仕事の優先度について

「締め切りが近いわけではないけれど重要なこと」がどうしても後回しになりがちです。そのため、いつも目の前のことを片付けるのに精一杯になってしまって、なかなか根本的な対応ができません。どうすれば着手できるのでしょう

No.8 回答者： okwlb0001 回答日時： 2014/12/04 16:11

株式会社ワーク・ライフバランスの横山と申します。

ご質問の件、確かに気になりますよね。
「緊急ではないけれど重要なこと」はついつい私も後回しになりがちです・・・。
働き方の見直しコンサルティングに入らせて頂いても、多くの方に見られる傾向です。

原因として「何から着手すればよいか分からない」「時間を確保できない」の2点が多くあげられるように思います。
ご参考までに、私が実際にやっている手法を２つご紹介しますね。

１、ミニ締め切りを設ける
「何から着手すればよいか分からない」のは、１つの大きな物事と捉えてしまい、進め方が分からずに途方に暮れてしまうということがあります。ですので、工程の切り分けが出来るようなることが大切です。
そのために、締め切り前のミニ締め切りを3回設けておくことで、工程を数回に分けることができます。
例えば、【整理整頓】は、まさに「緊急ではないけれど重要なこと」になりがちです。

これを3工程に分けるとすると、机・キャビネット・PC/共有サーバーでしょうか。
机の整理でも、要るもの要らないものにわける・要らないものを廃棄・いるものの保管方法を決め、その通りに実施する、といったように分けられますね。

【提案書作成】であれば、情報収集・内容の組み立て・パワーポイントで作成する、というように、工程に分け全体像を把握することで、これから何をすべきかを同時に考えながら進める必要がなくなります。

この工程切り分けと、ミニ締め切りをはじめに設けておいて進めるようにされることをお勧めします。

ちなみに「この日にまとめてやってしまおう！」と思っていても、クレームなどの突発対応が入ってしまうとリカバリーがたいへんですよね。
そこで、ミニ締め切りごとに強制的に作業時間を確保してしまうのです。


２、スケジュールを先に押さえてしまう。
30分～2時間程度の作業時間を数回に分けて確保しておくことで、抜け漏れを防げます。一気に着手しようとするとエネルギーと時間をかなり投資する必要がありますので、私は1回ごとの時間は長くて2時間くらいを目安としています。
「このファイルを整理したいので30分だけ一緒にやろう！」というふうに、誰かと一緒に抑えるとさらに効果的ですね。当社はフリーアドレス制のため、席が決まっていません。ですので「この日に提案書作ろうと思っているので、しっかり着手できるように隣で見ていて！」と同僚にお願いすることもしばしば（笑）
他者へ予め宣言することで、意識的に実効性を高めることが出来ます。
私は業務内容によっては集中できるように、会議室を借りることもありますよ。
たとえ突発対応で出来なかったとしても、必ずスケジュールを移動させておくことを忘れずに！

優先順位を上げるために、意識的に見える化する、宣言する、スケジュールを確保するなど様々な手法が考えられるかと存じます。ご自身にあったやり方を見つけて実践下さいね！

No.7 回答者： trytobe 回答日時： 2014/11/25 17:48

本当に答えがあるのかわからないような探索（青色ダイオードの実現や生産化のような）であれば、締め切りがつけられるわけでもないので、研究開発アイテムに関しては定常的に業務の○％を割く、という手法がとられます。

一方、ご質問は、「締め切りまでが長いだけで、やるべきステップは何段階もある難題」だと思いますので、こういうものは、１テーマを数ステップに細分化して、どの順番でデータなり情報をそろえていくか、というジョブの細分化によって、通常業務と同じか1週間単位などの管理と同様に組み込んでいきます。

No.6 回答者： hasamitogi 回答日時： 2014/11/25 15:55

この問いはすべてのビジネスパーソンの課題みたいなことですね。

みなさんがご回答されているようにマトリックスで考えて順位付けをします。

ポイントは、どんな自分でありたいか？どんな自分になりたいか？です。

目先の仕事をきっちりやり、期限をしっかり守るひとであれば、締め切り期限が近いものからやります。

逆に将来の夢みたいなものがあって、それには資格が必要であれば、資格取得を再優先するべきです。
例え、目先の仕事をしないで注意されようと、将来の夢を優先すべきかと思います。

