こんばんわ。

効率の良い会議の実施方法で質問です。

私はWeb系企業の企画を担当していますが、一日の大半が打合せで自分の仕事に着手できるのが定時後になってしまいます。

よくネットのまとめ記事にあるような、会議を出来るだけ早く終わらせるようにして、空き時間を作っては作業に宛てているのですが、細切れの時間ではなかなか進まない作業もあります。

会議を出来るだけ短くするコツや、空いた細かい時間を有効に使う方法があれば、教えていただけると幸いです。

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A 回答 (6件)

株式会社ワーク・ライフバランスの大畑と申します。


ご質問に回答致します。

会議で自分の作業に手がつかない!という経験は私もよくあります。
会議の効率化については働き方の見直しコンサルティングに入らせて頂く企業様でもよく挙がるテーマです。会議ほど工夫をすれば時間短縮に繋げられるものはありません。

ご参考までに私たちが実際に行っている会議の基本ルールをご紹介いたしますね。


(1)まず「何のために会議をするのか」明確にします。改めて会議の開催理由を考えると、内容によっては会議以外の方法(メールでの連絡・担当者間の打合せ)で代用可能であることがあります。

(2)次に「会議のゴール」を明確にしましょう。ホワイトボードにゴールを書いておくと、議論が脱線することを防げます。複数のテーマを取り扱う場合には、テーマごとにゴールを設定します。 【報告・共有】/【承認・決済】/【相談・ブレスト】のうち、どの目的なのか、議題ごとに明確にします。
例えば、共有するだけの議題について議論が白熱しかけたら「それは関係者だけでやりましょうか?」と言いやすくなりますね。

(3)最後に各テーマごとに時間配分を書きましょう。どのテーマにどれくらいの時間をかけるのかを、事前に決めておく。そのためにキッチンタイマーやタイムキーパーを用意します。ゴールまでたどり着けない場合には、会議が終わったあとに、そのテーマに関連する人のみが残り、議論の続きをするようにします。

(4)ファシリテーターは誰が適切か考えましょう。会議全体や議論を取り仕切る人をテーマごとに考えて事前に声をかけておきましょう。


会議ごとの目的を明確にすることや、その会議の終了時にはどこまでたどり着いているべきなのかという「ゴールイメージ」を参加者全員で共有することが重要です。たとえばあるテーマについて【全員でアイデア出しをすること】がゴールなのか【そのうちの1つのアイデアで進めることの決裁までをとること】なのか、たどりつきたいゴールによって時間配分も変わります。
また会議のファシリテーターのスキルや、上記のような工夫も欠かせません。

また、参加メンバーにはアジェンダ・必要資料は事前共有して読んでもらい、会議を【共有の場でなく議論の場】とすることが大切です。

皆さまのチームにあったやり方を見つけて実践して下さい!応援しています!
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私も長時間の会議やミーティングの類を経験してきましたけど、


効率良い会議なんて、結局参加者の意識次第だと思いますね。

終了時間を決めて、事前にレジュメなり、課題や宿題を配布しておき、
誰もが会議開始後にいきなり全開スタート出来るように
下準備したとしても「早く終わらせよう」という意識が
なければ終わらないものです。

下準備などのテクニックは山ほどあると思いますが、
結局のところ自分の給料が下がらないのであれば
ダラダラ会議して時間潰して終わりって社員を何人も見てきました。

ただし時間を掛けてでも議論しなければならないものは
時間の許す限りした方が良いと思います。
早く終わらせようと意識するあまり、中途半端な結論で終了なんて
本末転倒ですからね。
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 会議の作法 ~ 十二人の迷える男 ~


X;その会議が必要とするのは、議論なのか、結論なのかを判定する。
Y;担当者の結論が決っていて、それに導く議論が必要な場合がある。
Z;関係者の結論が定まらず、早急に決める議論が必要な場合がある。


 会議の目的を明示して、事前に文書で配布する。
 会議の前に、出席者の意見をアンケート形式で求めておく。
 結論を“Yes, No, But”に限定し、その理由を一行にまとめる。


 関係者全員が読み終った時点で、砂時計を用意して会議を始める。
 一人一分で質問し、担当者が一人三分以内で回答する。
 議長が、各々の発言を一言で要約“Yes, No, But”の結論を選ぶ。


 12人が3分で36分、議長が24分として、計一時間で終わる。
 以上の経過を、箇条書で記録、関係者に配布する。
 いったん結論の出た事案について、ふたたび補足・訂正・議論しない。


