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小さな会社の経理を今度担当するのですが、前任者は振替伝票を手書きし、更に、手書きのを見ながら会計ソフトに入れてます。二度手間だと思うのですが、手書きも必要なのでしょうか?
私は経理未経験です。

A 回答 (3件)

これは会社の経理規定にもよると思います。


慎重な会社では振替伝票で決裁を受けてから入力という考え方もあります。
決済が関係なければ不要とは思いますが、一方で入力のもととなった帳票や伝票類は入力に関係する形で保存する必要があります。
そうしないとこの入力は何に基づいたのかわからなくなる恐れがあります。
往々にしてそういうものは税務調査などで発覚するもので、そうなると痛くもない腹を疑われます。
ということで振替伝票が必要かどうかは取引の発生から会計入力まで一連の手順が整理されて、常に後でそれが調べられるようになっているかということで考えます。
安易に廃止は危険です。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございました。そうですね。安易に考えていました。

お礼日時:2014/01/11 01:10

会計はこのようにします。

証憑書類に関係担当者押捺,会計担当上司押捺,会計総括責任者上司押捺,これが一般的です。3人の責任者の押捺を戴いた証憑書類に基づいて仕訳伝票(ソフト入力)を起票します。

大会社は,担当課の担当者が証憑書類を作成します。これに基づいて仕訳伝票を起票します。担当者はこれらを検証し押捺します。その課の主任が検証押捺します。その課の課長が押捺します。それを総務課又は経理課へ回付します。主任者が検証押捺します。その課の責任者課長が押捺して,この伝票は認められます。

上記の事から電算化時代に,手書きは無駄な作業です。証憑書類数枚になる時は台紙に糊付けします。担当者・主任・責任者が押捺し,その書類を責任者は未処理の箱に入れておきます。その押捺された証憑書類を最初の担当者が持って行き或いは起票担当者が証憑に基づいてソフトで処理します。

上記でも仕訳作業時に間違いがあります。これを誰かが検証するのです。面倒でもこれをしなければ正しい経理処理は出来ません。調査が入った場合,何故?どうして?と云う事になるのは間違いがあるからです。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございました。もっと勉強が必要なようです。

お礼日時:2014/01/11 01:14

基本的には必要なケースは多いと思います。



例えば伝票を複数人が承認して入力する場合です。振替伝票にも承認印のための欄がありますよね。

また中小企業の場合、経理関係全般つまり売掛、買掛、在庫管理や給与、経営ソフトが統合されていない場合があります。
この場合はソフトから出力するより、伝票を見たほうが手っ取り早いことが多いです。

詳しい理由は聞いてみないとわからないですけどね。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございました。確かに統合していませんでした

お礼日時:2014/01/11 01:12

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Q一般事業会社の経理で、伝票は『法律上』必要か??

一般事業会社の経理で、伝票は『法律上』必要か??

・会計ソフトを使用して、経理をしています。
・先に入力 → 伝票の印刷
・株式公開をしていません。

といった感じなのですが、『伝票』は『法律上』必要でしょうか?
つまり、伝票の印刷の作業を省略したいと考えています。

会社法には、株式会社は、会計帳簿を保存する旨の規定があったと思います。
そして、会計帳簿の例として、会社計算規則に、総勘定元帳と仕訳帳が主要簿として記載があったと思います。(この点は、若干、アヤフヤなのですが。。)

そこで、『伝票』は、法定の保存書類に該当するか否かがわかりません。
勿論、伝票は内部統制的な要素(各関係者の承認印など)があると思います。
しかし、それは、総勘定元帳や仕訳帳又は、別の帳票でも可能だと考えます。

伝票レス会計について、詳しい方教えて頂けないでしょうか??
宜しくお願い致します。

Aベストアンサー

会計システムですべてが処理可能ならば、伝票がなくても問題はないでしょう。

ただ、実務ではその場合は入力の原始データは何かという問題をキチンと決めておかなければなりません。
たとえばレシート類から直接入力するならば、そのレシートの保管方法と、決済手順を決めるということです。
画面を見ながら直接科目や提要、消費税区分、部門などを全部入力するのは難しい場合もあります。
そのような時に伝票があると必要項目を整理でき、その決済も可能なので便利であるという利点はあります。

従って伝票の有無はその会社の業務の手順と管理方法によって決まるものだと考えます。
必ずしも伝票がないほうが合理的と思いません。


ただ伝票自体は取引の証憑そのものというよりは、仕訳の基データに過ぎません。
原始証憑はやはりレシートや納品書請求書などです。
そして正規の帳簿はシステムのデータであるといってよいでしょう。

