残業時間に関する業務改善について

Question

現在私の職場では残業時間の規制が強くなり、月40時間を超える残業をした者については何らかのペナルティを課せられるという規定が定められそうな風潮となっています。
現時点でも、私の所属する部では、定例ミーティングの際に残業時間が多い者は指名があり、改善の指摘を受けるといった施策が実行されております。

私の所属する部はいくつかのチームに分かれており、業務内容としては経理処理等を請け負っているのですが、その中でもあるチーム（私の所属するチームです）のみ、格段に業務量が多く、チーム内の人数では普通にこなしていてはとてもペナルティ者を出さずに毎月を終えることが難しい状態です。

現状、「チーム毎で業務量が大幅に違うのに我々のチームだけペナルティを受けるのはおかしい。」というチーム側の意見と、「残業時間削減は社をあげての方針なのだから、工夫を改善を持って対策してほしい」という部長、ひいては会社全体の意見が対立している状況です。

この状況を少しでも改善すべく、「チーム側の残業時間削減」を主軸とした、本件への改善計画を練っているところです。

そこで、皆様にはこういった現状を鑑みて、有効な打開策や、過去に似た状況を改善出来たという経験談等があれば、是非お教え頂きたく、投稿させていただきました。
業務内容がはっきりしないと回答も難しいかとは思いますが、一般的な社内業務において、現状の改善に繋がるアイデアを頂戴出来ればと思っております。

どうぞ宜しくお願い致します。

denbee · Accepted Answer

まず「業務量が多くて定時内ではこなしきれない」
という意見が事実なのか検証する必要があります。

１）そのチーム（仮にチームAとします）が請け負っている全ての業務をリスト化する
２）業務リストの各作業について、業務を終わらせるために必要な時間を確認する
３）その上で、チームAの業務を終わらせるために必要な総時間を割り出す
４）そのチームの標準作業工数（そのチームの人数×定時（例えば８H）の作業時間）を割り出す
５）３）と４）の差が、そのチームに足りない作業工数となる

５）の時間があまりにも多すぎる場合（例えば、８Hを超える場合）は、明らかに人員が不足しています。
例えば５）が８Hであれば、人を一人追加すればこの状況は解消できます。
しかし、大抵の場合は、人の増員は中々認められないので、次は作業の取捨選択を行います。

作業リストを見直し、作業の分析を行います。
A)その作業は本当に必要なのか？
　　・過去やっていただけで、現在必要のなくなった作業もあると思われるため、そういうものは作業リストから外します
B)その作業は本当にチームAが行わなくてはいけないものなのか？
　　・他のチームでも可能ならば、他へ割り振ります
　　・他のチームで重複した作業を行っている場合は、そのチームに作業を移管します
C)ABC分析で、優先的に効率化を検討する作業を選択します。
　　大抵の場合、時間を多くとっている作業の効率化を進めたほうが、作業時間の削減は大きくできます。
　　（５Hかかる作業を10%効率化するのと、１Hかかる作業を30%効率化するのでは、前者のほうが効果が大きい）
　　選択後は、以下の観点で作業内容を分析します。
　　　・無駄なことを行っていないか？
　　　・ツールなどを導入して効率化できないか？
　　　・PCなどのプログラムで作業を自動化できないか？
　　　・他部門との連携において、何か工夫ができないか？
　　→このあたりは、書籍などを読んだ方が詳しく具体的に書かれています。

こんな感じで作業の効率化を進めればよいかと思います。

kankanka8322 · Answer

それなら残業を減らすべきとする本社側の人間に、「どうしても無理だから、とにかく現場の意見を聞いてほしい。改善点があればご指摘頂きたい」と交渉しましょう。
そして本社側の人間と面接なりしてもらって、現状を訴えましょう。
理想通りにはいかないのが現場です。
そんな簡単な問題ではない、今日明日に改善することは難しいということを本社側の人間に分かってもらいましょう。

birdman007 · Answer

以前にシステムエンジニアの友人にも相談されました。このような場合は、会社で規定に引っ掛からないところまで働いて、残りの仕事は家に持ち帰って分担して行っていると聞きました。

解決方法も限界があり、数字上の規定もあり、非常に難しい状況だということは察します。

現在は、ラインとかもあり、チーム制の仕事なら連絡取り合いながら、何とか可能なのかなと思います。ただ、家でやるので正規の申告は出来ず、残業代とかの対象にはならないそうです。そこがデメリットです……。ただ、業務の完成には、この方法しかないはずです。

後は、やる人の目的かなと思います。お金なのか、完成させたいという充実感なのかですね！

shirokuma2014 · Answer

皆で協力しあって、意見を出し合って残業を減らそう！という形になってこないのを見ると、
会社として終わり始めているというか、ペナルティありきで進んでいる感が拭えませんが…(^^;

A. とにかく頭を下げて(物や食事などで釣って)、他チームの協力を仰ぐ。

B. 自分たちにしかこの仕事はできない。あなたには任せられない
　　と意固地になっている部分がないか？

C. 残業時間をしないような手を抜ける所は抜く
　　→ これをやると終わり始めますが、その前に異動などがかかればOK!?

D. (わからないように)少しでも他部署に負担が行くような進め方をする
　　→ これもある種最終手段のような

thashi777 · Answer

＞チーム内の人数では普通にこなしていてはとてもペナルティ者を出さずに毎月を終えることが難しい状態です。

業務量を人員で平準化してもオーバーしてしまうようであれば、アウトソーシングも考えてはどうでしょうか？

misaki3919 · Answer

当社のシステムとして管理部門に限り
多忙時期についてジョブローテーション制を
取り入れています。
手っ取り早く言えば、決算業務が集中する時期は
経理部に人を回し、株主総会時期は総務部を手厚く
するシステムです。
ただ、これを取り入れると人事異動がなかなか進まず
デメリットも多いです。
どう考えるかは会社しだいですけどね。

s2032017 · Answer

私が入社する前の話なので又聞きですが、以前はうちの会社もトピ主さんの会社と同じような感じだったらしいです。
ですが組合が結構がんばったらしく労使の話し合いの中で、人員の再配置などを行い改善されたらしいです。
個人やチーム単位での解決は大変そうですね。力になれないでごめんなさい。

ihsustujik · Answer

無駄な仕事は断る

無理な締め切りの仕事は突き返す

重役・管理職含め上記を徹底し、下っ端にごり押しが来たら管理職クラスが対応する

基本的に増員しないと無理な状況とお見受けしますから、しわ寄せが他部署にも及ぶようにきっちり断るのがよろしいかと。
もちろん下っ端だけで出来る話ではないので、管理職に「業務量と集中度に対して人員が少なすぎる。増員か分担変更をしろ」ときっちり言って貰わないと、ね。

あなたがたも、自分たちしかできないという自負は捨てて、分担を考えた方がよろしいのでは？
集中しすぎる原因が業務内容や依頼元だけにあるようにも思えませんから。

残業時間に関する業務改善について

まず「業務量が多くて定時内ではこなしきれない」

それなら残業を減らすべきとする本社側の人間に、「どうしても無理だから、とにかく現場の意見を聞いてほしい。

以前にシステムエンジニアの友人にも相談されました。

皆で協力しあって、意見を出し合って残業を減らそう！という形になってこないのを見ると、

＞チーム内の人数では普通にこなしていてはとてもペナルティ者を出さずに毎月を終えることが難しい状態です。

当社のシステムとして管理部門に限り

私が入社する前の話なので又聞きですが、以前はうちの会社もトピ主さんの会社と同じような感じだったらしいです。

無駄な仕事は断る

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