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総務部で会社のPCの購入をしているのですが、
以下の書類について、PDF化して保存し、紙を破棄してはダメでしょうか?
紙が邪魔なのですが。
・納品書
・見積書
・発注書

宜しくお願いします。

A 回答 (3件)

こんにちは。


書類のPDFは役所でも公的書類として認められています。職種にもよりますが、地図の青写真はPDF無効だったと過去の仕事上の経験があります。
うちの会社では見積書から請求書までの一式をPDF化したのち、原本は3年保存ののちに廃棄しています。PDFの保存期限は今のところ永久保存のようなかたちになっていますが、クラウドにも容量はありますので、保存方法としては必要なものだけ、をおすすめします。
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>PDF化して保存し、紙を破棄しては…



電子帳簿保存に関する届けを税務署に出して承認を受けておく必要があります。
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/den …
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経理部に問い合わせてください。



会社の経営管理目的以外に、会計監査、税務監査の際に、取引の実在性を証明するためにそれらの証憑が必要になることがあります。
取引の実在性を証明する別のエビデンスが十分にあるならPDF化を許してもらえるでしょう。
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