みなさん職場でのスキル伝達はどうしてますか？

オフィス系のソフトのスキルだけではないのですが、周りとのスキル格差で結構悩んでいます。

部署がら、accessやエクセルを用いてデータの集計・分析をしたり、その結果をPowerPointやWordを用いて資料化することが多いです。
オフィス系以外にも、会社の基幹システムからデータを引っ張り出したり、システム側にある集計ツールを使うことも多いのです。

徐々に立場も作業者から判断する立場へ移行し始めているのですが、周りとのスキル格差がひどくてまともに作業を任せられません。
スキルってみなさんどうやって伝達してますか？

自分が作ったファイルの操作方法程度は伝えられても、VBAの中身やaccessのテーブル構造やクエリの中身を伝えようとするとスキル格差がありすぎて、気が遠くなります。
転職とかすると、誰もメンテナンスできなくなるなと思う今日この頃。

引き継ぎ資料作成の参考となる本とかありませんかね。
基幹システムの設計書とかほとんど読もうとしない方々なので、資料を作っても可読させられるかわかりませんが。

質問者からの補足コメント

• 詳細にご回答いただきありがとうございます。
  ＞既に作られたシートに入力作業を行って、エクセルを使えると勘違いしている人が多い
  
  「ローデータ→加工・集計→仕上げ」みたいなファイルというか作業になっていないんですよね。
  電卓叩いて、結果を手入力とか止めてくれ！！と心で叫んだ事が何度あったことかw
  
  本当は、DWHの柔軟な運用のために社内に専門の技術者を置く予定だったのがとん挫して、ACCESSやらExcelで限界に近い事をしているのが、上は分かってないんですよね。
  少しずつ、システム改修はしているのですが、数万・十数万単位のテーブルを使用するのでExcel単独だと結構厳しいのですが。。。
  
  おっしゃられるような負のスパイラルに陥っているんですよね。
  PCスキルだけではなく、色々と思考停止になっている面があるので、ダメ元でも上司に掛け合うために色々考えてみます。

  No.1の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2015/04/26 15:27

No.4 ベストアンサー 回答者： soixante 回答日時： 2015/04/29 17:55

#3です。

コメント有難うございます。

わたしも本社の企画部門であり、あなたの感じているところに全く同感です。

＞ただただ、とあるエクセルファイルの操作方法のみ理解して、中身の関数やら
＞加工手順の意味合いなんてさっぱり分かってない

まさにそうなのです。これでは、ほんのわずかばかりでも、イレギュラー処理が起きた時には対処が
できないと思います。

VBAによる便利な機能を盛り込んだファイルの使い方は分かっていても、エラー発生時や、
何らかの変更をする時のコードの微修正とか出来なければ、その時点でオワリなんですよね。

そういう保守も含めた運用が出来るようになるためには、VBAの知識も要るわけですよね。
でも、あなたや私が在籍している間は、問題発生時にはそれをやってしまう。だから周りも困らない。
ということですよね。

クエリにしてもしかりでしょうね。「なんだか詳しい人が作ってくれた、このクエリってやつ、
ダブルクリックすると、あの集計データが出てくるよ。だからこの集計データを使って～～」
で終わりになってしまっているのでしょう。
そのクエリは何のテーブルをもとに、どういう項目でどういう条件で抽出してどういう集計を
させているものなのか、という大元のところへの関心が無いというか、追求がないというか・・。

＞指示する事は出来ないが、同レベルの仕事をさせようと思うと必要になってくる

仰る通りです。私は業務の合間を縫って、少し覚えては実務に移植してみて、失敗して、その要因を
探って色々調べて、なんてのを繰り返して学習しました。
おびただしい数のトライアンドエラーを繰り返しながら。

まあ、きちんとしたPC教室に通えば早かったのかもしれませんが、自分の頭で、ああでもない
こうでもない、とウンウン唸りながら、実務に組み込みながら、格闘しながら学べたことはよかった
のかもしれません。
必ずしも必要に駆られたわけではないですが、少しでも自分の作業の効率化、高速化、省力化
を徹底追求するマインドだけは持っていたつもりだし、その他のスキルと合わせることで、より高い
アウトプットが出来れば、という追求心を今も維持しているつもりです。

