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お世話になります。

この度転職をし、未経験で事務職に就きました。
小さな会社で、事務は私一人、雑用から経理・総務・書類作りまで一人で行います。
仕事内容は幅広く、お金やお給料のことなので基本的にミスは許されません。
事務については社長も把握しておらず、事務員一人のみが把握しているようです。

現在入社して1週間であと1週間は前任者が引き継ぎをしてくれますがそれからは全くの一人です。
そのため、日々の業務について教わるとともに、月末月初の処理、給与処理からさらには決算補助まで日々様々なことを教わります。
メモはしていますが、次から次に新しいことを教えてもらい行い、さらには違う業務を頼まれたり、前任者が思い出すごとに今現在の取り組んでいる業務とは関係ないことを教えてもらったりという感じです。
前任者の人が悪いわけではなく、時間がないからそうなってしまい、また本当に時間がなくメモの時間も十分には取れないという感じです。
全ての資料は綺麗にファイリングされておりますが、仕事の幅が広く物理的にもかなりのファイル(30以上?)を一人で管理し、適時適切なファイルを参照し、適切なファイルに保管し、それをパソコン上の様々な管理ファイルに記録し、また事後処理も適切に行う必要があります。

私も精一杯頑張っていますが、一つのことができるようになってもそれに関連するある処理を忘れていたり、また初めて行うことは事前に丁寧に教わったのにミスが多かったり、簡単なことにもすごく時間がかかったりという状況です。
あと1週間で一人になると思うと不安です。

なので、休みのうちに、
・教わったことをまとめなおす
・わからないことをまとめる
・ある業務に対して行う処理をリスト化する
を考えています。

これ以外でやるべきことを教えてください。

また、初めて事務に着いたときや一人事務にどのくらいで慣れたでしょうか?
さらにどのようなことに気をつければミスはなくなるでしょうか?

それらを教えて貰えると幸いです。
よろしくお願いします。

お金やお給料のことで社員や会社にとって大切であると共に、取引先からの信頼を失うわけにもいきません。
また、きちんとやるのが当然ではありますが、社長が神経質なのでさらに失敗してはいけないという思いがたかまっています。

会社の性質上クビもあり得、恐れおののいています。
年齢や今まで職歴が多く短いので長く続け実力もつけたいです。

gooドクター

A 回答 (8件)

事務員4年目です。

2ヶ月で前任から引き継いだ後は一人事務
に加え、一部分の事務仕事をやってる先輩に教えたりチェックしたり
(この先輩が周囲が認める無能なのでこうなった)です。

切手と収入印紙の区別もつかない者だったので
半年ぐらいは考えながら自作マニュアルを見ながら
なのでトロ過ぎて休日出勤したり でした。
1年ぐらい経った頃には、余計な書類を省いて効率化を考える程度
2年経った頃には、最初2日ぐらいかかってた事が3時間で終わる程度
(いつも時間をはかりながらやってる)

>適時適切なファイルを参照し、適切なファイルに保管し、それをパソコン上の様々な管理ファイルに記録
事務仕事はリンクさせなきゃいけないところがとても多いですね。
言い換えると、リンクと金額と書式が合ってればそれでいい。

私は完成した書類をコピーして注釈を書きまくる というマニュアルを作りました。
とりあえず書式が正しければ、自動的に計算間違い等も判明すると思ったのでね。

>さらにどのようなことに気をつければ
どうしてこんなにあっちこっちに書かなきゃいけないの?
と最初は思っていましたが、書く必要があると理解出来たら抜けはなくなり
なくてもいい書類がある事に気付いて省きました。

今は前任がやってた事をなぞるしかないでしょうが、その内
得意な事と苦手な事 がわかれて来ると思います。
苦手をどう克服するか、どう気付くかが問題で、
その為には教えを乞える人を確保していなければなりません。

多分あなたには社長さんしかいないでしょうから、
細かい事ばかり言う、クビの恐れがあるからと、避けがちになるのは不利でしょう。
事務仕事の細かい部分は分からなくても、基本的な考え等は教えてくれるでしょう。
何といっても経営者ですからね。

私は左利きで電卓が使えない(一般の電卓は右利き用)、2桁の暗算も出来ない
という、事務員としては致命的なものがあり、社長に相談したら
「お前はパソコンが得意だろ エクセルでも何でも使え」
と言われて、エクセルを多用してどうにか出来ています。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
お礼が遅れてしまいすみません。

未経験から一人事務員になられた方のご意見なのでとても参考になりました。
やはり初めは苦労されていたんですね。
私も一人になり今苦しいです。

一人事務員だからこそ社長とコミュニケーションを取らなければいけないというのはごもっともですよね。
社長があまり社内におらず中々話す機会がないというのと、どうも怖いという気持ちが先行しています。
自分に嫌気が差しますが頑張っていかなきゃですよね。
憂鬱ですが、なんとかやっていきたいです。