会計システムの初期の段階では、総勘定元帳や補助簿をまじめに打ち出していることが多かったと思いますが、今ではそれは少ないのではないでしょうか。あっても単に保存目的だけで、日常はみな画面しか見ないというのが普通でしょう。

したがって、原始データとシステムデータの関連をきちんと定めてそれに従った保存方法を守っていれば、別に伝票がなくても何の問題も生じないでしょう。

税務調査では、悪意があると見られない限り、システムのデータで調査に対応可能です。
逆に調査官も手書きのデータよりもコンピューターデータを迅速に出していたほうが能率的なのでこれを否定はしないでしょう。

私もこれまで何回も税務調査に立ち会いましたが、コンピューターであることを理由にそのデータの信憑性を疑われたことはありません。
勿論そのシステムの内容の説明は求められますが。

会計システムですべてが処理可能ならば、伝票がなくても問題はないでしょう。

ただ、実務ではその場合は入力の原始データは何かという問題をキチンと決めておかなければなりません。
たとえばレシート類から直接入力するならば、そのレシートの保管方法と、決済手順を決めるということです。
画面を見ながら直接科目や提要、消費税区分、部門などを全部入力するのは難しい場合もあります。
そのような時に伝票があると必要項目を整理でき、その決済も可能なので便利であるという利点はあります。

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Q入金伝票、出金伝票、振り替え伝票が

入金伝票、出金伝票、振り替え伝票が


 ■皆さん、こんにちは。いつも回答頂きありがとうございます。

 五人程度で不動産業をやっています。
 会社は、100年程度の歴史のある古い会社です。
 入金伝票、出金伝票、振り替え伝票が、毎年次々にたまって、二階の物置を占領して、場所が狭く、なります。狭い場所に無理やり、押し込んでいるので、探し出すのも、実際には、大変です。
 際限なく、大きな倉庫なら、大きな棚も導入して、きれいに整頓して保存も、できるでしょうが、そこまで、お金をかけて整理保存する必要があるのかどうか疑問です。

 税務署が、査察に来たときに提示できるようにあるいは、過去の帳簿の記録を閲覧するときに保存しているのですが、どの程度過去の分を保存すれば、よいのでしょうか?

 皆さんは、どうされていますか?

 もちろん、いつまでも、保存するのがベストですが、保存する場所もお金です。後で、見るかも、知れないと保存しても、現実には、あるから、安心と思って、閲覧することは、めったに無いものです。

 今年は、平成18年ですが、いつごろの伝票だったら、処分しても、よいのでしょうか?
 処分できれば、伝票の表紙やファイルを再利用できるメリットも、あります。

 会社内部では、書類がいっぱいで、もっと、整理すべきだと攻撃が激しいのです。

 たとえ、一つだけでも、お知りのことが有りましたら、よろしく教授方お願いします。
敬具

入金伝票、出金伝票、振り替え伝票が


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Aベストアンサー

★書類の保存期間★

 書類はその種類によって保存義務期間が違います。
■永久保存
 法律では規制されていませんが永久保存が望ましいと思われるものです。
・定款、株主名簿、社内規定 ・登記関係書類 ・諸官庁に対する提出書類、許認可書類、通達文書・特許、実用新案等の書類

■10年保存
・株主総会議事録-(商法244条)/取締役会議事録-(商法260条)・決算書(貸借対照表、損益計算書、営業報告書、利益処分案、付属明細書)-(商法36条) ・総勘定元帳-(商法36条) ・満期、解約となった契約書

■7年保存
・仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳等-(法人税法規則59条)・領収書、預金通帳、小切手控え、手形控え等・請求書、見積書など ・給与所得者の扶養控除等申告書ほか・源泉徴収簿

■5年保存
・従業員の身元保証書、誓約書など

■4年保存
・雇用保険の被保険者に関する書類-(雇用保険法規則143条)

■3年保存
・雇入、解雇、退職に関する書類-(労働基準法規則56条)
・労働者名簿-(労働基準法109条)
・労災保険に関する書類-(労災保険法規則51条)

■2年保存
・健康保険、厚生年金保険に関する書類

◆処分しやすいように保存しまよう!
 <1> 昨年度の資料は、場所を決めてまだ保管しない
   結構、昨年度の総勘定元帳とか請求書といった書類は今年度との比較に使いますよね。それで、今年度分とは別の場所に置いていつでも参考にできるようにしておきます。