わたしは現在の環境では少し諦めているところもあります。
みんなそれなりにいっぱいいっぱいなんですよね。
本当に難しい問題です。
最低限の引き継ぎ資料だけは作成して、後は後任者が学習してもらうしかないだろうと諦めています。
向学心にあふれた教え甲斐のある若者がうちの部に来るのを待っています
(何の解決策でもない・・（-_-;

お互い頑張ってまいりましょう。

この回答へのお礼

2度もご回答ありがとうございます。
似たような立場で、似たようなマインドで仕事していますね。

私も、質の高いアウトプットを追及して、指示されたわけでもなく自主的にスキル（PC以外も）高めてきました。
この質問をして、ふと気が付いたのがスキル差の問題は表面的な問題で、本質的には意識格差なんだと気づきました。
私の周りも、忙しくしていますが、それでも従来のやり方を積極的には変えようとする意識があまり感じられないんですよね。
※目の前の私は、従来のやり方せずに結果のこしているにも関わらず・・・。

どうやら、自分を高めるだけではなく、周りを高めるマネジメントが私の次なる課題の様です。
如何せん組織上は、何の役職にも就いていないだけに、今の環境で新しい課題とどこまで真剣に向き合えるか少々自信がありませんが、上司には色々と働きかけている所です。
上司や近くの部署の上長の変化の有無次第では、別の環境に行く事もありえるなと思う今日この頃です。

とりあえず、分かりやすい引継ぎ資料作成は、自身の業務内容を再考する機会でもあり、資料作成スキル向上の機会でもあるので、色々とがんばってみます。

同じような立場の方の話を聞けて、色々と考える事ができ非常に有意義でした。
ありがとうございます。

お礼日時：2015/04/30 23:34

No.5 回答者： hallo-2007 回答日時： 2015/04/30 16:23

Ｎｏ１です。

もうひとつアドバイスします。
先の提案で結果が出るのはかなり時間がかかります。
意外と部署内の人間関係もぎくしゃくするでしょう。
そのことも上司の方に伝えた方が良いでしょう。
一例です。
経験ですが、ある部署で予定や実績、スケジュールなど
管理している女性（ＭＯＳ有資格者）がいました。
彼女は、操作も早いし正確です。
項目ごとにフォルダーが沢山あって、月ごとにシート
（ひどいものは、項目ごとにシートが交互にあったり）
デスクトップはショートカットだらけ
新入社員に引き継ぐのに、覚えきれないほど煩雑
共有フォルダにファイルがあっても入力、印刷はその担当者しか出来ない。
そこで、一つのファイルにまとめて、日付と項目、金額など入力
別シートに年と月で表示されるように変更
入力もそれぞれの担当者から直接サーバーのファイルへ入力させて
チェックをして、次のファイルへ追加していく
を提案して、簡単なエクセルファイルを作って渡しました。
ところが数年たっても状況はかわっていません。
理由は、忙しい、エクセルのテクニックより規則とかの壁があると
云っていました。
変わる部署は、ちょっとアドバイスしただけですぐにでも取り入れられますが
そうでない部署は、わかっていてもやらない、出来ないではないでしょうか。
上司の協力も必要ですが、頑固な組織の場合は掛け声だけでは無理な場合もあります。
お局様が仕切っていたりすると上司の掛け声だけでは組織は変わらないですね。

この回答へのお礼

度々のアドバイスありがとうございます。
具体的な方向性や、想定される問題など提示いただきましてありがとうございます。

＞変わる部署は、ちょっとアドバイスしただけですぐにでも取り入れられますが
＞そうでない部署は、わかっていてもやらない、出来ないではないでしょうか。
＞上司の協力も必要ですが、頑固な組織の場合は掛け声だけでは無理な場合もあります。
＞お局様が仕切っていたりすると上司の掛け声だけでは組織は変わらないですね。

すごく良く分かります。
残念ながら、変わらない組織なんですよね・・・。
実は、PCスキル格差以外にも問題があり、その一例として、退職者の業務引継ぎあります。
なぜか、当該部署の残されたメンバーに、その能力（やる気も含めて）が無くて、私が事実上引き継いだ業務の多いこと。
※どうやら作業は引き継げても、その人の仕事の真の目的が分かっていないのか顕在化している仕事しか引き継げないようなんですよね。