(2:14)
── 《12 Angry Men 19570413 America 19590804 Japan》
https://www.youtube.com/watch?v=RelOJfFIyp8(1:32:11)
 
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ご参考にはならないですが・・。



私が在職中には、とても会議が多かったです。
事細かな、意思統一が必要かつ、最新情報のアップデートの為に。

「業界自由化」に伴って、「効率化」を会社全体的に行った結果。
他のご回答者の仰っている通りの、「事前の振り分け」や「事前事案共有」。
これ以外に、結構、効果が有った方法が。
全員、「起立」したままで、立ったままで会議を行うでした。

日常的な、「恒例行事」的な内容の場合は・・。
フロアーの片隅に設けられた、小スペースに集合して。
ちょこちょこっと、「重要課題」だけを打ち合わせて、解散的な感じでした。
議題は、ホワイトボードやタブ端末を使って、全員で共有していました。
「フィッシュボーン形式」や、「ツリーハウス形式」で纏めて行きました。

長時間、立ったままだと疲れるので。
皆、簡潔に議題について論じ合い。
無駄な時間の短縮に、大きく貢献?してくれてました。
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おそらく、



「会議」は同じ時間に全員が拘束されないと結論がだせないときしかしない、

として、「会議の数」を減らす、ほうが効果はずっと上がると思います。

社内のブレーンストーミングのため、社内の意思統一のため、という社内の作業のため(中間業務)に会議をするのが一番のムダで、そういうものほど「定期的に」「惰性で」「期限を定めずに」続くものです。

そういうのは、ネットなり、社内にアクセスが限られたSNS などで逐次プロジェクトメンバーが情報を集めておいて、

クライアントへどうやって提示するか、経営陣にレポートするのにどう固めるか、というのは、「クライアント」や「経営陣」の日時に合わせるしかないから、これは会議にしちゃおう、

という割り切りさえあれば、社内の折衝の会議に多人数を拘束するのはムダだと進言していいと思うのです。実際、そのメンバーの拘束時間で人件費を出せば、かなりの桁になるでしょうから。
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私は、会議招集メールの前に、議題をいくつか送っています


何を話し合いたいかの案をいくつか出します
予想される課題も出します
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③議事録をノートみながら作成。(話をすべて理解してる自信がないので、ICレコーダーを聞き直したりします)
④受注先に決定事項をつたえる為の資料作成
です。

これがめちゃくちゃ時間がかかり、他の業務に影響が出だしました。

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http://homepage3.nifty.com/malus~pumila/hana_to_kajitu/setudanmen/kajitu_setudanmen.htm

品種登録情報ページ
http://www.hinsyu.maff.go.jp/
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唇は名称のはっきりしない部位もあるとのことなので、私が知りたがっている部位もそうなのかもしれません。
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言葉だけではなかなか伝えにくいので、それらしい名称が書いてあるサイトを3つ表示しながら、それらを参考におたずねしようと思います。
各サイトの中の名称もけっこういい加減なところがあるように感じていますので、各サイトにからめて私が説明しておりますのを3つ総合的に見てくださりながら、ご回答よろしくお願い致します。

サイト(1)
http://www.sakai-keisei.gr.jp/ope/lip/kaibou.html
写真が3つありますが、一つ目の写真(横から見た写真)に「赤唇部」とあります。名称を知りたいのは この「赤唇部」の一番下の、下に向かって少し膨らみのある部分です。
また、3つ目の写真を見ていただくと「上口唇結筋」とあります。この名称の位置がこれで正しいとすると、この「上口唇結筋」の少し下の部分(下に向かって少し膨らんです部分)のことです。

サイト(2)
http://www.haraguchi-c.jp/column_32.html
一番上図に「上口唇結節」とあります。ここでは「結筋」ではなく「結節」と書いてますが、むしろこのように「結節」と書いてるサイトの方が多かったです。
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サイト(3)
http://www.oralstudio.net/stepup/jisho/sakuin/E382B7/05087_12.php


以上 長々と書きましたが、どうかよろしくお願いします。

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どうしても知りたいのは、上記のとおり、上唇の真ん中の一番下の部分(息の通り道に接触する、内側の粘膜に近い部分)です。下に向かって少し出っ張った膨らみのある部分です。

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Aベストアンサー

アナタの長文、無理も在りません、だって殆どの解説サイト・ペ~ジがアバウト過ぎだからです。
結論を先に申します、もうアナタが答えている通り、

【上口唇結節 じょうこうしんけっせつor 上唇結節じょうしんけっせつ】(日本語)何方でも宜敷いですね。

唯、アナタが疑問として居る本当の"場所"を特定したい.......とゆう事ですよね ?
-------------------------------------------
添付画像にパ~ツ名(=基準点)を詳しく書きました。

