短文作成の依頼

文章の作成が苦手なので、短文の作成をお願いします。
ポイントカードの名称：WPOINTカード
保管場所：鍵のついたBOX
保管枚数：10枚
保管しているカード：未使用（カード内のポイントなし・会員登録なし）の新品のカード
保管目的：磁気不良の時の交換対応専用のカードで、新規会員様用ではありません
使用方法：磁気不良の時の交換対応時に使用

流れ
①お客様がレジの担当者にカードを提示する
②レジの担当者がカードをお預かりして、機械にお預かりしたカードをスキャンする
③機械の反応がない場合、ほかのレジに設置してある機械でも試す
④すべての機械で反応がない場合に、磁気不良カードとして対応を開始し、お客様が交換手続きの用紙の必要事項を記入する
⑤こちら側で、残りの部分を記載するなどの処理をする
⑥後日、今回のポイントと磁気不良カードのポイントが付与されることを伝えたうえで、新しいカードをお渡しする

以上の内容を短文で作成していただけると助かります。
使用方法をわかりやすくするために、流れを記述しておきました。

質問者からの補足コメント

• 読んでいる人は、これで伝わりますか？
  目的：従業員広報(従業員伝達)

    補足日時：2017/02/23 04:31

No.2 回答者： yhr2 回答日時： 2017/02/23 09:22

No.1です。

「補足」に書かれたことについて。

＞読んでいる人は、これで伝わりますか？
＞目的：従業員広報(従業員伝達)

全く伝わりません。
「従業員広報(従業員伝達)」は目的ではありませんよね？　単なる「呼び名」です。
「誰が、いつ、どこで、何のために、何を、どうする」で書いてみてください。
「従業員が、レジで、ポイントカードを持った客が来た時に、ポイントカードを正しく扱い方えるようにするため、ポイントカードの扱い方を、マニュアルに整理して配布する」というような。
ひょっとすると「使用できないポイントカードを持った客が来た時に」も含むのかな？　そういう「どの範囲を想定しているのか」という「頭の整理」も必要です。

5W1Hって、ご存知ですか？　情報を伝えるときに、文章の中に書くべき必須の構成要素です。
　When：いつ
　Where：どこで
　Who：誰が
　What：何を
　Why：なぜ
　How：どのように
です。
　お示しの内容に沿って、これを書いてみることをお勧めします。どれかが「あいまい」なままになっているのだと思います。それを明らかにして書かないと、読んだ人に正しく伝わりません。

No.1 回答者： yhr2 回答日時： 2017/02/22 22:49

短文にする以前に「何の目的で、誰に向けて、何を書きたいのか」が全く分かりません。

それを分かっているのは質問者さんだけですから、そこまで書くくらいなら、自分で書いた方がよいです。
「文」にしなくとも、箇条書きでも意味が伝われば十分でしょう。

それを書いて提示した上で、「この内容で、読んだ人に意図が伝わるか」という質問をした方がよいと思います。

この回答へのお礼

ありがとうございます

お礼日時：2017/02/23 04:30