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市役所である法にもとづいた申請について、不許可ということで、理由を何点か添えられた形の文書をいただきました。受け取って知人に見せたところ、『文書番号(文書右上の番号)が付いていないから公文書ではないのでは?文書番号が無ければ偽造したのでは?とか役所にそんな文書は出していないなどど言われかねない。』と指摘されました。

公文書の定義というかどういったものなのでしょうか?書式とか自治体によってはホームページで条例集みたいなものがあってその中に公文書についての取り決めみたいなものがありますが、そこの役所のホームページにはありません。それとも全国的に決まり事(法令など)があるのでしょうか?

また、文書番号は必ずついてくるものなのでしょうか?

また、番号が無くて揉めたりした方はいらっしゃいますか?

gooドクター

A 回答 (3件)

 文書番号は、後に決裁文書を確認するために便宜上付したもので、必ずしも必要としません。

役所の公印が押されていれば、まちがいなく公文書です。少なくとも公印が押印されていることを確認しておきましょう。それがなければ、文書の性格を確認し、できれば公文で発刊してもらうよう交渉した方がいいかもしれません。また、メモであっても、公で作ったものは、公文書とされてます。しかし、文書リストに掲載なく、そんな文書がないと門前払いされることがないとはいえません。
 通常、行政で不許可処分にする場合には、行政不服審査を起こされ、法廷勝負になることを覚悟しています。この際、ずさんな文書管理をしていると、裁判官の心証が悪くなり、不利な判決を被りかねなくなるので、細心の注意を払っているはずです。
 いずれにせよ、あまり些細なことに拘らず、処分に不満なら、行政不服審査の手続を申し出るといいでしょう。不許可処分の場合には、行政に説明責任が課せられているので、納得のいくまで聞く権利があるし、裁判になれば、裁判官への説明責任も生じます。
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この回答へのお礼

ご回答有難うございます。公印があれば問題ないようですね。安心しました。許可不許可どちらに覆るかは別として、不許可理由が不明確なので不服申し立てをすることになると思います。

お礼日時:2004/06/28 19:23

行政文書の定義は、URLの第二条第2項を参考にして下さい。


これは法律ですが、各地方自治体の条例もこの法律に準拠しています。

極端な例としては、FAX通信メモや電話の聞き取りメモも行政文書になります。(公開請求の実例があります。)

相談者さんが受け取られた文書ですが、文書番号の付く文書と付かない文書がありますが、情報公開請求で受け取られた文書には、文書番号が付いているはずです。

公開請求に基づく決定を行うための稟議処理に付きますから、所謂「かがみ(送り状or表紙)」にだけその番号が付き、中の本紙(理由書)には付けないのが通例です。

つまり、相談者さんには必要ない情報ですから、知らされていないだけかも知れません。

例えば、
「相談者さんが行った「○○の情報公開請求の決定に関する事務処理」に関する行政文書の開示」
を求めれば、稟議の流れと文書番号は明らかになると思います。

文書番号って、重要なものにしか付けなくなってますが、情報公開請求は、裁判にも発展することがありますので、重要なものとして処理されていると思いますよ。

番号が無くてもめるかどうかですか?

発信者名が明らかで、内容が事実なら、公印や文書番号が無くても揉めることはないですね。

参考URL:http://www.soumu.go.jp/gyoukan/kanri/gh003.htm
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この回答へのお礼

ご回答有難うございます。ある事業の申請をしてそれに対しての不許可通知です。発信者は一応、市長です。私的には半年も役所の担当課と協議をして申請したものですから重要です。番号が無いのでこのような案件は役所にとっては重要ではないのですね。

お礼日時:2004/06/28 19:34

「公文書」とは何か、ということについては、「公務員が業務上作成する文書」ということになります。


従って、文書番号の有無は、当該文書が公文書であるか否かに直接影響するものではありません。
(文書作成者が公務員であり、業務のために作成した文書であれば、形式の如何を問わず公文書です)
実際に文書を作成する場合にも、「事務連絡」等と称して、番号なしの文書を発簡することもしばしばあります。

ただ、当該文書の真正性を担保するため、また特に
不許可処分を通知するような場合には、発簡名義者の公印を押印した文書を交付することが一般的ですが、公印はついている文書でしょうか?
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この回答へのお礼

ご回答有難うございます。公印は押してあります。過去に他の役所で頂いた文書にはどれも番号が入っていたのでどんなものなのかと思っておりました。納得です。

お礼日時:2004/06/28 19:16

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