周知徹底方法

Question

皆様のお力をお借りしたいです。

私がいま勤めている店舗には34名のスタッフがいます。
シフト制で１日約20名ほどが出勤しています。
出勤時間もバラバラのため、早番が行った全体朝礼の動画を後から出勤したスタッフが各々見る、という感じです。

周知事項などがあればすべて社内メールでやりとりしていますが、メールを確認したかどうかの返信をする文化がなく、周知した側は送りっぱなし、見た側も内容を自分1人で確認するだけという状態です。（ただ、１日10人以上がなんらかの周知メールを送っているので読みましたよーという返信をするとメールの量がとんでもないことになるのでやってないんだと思いますが…）
また、周知する側がかなり熱を込めて送っていても、みんなに知れ渡るころには熱も冷め、みんなが一丸となって何かに取り組む！ということが難しい状態です。これが原因で新しい取り組みを始めても内容をきちんと把握していないスタッフがいたり、認識不足でミスをするスタッフがいます。

そこで皆様に質問なのですが、どうすれば温度感高いままスタッフ全員に周知できますでしょうか？
効果的な周知方法や、ちゃんと内容わかってるかどうかの確認方法があれば教えていただきたいです。
よろしくお願い致します。

北のトラさん · Accepted Answer

PDCA 　　P プラン　D　行動　C　チェック・確認・見直し　A　改善　　のサイクルで考えると、
チェックができていないと考えられます。

チェックリストを作るのも、一つの案ではないでしょうか。
紙を使った、アナログ形式ですが、確実にチェックできると思います。

出勤時に必ず全員が、タイムカードなりを打刻する場所に置きます。
内容に関する重要度を、Ａ～Ｄ程度に設定し、記載することにします。
対象者或いは対象部署がある場合には、指定します。
出勤者は、入社時に自己に関する仕送り申し送り・伝達・指示事項を確認する。
退社時にチェックリストに確認のサイン（印）をする。

発信したい人、連絡したい人がチェックリストに要点を書き込む、
「朝礼のビデオ見てください。　田中　８：３０　ａ．ｍ　Ｂ」
「〇〇さん、△が在庫少量です、確認して発注して下さい。　Ａ」

上記のような内容を、票の左端に書き込み、その右にスタッフ全員のチェック欄を設ける。
欠勤者の欄は、斜線を入れる。

メールは、本来、発信者が都合の良い時間に発信します。
受けた側も、都合の良い時間帯に読みますが、返信は要らないと判断すると
読むのが遅れたり、返信メールを発信しません。

個人情報の保護・管理でも、最終的監査は人がチェックリストを使用して、確認します。

一見煩雑のようですが、ケアレスミスを防ぐ、一つの方法です。
指さし確認も、声を出しながら行いますが、効果が大きいことはご承知のことと拝察します。

あとは、申し送りを書き込む人の表現・内容ですね。
熱意が伝わるかどうか、運用次第だとは思います。

参考までに。

yokohamahope · Answer

我が社では周知事項はグループウェアの掲示板で行いますが、開封した人は必ず返信コメントを記述するルールとしています。大概は「了解しました」の返信がつきますが時には貴重な意見等もコメントされますので、発信者がその確認を行うこととしています。

gisahan · Answer

一丸となって何かに取り組む！ということが難しい、新しい取り組みを始めても内容をきちんと把握していないスタッフが、認識不足でミスをする・・・

周知徹底の方法にはいろいろと、その得失もあるのはもうご存知。　よって要点のみを。
・確実に行きわたるには全員に文書で配布、合わせて掲示もする。動画閲覧は一手先行。
　
・熱意を伝えるのはやはり対面口話。　朝礼（始業前例会）はしているんでしょ。
　（だから、どの機会にも代表になる者はきちんと気持ちまで伝えなければならない）
　＝後でこれ見ておいて！では何をかいわんやである。
　＝もっとも言ってる中身が全ての者に理解できないような難しい表現は避けること）

・返信や相手の反応を見るのも手だが、こういうのは大体効果が薄い。
・あまりミスを連発するのは関心や注意力散漫の性格が出ているから、個人的に別の
　機会を設けて説諭したり評点に反映させる。

mokomokobambi · Answer

こんにちは。
前のバイト先にはコミュニケーションノートと言うものがありました。
ノートには店長からその日に取り組むべき課題が書いてあります。(その日の特売品の売上目標や、清掃についてなど)出勤時にまず確認、退勤時に一言書きこんで帰るという流れでした。
課題に対するできばえや、結果を書く人、勤務中に困った嬉しかった事を書く人様々な事が書いてありました。全てに対して店長から細かくお返事が赤ペンで書いてあり、皆のモチベーションアップに繋がっていたのだと思います。
現在の職場でも回覧がよく回ってきます。各々サインして次に回すアレです。
アナログですが見たか見てないかを確認するには手っ取り早いですが、理解したかどうかは別ですね。

まず遅番早番(二交代の場合)でリーダーを決め、その人から落とし込みをしてもらう。取り組み姿勢や結果はその人から報告をしてもらうという流れを作っては如何でしょうか。

周知徹底方法

PDCA P プラン D 行動 C チェック・確認・見直し A 改善 のサイクルで考えると、

我が社では周知事項はグループウェアの掲示板で行いますが、開封した人は必ず返信コメントを記述するルールとしています。

一丸となって何かに取り組む！ということが難しい、新しい取り組みを始めても内容をきちんと把握していないスタッフが、認識不足でミスをする・・・

こんにちは。

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