お礼日時:2012/10/18 19:08

ご相談者さまは、細やかで、きちんとされていらっしゃると思います。

お仕事は、その調子で、進めていらっしゃれば、必ず上達されます。経営者に対する不安がおありのようですが、積極的にコミュニケーションを取り、良き相談相手になってもらうように仕向けられると、自然と苦手意識がなくなることでしょう。
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白根敦子

職業:転職アドバイザー

NPO 日本プロフェッショナル・キャリア・カウンセラー協会 理事
大学卒業後、外資系下着メーカーで5年勤務後、プロフェッショナル・キャリア・カウンセラー®として独立。
協会としての監修本として「30代40代の転職 採用される履歴書・職務経歴書」「30代40代の転職採用される面接テクニック」「再就職で自衛官のキャリアを生かすには」があります。 自分らしく働きたい人、仕事を通じて自分の夢を叶えたい人に具体的な行動をアドバイスしています。独自のステップで、キャリアを分解、再構築していくステップは、高評価をいただいています。 こんなご相談にお応えします。「職場環境はいいけれど、お給料が不満。もっと上げてほしい」「スキルアップできる仕事に転職したい」 「小さい頃から憧れていた職業にチャレンジしたい」「結婚を機に正社員になりたい」「主人の転勤に伴い、転職しなければならなくなった」 ご自分でもっと、在りたい姿に近づくために、作業していただくツールをご用意しています。 職務遂行能力について顕在化するテスト、キャリア棚卸シート、天職探索シートなどがあります。お気軽にご相談ください。

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※お問い合わせの際は、教えて!gooを見たとお伝えいただければスムーズです。

専門家

企業研修講師、キャリアアドバイザーをしております。


とてもまじめで、完璧に、誠実にお仕事をしようという
社会人の、事務員の鏡のような姿勢、すばらしいですね。
尊敬申し上げます。

そのうえで、アドバイス申し上げます。

まず、それだけ一生懸命してもいらっしゃるので、
あとは、
心身の健康に充分留意なさることを、おすすめします。


そして、失敗は仕事につきものです。
肩の力を抜いて、程よいリラックス感をもちましょう。


今後、お一人ですべての業務を遂行するのが
難しくなってきた場合は、
早目に社長へ相談なさることをおすすめします。


すべての最終責任者は、代表取締役(社長)です。

ぜひ、悩みがなくても、
今後は事務業務の様子を、都度、社長にご報告なさるのも、会社のために良いことですので、
「報告・連絡・相談」を、こまめになさってみては、いかがでしょうか。


働きやすい職場になるといいですね。
応援申し上げます。
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中川裕美子

職業:研修講師

人材開発コンサルタント、研修講師、キャリアアドバイザー、ヒプノセラピスト、地域創生コンサルタント。有限会社SONORI 代表取締役。会社は東京都中央区銀座、自宅とHealingのSalonは、山梨県北杜市小淵沢の八ヶ岳エリア。都会と田舎の二地域活動を実践する移住・田舎暮らしアドバイザーとしても、活動をしています。

●有限会社SONORI HP
http://www.sonori.info

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結論から申し上げます。


①教わったことをまとめなおす
②わからないことをまとめる
③ある業務に対して行う処理をリスト化する
上記3つは、とてもよいことだと思います。
加えて、①では、カテゴリー毎に分類していくとよいでしょう。月次決算とか給与処理とか。
③では、使用するファイルやPCデータを記載して、マニュアル化するとよいでしょう。
出来れば、そのマニュアルを前任者に見せて、確認しておくとなおよいでしょう。
前任者とは、良い関係を保ち、わからないことを退職後も聞けるように、保険を掛けておくとよいと思います。これは、保険であって、出来るだけ聞かないことがベストです。
重要なお仕事に携わることにやりがいをもって、新たなお仕事に励んでください。難しい仕事であればあるほど、差別化ができて、会社に大切にされると思います。
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鈴木康浩

職業:転職アドバイザー

私は、人事総務・人事コンサルタント業務で30年のキャリアがあります。
 1部上場不動産会社で11年、外資系宝飾・時計ラグジュアリーブランド企業で8
年、
 現職人材紹介業を開業して11年です。
 採用・労務・人事制度に通じています。特に、採用関連に関しては、約6000名
を採用
 面接し、300名を採用した経験があります。人材紹介業においては、1500名
と面談し、
 コンサルテーションを行ってきました。お客様の様々な困難やトラブルに対して、
人的な側面から
 的確な回答をしたいと思います。

