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標記の月間実働時間合計を算出したいのですが、できるだけ効率的な方法(実績データをベタ打ちしなくてもよい方法)を是非お教えください。よろしくお願い致します。当方のExcelのレベルは初級レベルのため、大変お手数おかけしますが具体的にわかりやすくご解説いただければ幸いです。

ちなみに、現状の手書き(印刷されたExcel表)の作業時間表内容は、おおよそ下記のデータです。

例)
     出勤時間  退出時間 休憩時間
Aさん 9:00     13:00  20分

※なお作業者8~9名分のデータを作成する予定です。(毎週日曜日、第2・4月曜日休日)
※事業所にスキャナー機能のあるプリンターがあります。これを利用すると効率化できますでしょうか?

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A 回答 (2件)

こんばんは!


No.1さんのお礼欄
>できるだけベタ打ちが少ないエクセル表を作成したいと思います。
というコトですので、参考程度で・・・
最低限、出勤時刻・退勤時刻・休憩時間は手入力します。

↓の画像のような感じで表を作成します。(画像では二人分ですが、実際の人数に合わせて列数を増やします)

まずカレンダー作成から。
A1セルに西暦年・A2セルに月の数値を入力すると月末までのカレンダーができるようにします。
画像ではA6セル上で右クリック → セルの書式設定 → 表示形式タブ → ユーザー定義 → 「種類」のところの
「G/標準」を消して d とだけ入力 → OK としておき、
A6セルに
=IF(MONTH(DATE(A$1,A$2,ROW(A1)))=A$2,DATE(A$1,A$2,ROW(A1)),"")
という数式を入れます。
次にB6セル(セルの表示形式はユーザー定義から aaa としておきます)に
=IF(A6="","",A6)
という数式を入れ → A6・B6セルを範囲指定 → B6セルのフィルハンドルで月末(31日まで)の36行目までコピーしておきます。
これでA1・A2セルの数値を入れ替えるだけでカレンダーが表示されます。

次にF6セル(セルの表示形式はユーザー定義から [h]:mm としOK)に
=IF(COUNTBLANK(C6:D6),"",D6-C6-E6)
という数式を入れF36セルまでフィルハンドルでコピー!
そして、月集計として、F37セルまたはF38セル(←好みの行)に
=SUM(F6:F36)
としておきます。

最後にF6~F37(またはF38)セルが範囲指定されている状態)で右クリック → コピー → J6セルを選択
→ J6セル上で右クリック → 貼り付け → 同様にN6セル上に貼り付け・・・
と人数分の列数だけ操作。

これで「出勤」「退勤」「休憩」に実際の「時間」を入力すると
とりあえずは計算はしなくて大丈夫です。

※ あくまで一案ですので、たたき台としての回答です。m(_ _)m
「手書き実働時間表をExcelにて月間合計」の回答画像2
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この回答へのお礼

非常に明快で分かりやすい解説をいただきまして誠にありがとうございました。
早速作成してみます。

お礼日時:2014/07/30 12:24

う~ん、Excelの初心者以前に、手書き文字をパソコンに取り込めないか?というご質問でしょうか。



文字をべた打ちすることなく・・・手書き帳票・・・スキャナー機能があるプリンター・・・・

世の中にはOCR機能というものがありますので、それを利用すればもしかして可能かもしれません。しかし今かかれている内容では判断が付きません。

OCRはスキャンした「手書き文字」を「パソコンで使えるデータ」に変換してくれるものです。

読み取り精度や、書いた文字のきれいさが大きく影響します。
定型作業になれば、毎月のことですから便利だとは思いますが、文書から予想するに、質問者さんには「敷居が高そうな作業」だと予想します。
8、9人なら、手で入れなおした方が、実際には早く作業が終わるように思います。

なおOCRは、読み取った文字や数字をそのまま変換するだけですから、結局はExcelに取り込んだあと、Excelの計算式で集計しなおさないと本来の目的は達成できません。

先に、Excelをもう少し勉強されることを強くお勧めします。
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この回答へのお礼

早速のご回答ありがとうございました。アドバイスいただきました通り今回の作成には、スキャナー機能は関係なく、システム組めない私は、できるだけベタ打ちが少ないエクセル表を作成したいと思います。時間かかりそうですが。。

お礼日時:2014/07/28 15:51

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