目先の仕事と根本的な仕事を客観的に”見える化”してメリット・デメリットを挙げてみたらいかがですか？

その時の答えは、恐らく目先の仕事をほどほどにして、根本的な仕事に集中する時間を確保するということになるでしょうが、そのときはじめて納得して着手できる気がします。

No.5 回答者： yasudeyasu 回答日時： 2014/11/25 14:35

マトリックスには質問者様良くご理解のことと思います。

・急ぎで重要
・急ぎで重要度低い
・急がないが重要度高い
・急がないし重要度低い

>「締め切りが近いわけではないけれど重要なこと」がどうしても後回しになりがちです。

１）手帳なり、evernoteなりに自分で締め切りを設定して
日時設定、アラームが鳴る・立つようにしておけばいいのです。

２）机の上のメモ用紙に目立つように書くか
付箋に目立つように太いマジックで書いて
パソコンのディスプレイに貼っておきましょう。

ちょくちょく目に入って邪魔なので着手するようになります。


症状が初期であれば１）２）のいずれかでいいでしょう。

それでも取りかかれなければ先輩、上司に
「○○の件、○日までに解決させます」と
報告、宣言しましょう。自分へのプレッシャーになります。

No.4 回答者： 7GA110316#1 回答日時： 2014/11/25 13:49

仕事の優先順位をつけましょう。

つけましょうと言っても、なかなか決められないから困っているのですよね。

職場では横行にして優先順位を無視した業務が飛び込んでくることは常にあります。
特に、顧客からの要望であったり、上司からの指示であったり、ミスの修正であったり、状況は様々です。
そのような環境で優先順位をつけて冷静に対応するのは大変なことかもしれないですよね。

ここで焦らずに、落ち着いて先ずは考えてみましょう。
(1)納期が近いもの、納期が短いもの
(2)作業時間を要するもの（量的要素）
(3)進めるにあたって時間を要するもの（思考を伴って一工夫必要なもの）
(4)緊急を要するもの（顧客のトラブル対応や気が短い上司の指示等）

この中で最も優先して片付けるべきものは、間違いなく(4)ですよね。
次に優先する必要があるのは、自分で作業量と作業時間のバランスを考えながら、スケジュール管理して取り組んでいくことだと思います。
(1)～(3)の総合的なバランス感覚が必要になりますので、是非ともいかに効率的に迅速に対応できるかを考えながら取り組んでみてください。
その際、具体的な検討に苦慮するようであれば、周囲の信頼のおける方に是非とも相談してみてください。

最期に、業務は納期遵守が鉄則です。
ご自分の技量の範囲内で終えられないようであれば、必ず周囲に支援を求めてください。
自分自身で完結させる意識も大切ですが、それ以上に納期を順守して、顧客（依頼元）の要求に応じることの方が遥かに重要であると思います。

ここで申し上げたことがすぐに全てを実行できるとは限らないので、ご自分で意識して取り組むように頑張ってみてください。
いつかきっと自分自身で意識してスッキリできる取組みができるようになると思います。

頑張って下さい、応援しています！

No.3 回答者： AR159 回答日時： 2014/11/25 12:57

よく言われている方法として、

締切が近いか遠いかを横軸において、重要性が高いか低いかを縦軸においたマトリックスの中に仕事をあてはめて、自分の優先順位を確認するのが分かりやすいですね。

ついつい「やりやすいもの」から手を付けるのが人の常ですが、まずは自分の仕事全体を眺めてみて今ある仕事とこれから入ってくる仕事も含めて、順序付けをしていくことが大切だろうと思います。

No.2 回答者： kamikazek 回答日時： 2014/11/25 12:55

これ 質問タイトルがいいですよね。

あらゆる仕事に精通するものがあります。

やること多すぎて頭の整理するとき利用してるもの。

MindMaple Lite
http://www.mindmaple.com/

この手のフリーソフトたくさん有りますが。
会社とかのプレゼンとかでも基本で使われているものですね

日本語のやつもあったりするので、
それらを使って考えを整理してはいかがでしょう。
意外な解決が見えてくるかもしれません。

No.1 回答者： luckydd 回答日時： 2014/11/25 12:50

仕事の優先度は職種により異なります

なので　此処で質問するより　あなたの上司や先輩に聞いた方が早い