まあ、この非公式に引き継いでしまった業務を所属する部署内で、共有化させる正当なの理由が無いので、同レベルの仕事を同僚に暗に求めてギクシャクしたり、元の部署に仕事を戻そうとして、軋轢が生じたりと結構苦労しています。

本来は、上司に相談しなければいけないのですが、混乱時期に上司や先輩が二人とも精神的にダメになりドロップアウトして上司不在の時期が長かったため、適切な時期に適切な人間に相談出来なかった事が痛かったです。

他の方のお礼にも書きましたが、最近は上司に色々と働きかけはしています。
PCスキルやシステムの理解度に起因する引継ぎ問題が多かったので、今回の様な質問をしました。

自分のモチベーションがどこまで持つか分かりませんが、周りを巻き込む力をつけるいい機会と考えて頑張ってみます。

しかし、表面上はスキル格差の問題ですが、根は深い問題の様です。

お礼日時：2015/05/01 00:17

No.3 回答者： soixante 回答日時： 2015/04/27 18:32

似たような状況にある者です。

＞スキルってみなさんどうやって伝達してますか？

この点については、上司から指示がありました。
「共有しておかないと、XX（私）が異動した時に回らなくなるから」
ということで、部内での各種研修などを指示されて、少しやりました。

結論：
・結局やる奴はやるし、やらない奴はどれだけお膳立てしてもやらない。
　そして、やる奴は既にやっている。
・実務で死ぬほど困らないと、実際に腰を上げようとする奴は少ない。

残念ながらさしたる効果は生み出せませんでした。
覚える気のない人間にやる気を出させることを考えるほどヒマでもないし、
そもそもそれは職務にありませんからね。手当出るなら別だけど。

はっきり言わせてもらえば、会社はPC教室ではないし、私も無料講師でもない。
そんなスキル武装は業務外、まあ俗に言う「自己啓発」の世界だと思います。
したがって、自ら身に着けようとする奴は既にやっている、ということかなあと。

でも、業務は回していかねばならないので、合間を縫って、手取り足取りびっくり
するほど細かい引き継ぎ書を日々作成し続けています。かなり疲れますけどね。
転出した後もメンテに呼ばれたらかなわんですからね。

まあ「自分が居なければ」なんてのは幻想なんですよね、えてして。
「居なくなったらなったで、なんとかするだろ！」と開き直っております（笑。

でも、わたしの苦手ジャンルで助けてもらっている同僚もいますので、お互い様と
いうことで一応の納得はしているつもりです(笑。

何の解決にもならぬ回答で申し訳ありません m(_ _)m

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

＞何の解決にもならぬ回答で申し訳ありません m(_ _)m
いえいえ、私の会社が特別悪いのかと思いましたが、どこも似たような感じと分かっただけでもいい収穫です。

＞そんなスキル武装は業務外、まあ俗に言う「自己啓発」の世界だと思います。
私も、そう思います。
部署的には、本社の企画部門なので、PCスキル以外にもマーケティング手法やデータ分析手法なども活用出来ればより質の高い効率の良い仕事が出来ます。
私は、全て業務外の時間でこれらを学習したり触れるようにしていますが、周囲はほとんどしてませんね。
ただただ、とあるエクセルファイルの操作方法のみ理解して、中身の関数やら加工手順の意味合いなんてさっぱり分かってないとか良くありますね。


「自己啓発」の範囲だし、管理職でもないので、指示する事は出来ないが、同レベルの仕事をさせようと思うと必要になってくる・・・なかなか難しい問題です。

お礼日時：2015/04/29 16:50

No.2 回答者： hallo-2007 回答日時： 2015/04/26 16:03

No1です。

＞電卓叩いて、結果を手入力とか止めてくれ！！と心で叫んだ
これ実際に、やりました。
パソコンの前に置いてある電卓を撤収させました。
パソコンの電卓使われて、意味がなかった人もいました。
（笑）

