書です。難しいと思いますががんばってください。

この回答への補足

「以下のとおりとなります」の使い方ですがファミレスやコンビニなどで聞きなれているからか、
正しい敬語ではないことを今はじめて知りました。

当たり前のようにメールの文面に使っていたので恥ずかしいです。
教えていただいてありがとうございます。

実際のメールの文章は「なります」ではなく「総務部からは下記のとおり申し込みいたします。」と書きましたが、
これも「総務部からの参加者は下記のとおりでございます」で良いのでしょうか。

また、その文章の前には「以前から連絡をいただいていた○○の件に関し、」と記しましたが、
続く文章が「～～ございます」でもおかしくないでしょうか。

質問ばかりですみませんが、よろしくお願いいたします。

補足日時：2012/08/24 15:43