会社での電話を取ったときに、他の人に取り次ぐときなど名前などが聞き取りずらく、聞き取れても名前を覚えれません。メモをとろうとするのですが、話と同時ではなかなかできず、大げさですが電話に出るのが怖いです。なれる以外にうまく電話に出れる方法はないでしょうか。
もう一つ、会社の現金・切手の管理をしている(経理なので)のですが、うまく管理ができません。よい方法があれば教えてください。なんだか抽象的な質問をしているようですが、すみませんがお願いします。

A 回答 (5件)

最初はゆっくり話し、落ち着いて電話を聞きましょう。

慌てるから、メモと話が同時にできないのだと思います。

わたしも基本的にみなさんと同意見です。
「○○様ですね?」と確認し、間違っていれば相手はゆっくり言ってくれます。そして「大変失礼いたしました。△△様ですね」と再度確認すれば、確実だとおもいます。

またあとで電話をつないだ社員に「さきほどお電話の方は○○会社の××様でよかったですか?」と確認するのもいいですよ。

さらに私の場合、そのときのメモは捨てずにとっておき、「どこの会社の誰が、うちの会社の誰に電話をかけるか」の情報を記録していました。
自分が慣れて必要なくなるまで、これを続けましたが、そのおかげで、相手の声を聞いただけですぐ応対できるようになりました。

誰でも初めから上手くいけば、みんな苦労はしませんよ。重要なのは同じミスを2度と繰り返さないように、努力を積み重ねることだと思います。

また、もう一つの質問ですが、いまいち情況がわかりません。やはりその都度細かく記録をするということで、充分管理できると思いますが・・・。
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yondapandaさん呼び捨てゴメンナサイ。

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電話に関してだけ。


私は某社のハードウェア開発グループに属しますが、電話は殆ど私が受けます。
電話相手は当社の他事業部の担当~部長クラスまで、NTT、SONY等の営業関連の部長クラスが主です。よくよく考えるとすごいなぁ・・・

最初は確かにプレッシャーもありましたが、聞き返すことは別段気にする必要が無いと思います。私は相手が部長だろうと聞き取れなかったら3回、4回聞きなおします。そうでないと回りに迷惑をかけますからネ。
相手も大抵が聞き取りづらい名前であったり、発音をしていることを自覚していると思いますので、お互い様じゃないでしょうか?

それに電話に出まくっていれば、大体同じ人からの電話が多いことも分かってきます。そのうち声だけで相手が誰かわかるようになります。

そして、最終手段は「開き直り」です。聞き取れないまま取り次いじゃいます。「匿名さんから電話デ~ス」って。そのうち周りの人も慣れます。

yondapandaとは立場が違うので一概に同じ対応でよいかどうかは不明ですが、気楽に行きましょう。確かに私の場合はヤリスギかも知れませんが。こんないい加減な社員もいるんです。

でもメモは必須です。電話を受ける前に用意しておくべきだと思います。というよりも、用意が出ない限りは電話に出ない用がよろしいかと思います。コレだけで少しは安心できると思いますヨ?

参考になれば・・・
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電話の横にメモはありますか?


出る前にメモとペンの用意をしてから、電話にでましょう。

名前を一回で聞き取れないのは普通です。
「電話が遠い」「耳が遠いのかな?」等を理由に何回か聞いても良いでしょう。
相手に「○○様ですね?」と、一言確認すると良いです。

もう限界かな?と、思ったらそのまま繋ぎます。
繋ぐ時、何回も聞いたけどよく聞き取れなかったことを伝えてから繋ぐとよいと思います。

たまに、「耳が遠いんじゃない?」等とからかう人がいますが、新人の時はみな通る道だと思い。聞き流しましょう。

切手や現金は小口程度のことですよね?
「管理が出来ない」とは残金が帳簿と合わない。と、いうことでしょうか?
出す時に細かくメモしてますか?
少しの間でも、メモしてたら間違いは減るのではないでしょうか?

なにごとも練習です。頑張って下さい。
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変な言い方ですが、


「無理に覚えようとするから覚えられない」
のです。

こういう場合は、
「申し訳ございません、若干電話が遠いようですので
 もう一度お名前よろしいでしょうか?」
と芝居を打つのが一番です(笑)。
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