 <2> 3年たった時点で、仕分けする(3年、5年、7年、10年)
    上記の保存期間をもとに、「3年保管箱・経理関係」「雇用関係」というように保存期間・種類によって仕分けをします。こうすることによって、いざ処分すると言うときに3年保存の箱を開けば、そこに入っているものは全て保存義務がないものということで、見分けやすいからです。あとは、上司や社長に聞いて、法律とは別に会社として保存しておきたいものをさらに保存し、いらないものを処分すればいいだけです。

 <3> 保存書類一覧を作成する
    自分の覚えのためもありますが、保存した人だけでなく上司やそれに関係する人全般に、どの書類がどの箱に保存されているのか明確に分かる表を作成します。この表を作ることによって会社の中に保存書類の規則のようなものができあがり、担当者が万が一会社を辞めた場合、又は新入社員に教える必要が生じたときに役に立ちます。

 <4> 毎年1回~2回は点検をしましょう
    重要な書類ですから、保存しっぱなしであとは知らない。というようなことのないように点検を心がける。故意ではないにしろ上司等が書類の貸し出しを受けてそのまま机の中に眠ったまま。ということは珍しくありません。この場合に<3>の一覧表が活きてきます。

★書類の保存期間★

 書類はその種類によって保存義務期間が違います。
■永久保存
 法律では規制されていませんが永久保存が望ましいと思われるものです。
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■10年保存
・株主総会議事録-(商法244条)/取締役会議事録-(商法260条)・決算書(貸借対照表、損益計算書、営業報告書、利益処分案、付属明細書)-(商法36条) ・総勘定元帳-(商法36条) ・満期、解約となっ...続きを読む

Q振替伝票は手書きでないとダメですか?

今の会社で、振替伝票と帳簿の記入を手伝っています。
私は経理ではないのですが、小さい会社なので何でもやらなければいけません。
先日から、ずっと振替伝票やら帳簿の記入をやっていますが
全く同じ内容を帳簿と振替伝票に書くのが、とても無駄な気がしています。
振替伝票と帳簿が必要なのはわかっていますが、「なぜに手書き?」と思うのです。

前の会社でも、振替伝票の記入を手伝ったりしてましたが、やはり手書きでした。

そこで質問なのですが、
振替伝票や帳簿は手書きでないといけないものですか?

例えばエクセルなどでデータをつくっておけば、記入の手間も短縮できるし
チェックの手間も半分以下に短縮できると思うのです。

<余談ですが>
先日、私が「重複してチェックしなければいけないし無駄だなぁ」と
思いながら作業をしていて、何か効率的に出来る方法はないかと
考えながらやっていました。
それがわかったのか、社長に「無駄な作業があると思ったら提案して」
と言われ、ドキっとしました(笑)
だから、この考えを提案してみたいのですが、振替伝票は手書きでないと
ダメだという決まりがあるなら、提案できないし・・・と思い
ここで質問させていただきました。

今の会社で、振替伝票と帳簿の記入を手伝っています。
私は経理ではないのですが、小さい会社なので何でもやらなければいけません。
先日から、ずっと振替伝票やら帳簿の記入をやっていますが
全く同じ内容を帳簿と振替伝票に書くのが、とても無駄な気がしています。
振替伝票と帳簿が必要なのはわかっていますが、「なぜに手書き?」と思うのです。

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Aベストアンサー

手書きでなくてもOKです
私の会社では、振替伝票自体がありません。

じゃあ、どうやっているの?
EXCELで、現金出納帳、当座預金出納帳、受取手形記入帳、支払手形記入帳・・・を作成しています。
会計ソフトに、テキストファイルからインポートする機能がありますから、そのレイアウトになる様にCSVファイルを作成し取り込みます。
もちろん、現金出納帳、当座預金出納帳で
当座預金 xxx / 現金 xxx
等の仕訳が重複しますが、そこはルールを決めて当座預金出納帳からは
現金取引は仕訳(エクスポート)はしないなどやっています。

10年ほど前、税務調査で仕訳伝票の提示を求められましたが、
月に1000行以上もなるデータを手作業でぽつぽつ入力できない。
上記の方法を実演して見せたら、なるほど!こっちの方が早いわ
と言ってそれから3年おきにきっちり税務調査がありますが
一度も仕訳伝票の提示を求められたことがありません。
現金出納帳等の原始資料、領収証、総勘定元帳はきっちり作成・保管しています。

Q会計ソフトでの承認印の受け方

現在振替伝票で資金の出し入れの承認をしてもらっていますが、次月会計ソフトを導入しようとしていて、この場合の承認印をどうするか迷っています。
承認印台帳を作るか、試算表に押して承認してもらうか等考えておりますが
一般にはどのような方法がよいのでしょうか?
教えていただけませんか?

Aベストアンサー

承認印台帳


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