A&A':赤唇縁最上点せきしんえんさいじょうてん
B :上口唇点じょうこうしんてん=上唇点
C&C':口角点こうかくてん
D&D':赤唇縁最突出点せきしんえんさいとっしゅつてん
St:Stomionストォミオン閉口時正中口裂点へいこうじせいちゅうこうれつてん
a:上(口)唇赤唇部最大高径じょうしんせきしんぶさいだいこうけい
b:上(口)唇赤唇部高径こうけい
c:上(口)唇赤唇部内側斜径ないそくしゃけい
d:口裂幅径こうれつふくけい

で、"上唇結節"部は、
高さがB~St迄の範囲内で、
幅はA~A'迄の範囲内に在る、
「結節」詰まり、「膨らみ、突起、突出」を指します(尚、結節は医学用語です)。

ですから、此の結節は【大きさ・厚さ薄さ・色・場所(上付き、下付き)】等、各人個人差が在るのはゆう迄も在りません。

赤い点線部が"上(口)唇結節"で、人に依り、結節が、Bが下に下がってるのに合わせる様にC~C'ライン(=上唇下縁)より下に在る場合も在ります。
更に、下2枚の写真は、口唇を薄くする手術のbefore&after で、結節を下に僅かばかり垂れた感じが好く判りますね。

後、参考までに、横文字(英語)も書いときます。
上唇結節:Tubercle of upper lip、Tubercle of superior lip
○Tuberculum labii superioris→正式な医学用語.

回答No.1さん御紹介の写真は、ラテン語"Tuberculum labii maxillaris"で、和名「上(口)唇結節」です。

現在は英語が中心でしょう。

参考URL:http://www.anatomy.med.keio.ac.jp/funatoka/anatomy/splanchnologia/A05_1.html#A05_1_01_008
>口>口腔>上唇結節..........

アナタの長文、無理も在りません、だって殆どの解説サイト・ペ~ジがアバウト過ぎだからです。
結論を先に申します、もうアナタが答えている通り、

【上口唇結節 じょうこうしんけっせつor 上唇結節じょうしんけっせつ】(日本語)何方でも宜敷いですね。

唯、アナタが疑問として居る本当の"場所"を特定したい.......とゆう事ですよね ?
-------------------------------------------
添付画像にパ~ツ名(=基準点)を詳しく書きました。

A&A':赤唇縁最上点せきしんえんさいじょうてん
B :上口唇点じょうこう...続きを読む

Q会議の内容を上司へ報告する時には,どんなポイントを重視して報告すれば良

会議の内容を上司へ報告する時には,どんなポイントを重視して報告すれば良いですか。書面とう作成した方が良いのでしょうか。上司には何も言われてませんが。上司指示のもと地方から東京へ社内会議に参加します。ご存知の方いらっしゃいましたらお願いします。

Aベストアンサー

会議名:開催場所:日時 

項目別に議事内容と結果


その会議において自分はどのような
発言をしたのかも報告することが肝心要です。

会議に参加して発言もしなかった・・では
出席する価値もありませんよね

また会議を終えた所感等も最後に記
しておけばアピールになるでしょう。

以上
報告者名/出席者名などA41枚程度に簡潔に


会議で配布された資料があれば参考にコピー
添付し提出することなどです。
社内の会議ですから上司はある程度把握
していると思いますから、くどくど議事録
みたいに書く必要はないと考えます。


会議録書式テンプレートなど検索で見つけて
手元に用意しておけば気が楽ですよ。


いずれ提出した報告書の写は必ず自分の手元にも
残しファイルしておくことも忘れずに


いずれ帰社後即提出できると君の評価も高まる
でしょう。報告は内容以前に速度ですよ

2~3日してだしたり催促されて出すようなら
失格でしょう では がんばってね

参考URL:http://template.k-solution.info/2006/07/01_excel_1_12.html

会議名:開催場所:日時 

項目別に議事内容と結果


その会議において自分はどのような
発言をしたのかも報告することが肝心要です。

会議に参加して発言もしなかった・・では
出席する価値もありませんよね

また会議を終えた所感等も最後に記
しておけばアピールになるでしょう。

以上
報告者名/出席者名などA41枚程度に簡潔に


会議で配布された資料があれば参考にコピー
添付し提出することなどです。
社内の会議ですから上司はある程度把握
していると思いますから、くどくど議事録
みたいに書く必要はな...続きを読む


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