プロが教えるわが家の防犯対策術!

いつもお世話になってます。
色々仕事をしているわけですが、
仕事の1部(大部分)が上司のチェックが要ります。

ひとつ、資料を作成し、
上司のチェック待ちになっています。
他のかたがたには「4月中にできますよー!」と
アナウンスしておりましたが、
上司のチェック時間まで考えておりませんでした…
(かといって、上司のチェックに時間がかかりすぎてます)


上司も忙しい方なので、

元々、○日にはデータを渡せるので、
○日までにチェックをお願いしたいと思います!

と期限を決めておいたのですが、
1週間以上…もっとあったのに
チェックが終わっていません。

4月中旬にできるように
他の手配やら何から何まで
全てできているのに
上司のチェック待ちで…(チェックのあと、修正も必要

また、上司のチェックが終わるまでは
やる仕事がなく、困ってます。
一応他の人に聞いてみているのですが
他の仕事は特になく、
業務上、効率よくできそうな事について
自分で考えていたりします。



…この上司にはどうやって期限を提案すべきだったと思いますか?
(私の資料作りが出来れば、他の部署に色々伝達され、
 上司の仕事量も減るはずなのに、チェックが全然進まないです)

今後も似たようなことが起きると思うので
対策を考えておきたいと思っています。

よろしくお願い致します!

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A 回答 (4件)

上司がいつまでたってもチェックしないのは、その仕事の全体像が見えないため、自分がチェックを怠ることでいかなる支障が生じるかが分からないからです。


上司は多数のプロジェクトを抱えているため、優先順位の高いものからこなしていきます。
その意味では質問者の仕事のプライオリティが分からなければ、タスクからこぼれてしまっても仕方がありません。
そのため、質問者が上司をサポートしなければならないのですが、質問文を拝見する限り、それができていないようです。

質問者がすべきは、「ここまでにチェックをいただけないと、その後の工程にこのような影響が生じ、また期限に遅れるとどういった損害が発生します」というように、仕事の流れ全体と状況をきっちり把握した上で、上司に適切な対応を働きかけることです。
そのためには、手始めにスケジュールを作成して関係者および上司に確認してもらい、OKが出たらメンバー全員に共有してください。

また、質問文から察するに、チェック依頼も多分メール一本とか回覧丸投げで済ませていますよね。
やはりここは丁寧な対応を心がけましょう。
上司に時間をとっていただき、ミーティングにてその場でチェックしてもらう。これで解決しませんか。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

>仕事の流れ全体と状況をきっちり把握した上で、上司に適切な対応を働きかけることです。
そうですね!これは出来ていなかった気がします。

しかし、
>「ここまでにチェックをいただけないと、その後の工程にこのような影響が生じ、また期限に遅れるとどういった損害が発生します」
このようなことは無いです。
チェック頂かなくて、資料を展開するのに時間がかかったとしても、責任は全て私にあります。
あったら便利だ!くらいの資料なため、
遅れたとしても、損害は特にありません。

上司に、損害などについて伝えるにしても、
自分の保身? 自分の責任に関わるので!
と言っているようで上司に何度もチェックをお願いするのは
気が引けてしまって…。

チェック依頼については色々記載不足でしたが、
上司にメールを投げ、資料を印刷し、
その他の参考資料等も印刷して渡してあります。
上司いわく、
「量が膨大すぎてやる気おきないね(笑」とのことです。
気持ちはとっても良くわかりますが…

まず、上司にどのぐらいで出来るか聞いています!
(4月中といっていたのが5月になりそうですが…)

お礼日時:2014/04/30 10:14

これ、マネジメントの基礎ですよ。



仕事の一部(大部分)、という用語を使っている神経が問題です。

WBSをちゃんと作っていますか。
WBSがあれば、タスクがいくつあって、どれとどれがクリティカルの関係にあるかがわかるはずです。
それが握れていたら、仕事の一部、という言葉が出るはずがない。

大部分、などという感想的用語も出ないと思います。

とにかくWBSをつくりましょう。
その上でクリティカルパスのあるものの最長はどうなっているかを見ましょう。
全部がタテつながりになっているはずはありません。
仮に極端にタテつながりになっていたらメンバーは余ります。その場合メンバーが負荷になることはありません。
いくつかの有限のラインになるのが普通です。
そこで忙しいメンバーと時間の余るメンバーがでてきて、それをうまく制御するのがWBSです。

対策案は必ず出てきます。

プロジェクト・マネージメントの基礎ですから勉強しておきましょう。
その上でマネージャと相談ができます。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

>仕事の一部(大部分)、という用語を使っている神経が問題です。
読み返してみたら、意味不明なことを書いておりました。
申し訳ありません。
私が受け持つ仕事のにこの資料作成が入っています。
今は上司のチェック待ちですが…

ごめんなさい、あまり良く分からないのですが…
上司以外の方に確認いただくことが出来ないのか?という
話…なのでしょうか?