この回答へのお礼

なかなかの強硬策ですねｗ

お礼日時：2015/04/29 16:37

No.1 回答者： hallo-2007 回答日時： 2015/04/26 12:07

>オフィス系のソフトのスキルだけではないのですが、周りとのスキル格差で結構悩んでいます。

これ、わかります。
特に、この数年の入社したスマホ世代とそれ以前のパソコン世代の格差です。
スマホでLineやFaceBookなど色々つ使っているのにエクセルは入力するだけです。
自分で作れないし、グラフや分析する能力がない。
（それと2000年前後のパソコン普及年についてこれなかった方
　但し、この年代は徐々に定年で少なくなりますし、今更出来ないので諦めています）
私の思う所ですが、
１、基幹システムの充実（出来るだけ専門家に作ってもらう）
２、アクセスでは作らない（部署レベルで後継者を育てるのが大変）
３、エクセルで勉強会を行う（エクセルならやってみようという人がいる）
４、ワード、パワーポイントは前任者のファイルを利用
つまり、基幹システムで行う作業、それぞれの部署で行う作業を明確にします。
現場では、取引先、製品、技術など変化が激しいです。
それまでも基幹システムに持ち込まれて間に合いません。
それぞれの部署にしかないデータ、資料や集計、分析など部署のレベルアップが
必須と思っています。
私は、その作業をエクセルに集中させます。

エクセルを教えていて思う所ですが、
既に作られたシートに入力作業を行って、エクセルを使えると勘違いしている人が多い
印刷するためのシートに直接入力して、データベースになっていない。
データベースになっていないので、もちろんグラフも出来ないし、分析も出来ない。
（職場が、その手の仕事をさせていない）
勉強会が終了した後に、ちょっとした課題を出すのですが、
「皆さんが、日々入力し印刷して渡している資料を月別に集計して過去の数値をグラフに
　してみましょう。」
と出します。それが出来ないことに初めて気が付きます。

エクセルほかパソコンの知識上達には、職場の上司の力が必要です。
１、課題を与える。課題に挑戦する時間を与える。
２、課題を解決するヒント、アドバイスを与える（誰々に相談してみてはEtc)
３、自宅でも勉強させる。
４、出来た人を評価する、ほめる。
５、ミスがあっても叱らない。
　　（評価は　やってみて失敗＞やらない、出来ない　を守る）
６、良いものが出来たら横展開をする。（出来た方が講師になる）
これで、プラスのスパイラルになります。
逆のパターンで云えば
１、そんなことする時間があれば、こちらの仕事をしろ
２、そんなことされたら、他の人が使えない、修正が出来ない
３、失敗した時に、元々無理だったんだよ。
４、毎日、同じ仕事した方が楽、失敗が少ない方が評価される。
５、出来る人が孤立化して退社してしまう。
これらが、パソコン以外でも同じで職場の活性化を失い
マイナスのスパイラルに陥って行きます。

しかし、残念ながら年配の上長など
１、部下に無理を言わない、させない
２、自分が出来ない（理解できない）こと以上はさせない
３、とにかく問題が起きない方が良い
４、過去のルール、規約を変えない、優先する。
５、職場をまたがる機能などに消極的、力を貸さない。
等の場合は、職場が保守的になり、パソコンなどを使った改善、改革が
進みません。
この様な上長（職場）があることも事実です。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

＞特に、この数年の入社したスマホ世代とそれ以前のパソコン世代の格差です。
スマホでLineやFaceBookなど色々つ使っているのにエクセルは入力するだけです。
自分で作れないし、グラフや分析する能力がない。

そうですね。
ネイティブスマホ世代とも言うべき、ここ数年の新入社員は、IT機器触れる事はなれいますが、
それは情報を消費するだけで、IT機器を使った付加価値の創造という意味では、別に慣れているわけではありませんね。
この部分は、プレーヤーとしてしか過ごしていないのだから、クリエイターの部分は素人なのは当たり前なのですが、このことが以外にPCに疎い上の世代は分かってなかったりしますね。

ご指摘いただいた点を参考に色々考えてみます。
また誤って、補足の方にも色々と書いてしまいましてすいません。

お礼日時：2015/04/26 15:36