総務で働いています。 更新手続きを担当しています。 更新期限が一人ずつ違っていて 期限日より前に書類

総務で働いています。

更新手続きを担当しています。
更新期限が一人ずつ違っていて
期限日より前に書類提出して頂くことになっていますが…
◎期限日が過ぎる
◎必要書類に不備があったり
不足している
◎期限日が過ぎそうなら
連絡して下さい…と言っても投げ
何か言うまで知らん顔です。

それだけの業務ではないし、厳しく言えばブウブウ文句言われるし、優しく言えばなめられる。
何とか遅れず提出してもらいたいのですが、どうしたらいいでしょうか？

質問者からの補足コメント

• 間違えました。
  ×投げ
  ○投げっぱなし
  
  手順や気を付けもらうこと
  必要書類など大きく掲示しています。

    補足日時：2017/02/27 21:22

No.3 ベストアンサー 回答者： kazu0801 回答日時： 2017/02/28 11:15

大変な仕事ですね。

私はExcelでデーター管理されることをお勧めします。
以前，6000人分の情報データ管理作成したことがあります。
社員データ，連絡先，資格情報，更新日等です。
緊急時の本人確認等，瞬時に検索，連絡を可能にしました。
更新時期も関数で簡単です。 期限前に色表示すれば良いので
1ヶ月前，1週間前，資料受け取り等も具体的に確認できます。
そのうち，個人情報管理と機械化で廃止になりましたが
非常に有効な手段だと思います。

Excel関数とハイパーリンク機能を使えば，簡単です。
書庫の情報管理も作成したことがあります。
何千冊もある書類もExselで作成すれば，どこに何があるか
保存期間1年，3，7年等のタイミングも自動的に期限前に
明確になります。
書類の重要度，内容（タイトル，詳細）も自由に設定できます。
※ 継続しデーター更新しなければ意味ありませんけど。
LANで共有すると便利です。

注意する点
・個人情報の問題があるので注意してください。
・画像データーのハイパーリンクはデーター量が多くなったら
リンクミスが発生します。 マイクロソフトで問い合わせ済み
・ハイパーリンクはPDF,Word，PowerPoint，CADデーター等も可能

派遣で多くの会社の経験ありましたけど，ほとんどの会社が
コンピューターの有効活用されていません。
ちょっとしたことで楽になりますよ。
もし，有効だと思われましたらお手伝い可能です。
頑張ってください。

この回答へのお礼

Excelでデータ管理はしています。
とても便利なのですが、自分も含め、人の考え方が…。
遅れてもちゃんとしてもらえる…そう思って簡単に考える方が多いようです。

お礼日時：2017/03/03 17:41

No.2 回答者： chonami 回答日時： 2017/02/28 05:28

まぁ、締め切りを守ってもらえない苦労はよくわかりますよ。

対策としては

・締め切りを少し早く設定する
・締め切り直前に連絡をする

とかですかね。
案内とか読んでないんですよね、基本的に。
文句を言われるのは覚悟で厳しく言っていくしかないでしょうね。
自分の仕事がスムーズに進むことを優先しましょう。

この回答へのお礼

締め切りを早く設定しました。
前月よりは皆さん早く動いてくれてるようですが…。
案内…読まないですよね。
ああ、これか。って思った時点で読みましたになってるんですね。

文句言われるのを覚悟して厳しく…そうですよね。
一番の問題点はそこかも知れないです。

お礼日時：2017/02/28 09:32

No.1 回答者： area_99 回答日時： 2017/02/27 23:22

役所方式に習って、月末締めで行えば良いのでは？

期限過ぎたり、不備のものは翌月に回すのです。

会社でそこは取り決めないと、担当部署のせいにされてもね。
一番悪いのは提出者ですけど。

僕も総務いたのでご苦労は分かります。

特に非正規のバイトの日払いの閉めなど・・・本当にご苦労様という気が失せるほど憎しみが湧きます。
こっちは17時上がりしようと段取り組んでるので二、いきなり今日の今日くれ！と電話口で泣き訳かれると、この怒りを誰にぶつければと酒の量も増えがちになります。

それで21時だ22時だと残業を強いられ・・・
周りの社員は早々に帰社・・・

で、最後に会社の鍵閉めて帰る訳ですけど…

あ、愚痴になりました。すみません。

この回答へのお礼

期限過ぎたのを翌月に回せればいいんですが、月内に処理しなければいけないんです。

言われたように、今日の今日って無理言う人もいて、やってあげたくても会社からは残業するなと言われてるし板挟みです。

お礼日時：2017/02/28 09:10