この資料作成につきましては、
私と上司以外に関わっている人は居なく、
私が作成し、上司が確認する。その繰り返しになっています。
上司以外に資料内容に詳しい人は居ないので
他の人に確認?は取れないのです…。
内容が専門的なこともあるので…。

教えて頂いていることを勘違いしていたら
申し訳ないです。
ありがとうございました!

お礼日時:2014/04/30 10:09

・誰の指示で作成している資料か


⇒チェック待ちの上司、他の上司、先輩社員 etc

・何の為の資料か
⇒社内で使う 他社との打ち合わせなどで使う エンドユーザーに向けての資料 etc
上司が優先順位をどのあたりに定めているかという基準になります。
慣例化しているものなのか、新しく始めるものなのか、従来のものを改定したものなのか
様々なケースがありますが、上司のGOサインが出ないと進まないものであることは確か

・いつ使う資料か
⇒使う日が元々定められていて、資料の作成の締め切りが予め決まっていた
⇒資料が完成してから、日時を決定できるものだった
⇒日時の決定は誰がするものなのか

まずこのあたりの背景が分からないので、的確な判断はしかねますが…

もし、質問者様が自身の判断で日程を決めてしまっていたとすればそこが大きな判断ミスです。
多忙だと分かっているならなおさら、上司の都合を伺うべきです。
仮に、日程を決めてくれと言われていたとしても、最終の決定は上司にしてもらいます。
で、そこから初めてその後の工程が組めるようになります。
同じように他の関係者にもある程度伺いを立てながら日程調整して、
最終的にその作業がすべて終わるまでのスケジュールを組んで報告し、周知させます。
どの程度の量の資料かにもよりますが、
途中で一回チェックはしてもらったでしょうか?
内容や、方向性などを途中報告によってすり合わせしましたでしょうか。

あるいは提出した資料はどのような形で渡したのでしょうか。
メールに添付して丸投げのような方法は愚の骨頂です。
遅れているのならなおさら印刷していつでもチェック可能な状態を作り、
都合の付く時間にアポをとり、面談にてしてもらうという方法もあるわけです。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
色々と情報不足で申し訳ありませんでした。
・誰の指示で作成している資料か
⇒チェック待ちの上司の指示です

・何の為の資料か
⇒社内で使う資料
 業務用マニュアルのようなものです。

・いつ使う資料か
⇒日時の決定は誰がするものなのか
 私が決めて良いことになっていて、
 この案件に長期携わっていますが、
 こんなに日数がかかるものでもないので…
 元々は、3月を締めに考えていて
 上司に提案し、OKを頂いていました。
 他の社員の人たちには、上司に確認を取ったうえで
 「4月中には出来ます!」というメールを流してしまいました。
 結局、予定がどんどん遅れてきていて
 負担に感じているところです。

 提出した資料ですが、
 まず、データで資料を渡し、
 直接印刷したものも上司に渡しまして、
 「チェックをお願いします!
  お忙しいところ申し訳ないのですが…
  できたら○日までに…お願い致します!」
 と伝えており、了解を得ましたが…
 
 チェックする資料が100ページを越えているため
 チェックにとても時間がかかっているのだと思います。

 今後、期限を決めるときは余裕をもって
 2ヶ月長めくらいに取っておこうと思います。
 そうした上で、自分は
 2ヶ月短めに終わらせる!という意気込みで?
 頑張りたいと思います。
 ありがとうございました!

お礼日時:2014/04/30 10:04

貴方の場合は


社内の上司だけのことですが
世の中の建築工事やプラント現場では
20数社の工程調整をして
工程管理しているんですよ。
工程表を書くときに歩掛を計算するのは
当たり前ですが天候や気温による作業不能日を考慮し
材料、資材の納期を確認して日々調整しているんです。
遅れても早くても不都合が生じますから。

後に作業があるのなら
関係者と調整し
上司のチェックや貴方の修正も
含めた全体の工程表を書いて承認をもらっていないのか
クリティカルを周知していないのか
予定日に完了できそうにないのにどうして確認やお願いをしないのか、
というのがされていないのが不思議です。
予定工程、日程をまったく管理していないのと同じです。
フリーの工程表はネット上にたくさんあります。

ネットワーク工程表
http://www.cadpert.com/20090911.pdf
http://www.ads3d.com/sekokan/kote_01.html
http://www.ads3d.com/sekokan/kote_02.html

予定した工程を工程表を書いて関係者に周知し承認を得る。
早い遅いを数字、時間、日で確認し状況を把握する。
これ以上遅れてはいけないという管理目標時間を決める。
遅れている部分に確認、催促する。
並行してできることは進める。
どこが遅れているか誰の責任なのかを明確にする。
「上司の仕事が終わるまで自分の仕事が出来な」の回答画像1
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
上司には再度確認のお願いや、期限を提示しておりますが
なにぶん忙しいようで、対応いただけていない感じがします。
そもそも、上司が提案してきた仕事?であり、
社内用の資料ができることにより
上司の仕事も減る…とは思うのですが…

とりあえず、期限をもう一度提示し、
チェックのお願いをしたいと思います。
ありがとうございました!

お礼日時:2014/04/30 09:58

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