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書いてある通りにやれば大丈夫です。


後は、焦らない(パニックに)ように落ち着くいてやるということです。

僕も仕事が遅いと言われ(実際に遅いです。)が速くするように自分でしないと早くできないといわれました。
そこで焦らないということです。
焦れば、ミスを呼びパニックになります。
パニックになればさらにミスを呼びますから。

僕もそうなんですが、前任者さんがいなくなったあとどうしようと不安になりますが
いなくなったら、以外と慣れるの早いと思いますよ。
前任者さんがいると甘えてしまいますし
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
お礼が遅れてしまいすみません。

お礼は遅れてしまいましたが、回答は頂戴したときに読ませていただきました。
まず週明けにその通り行い、また退職する日にもその時点でわからないことを聞きました。

現在は前任者は退職してしまい、不安に押しつぶされそうな気持ちではありますがなんとかやっています。
ご指摘の通り焦りやすく、また焦ると失敗し、失敗するとさらに焦るという悪循環ではありますが、そこも含め克服して行けたらと思っています。

本当に不安ですが頑張っていきたいです。
似たような方からのアドバイスでとても心強かったです。
どうもありがとうございました。

お礼日時:2012/10/18 18:47

前任者の電話番号やメールアドレスを聞いておく。

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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
回答が遅れてしまいすみませんでした。

一応前任者は社交辞令かもしれませんがわからなかったら電話してもいいよと言ってくれました。

アドバイスありがとうございました。

お礼日時:2012/10/18 18:40

>これ以外でやるべきことを教えてください。



前任者ととにかく仲良くなっておくことですね。
そして、いざという時はその方とプライベートで
電話でやり取りできるくらいになっておけば、
困った時でも、様々なアドバイスがいただけます。

>どのくらいで慣れたでしょうか?

1年に1回しかでてこない業務もありますから、
そういう意味では1年かけて引き継ぎしましたね。
前任者もたまに事務所に遊びにきてくれたり
しましたし。

>さらにどのようなことに気をつければミスはなくなるでしょうか?

もう一度、別の目で見直すことですね。

それと、わからないことで専門的なことは、
前任者以外に聞ける場所を作っておくことです。
労働保険関係なら職安や基準監督署、
社会保険なら社会保険事務所、
税務経理関係なら、顧問税理士や税務署などです。
会社独自の決めごとは社長にいちいち確認すればいいですが、
なんでもかんでも前任者に聞く前に、
自分で調べる癖もつけておかないと、
相手だって嫌気がさしますから。
とにかく、分からないことがあったら足を運んで
いろいろと自分で聞いたり調べたりするように。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございました。
お礼が遅れてしまい、すみません。

前任者は退職してしまいました。
仕事の内容は大まかには掴めましたが、ところどころわからない点もあります。
社交辞令かもしれませんが、前任者はわからなかったら電話をしてもいいよと言ってくれてはいます。
また、周囲の人もよくしてくるているのでなんとかなっています。

とても不安ですがやっていかなきゃなと思っています。

親切にいろいろありがとうございました。

お礼日時:2012/10/18 18:28

> これ以外でやるべきことを教えてください。



しっかり休養をとってください。

> また、初めて事務に着いたときや一人事務にどのくらいで慣れたでしょうか?
> さらにどのようなことに気をつければミスはなくなるでしょうか?

最初のうちは失敗するものです。
新人が失敗しても、致命傷にならないように対策するのは上司の仕事です。
あまり神経質にならないことが肝要です。

> 社長が神経質なので

本当に神経質なら、新人一人に任せきりにするようなことはありません。

> 会社の性質上クビもあり得、恐れおののいています。

あなたを解雇すれば、その会社はたちまち困ってしまいます。
代わりの人を雇ったとしても、まったく白紙の状態から業務を組み立てる必要が出てきますから。
相手の立場になって考えてみれば、それぐらいは簡単に想像がつくはずです。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

短絡的になると共にかなり焦っていますが、休みもしっかりとります。

社長はある点おおらかですが、一方細かいことが異常に気になるようです。
私は鈍臭く、また気を付けてはいますが、いい加減な面があるので困っています。
あと、一人事務員ではありますが、クビもあり得ます。
事実、以前クビになった人もおり、早々新しい人を採用し、その前の人にお願いし引き継ぎを行ったそうです。
私の場合も前任者は臨月で円満退職、今後専業主婦になり働かないと言っていたのであり得ます。
また、クビになった人だけでなく、長く続けた人も社長と折り合いが悪かったりしたらしいのでそこも不安です。

とにかく土日は休むと共に火曜からに備えます。

お礼日時:2012/10/07 10:52

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