小さな会社でIT技術者として働いている、20代の者です。

40代の上司がいるのですが、あまりにも分かりにくい文章を書くので困っています。普段のメールでも、内容が理解できず聞き直すことがよくあるのですが、公開する文書の校正作業が私の仕事に割り込んだときには、意味の分からない長文を時間を掛けて読み解かなければならず、ぐったり疲れてしまいます。ただ、ほかの点ではよい上司なので、なんとかうまく付き合っていければと思っています。どうするのがよいでしょうか?

上司の文章は、語のレベルから文章構成に至るレベルまで、すべてのレベルにおいて問題があります。

まず語のレベルにおいては、誤字が2, 3行に1つの割合であります。また、「難しい事」の「事」や「帰っても良い」の「良い」など、ひらがなにすべきところを漢字にしてしまっているほか、漢数字を使う場面と算用数字を使う場面の区別ができていません。「オススメ」や「ちゃんと」などの砕けた表現を、使うべきでない文書で使ってしまいます。「開始と終わり」のように、対応関係にある言葉(この場合は「終了」)を使っていない組み合わせもよく見掛けます。

文のレベルにおいては、修飾と被修飾の関係があいまいだったり読点の位置が違ったりして意図してない意味に取れてしまう文や、「てにをは」が間違っている文が散見されます。また、一度読んだだけでは文法的に正しいのか分からないほど複雑な構造の文をよく書きます。

文章構成のレベルでも問題があります。半数の文章は、各段落間のつながりが分からなかったり、タイトルと本文の内容が一致しなかったり、想定する読者があいまいだったりします。また、「安心です」「本当にオススメ」「誠意を持って」「感覚的に扱えます」「驚くでしょう」など抽象的、定性的、感情的な表現が多く、全体として説得力がありません。

これらの問題は誰でもときどき犯してしまうものです。しかし、上司の文章は一つの文に複数の問題が重なって存在します。たとえば、データ管理システムの製品紹介として、上司は以下のような文を書きました。

> 未だにエクセル、ローカルフォルダ等での情報管理で感じる悩みを解消し業務をスピードさせます。

このような文がたくさん含まれた文章を校正するのは本当に大変で、2000文字の文章を読み解いて少なくとも30はある問題点とその理由、修正案を一覧にするだけで半日以上掛かります。そのあとそれを上司に渡して、上司が書き直したのをまた私がチェックするのです。

上司は難関私大の文系学部を卒業した学歴があり、決して地頭が悪いとは思いません。今考えているのは、私が手を加える前提で文章構成をマインドマップのように図式化して渡してもらうことですが、ほかに何かよいアイデアはないでしょうか? 個人的には、文章を書くスキルは一生役に立つものですし、自分で書けるようになれば私の負担はずっと減るので、上司には自分で書けるようになってほしいと思っています。

A 回答 (4件)

冷静に質問文を読みましたが…


質問者が指摘する上司の文章表現上の問題点とは、質問者が思うほど深刻な事態なのかということに疑問を感じました
一般の社会人で、語彙不足や表記のゆれなど全くない完璧な文章を書く人は、そういないと思います

私も、これでも一応プロで、仕事で他人の文章を手直しすることも多々ありますが、数字の「5」と「五」の混在や、文末の「ですます」と「だ・である」の混在、「、」、「。」など約物の使用方法が間違っているなどは最早当然のことで、指摘するまでもありません

とまれ、質問者が上司の文章の手直しに時間を取られ、仕事に支障が出ているなら、外部のライターや校正者に修正を依頼するなど検討されては?
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この回答へのお礼

ありがとうございます。
おっしゃる通り、語のレベルの問題に関しては、社内や取引先とのやりとりであれば問題にならないことが多いと思います。
一般の社会人で完ぺきな文章を書く人が少ないのもその通りだと思います。私も書けません。メールを送ってから誤字に気付くこともしばしばです。
結局は程度の問題です。質問において、理解できない文として引用を行いましたが、あの文は一つの文章の中から最も理解に苦しんだ文を選んで引用したわけではないのです。

私のような「なんちゃってプロ」ではなく外部のライターに依頼することは、検討します。

お礼日時:2017/05/15 11:14

IT業界には、そういう人がよくいます。

マシンとは話ができる言語を極めているのですが、人間と意思疎通を図る言語には苦手という人。

>上司には自分で書けるようになってほしいと思っています。

でも、よくそれで顧客や社内で仕事をして来たものですね。
顧客や、その上司の上の上司に言わせることができれば、一番効果的なのでしょうが。

もう40代なら、今から直す・治ることは難しいと思いますので、あなたのストレスを増やさない範囲内で「折り合いを付けながら」やっていくしかないでしょう。上司も、いつまでもあなたの上司ではないと思いますので。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。
ただ、上司はIT技術者ではありません。

お礼日時:2017/05/15 11:00

上司に要点を箇条書きして貰い、それを貴方が文書化するのはどうでしょうか。


上司もそこから始めて、結果、訳の分からない文章になっているかもしれませんので。
つまりこの場合は校正作業ではなく文書化作業になるのですが、その方がお互いにとって効率的だと思います。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。
今後、上司が私に校正を依頼するときには、文章に要点の箇条書きも添えてもらうようにお願いしました。
箇条書きもそれだけでは理解できない可能性が高いですが、文章と照らし合わせながら読めば理解が進むのではないかと思います。

上司が言うには、文章に流れを作るのが特に苦手だということです。私が文章を書くときは、とりあえず勢いで書いたあと、読み直して「居心地の悪い文」を移動させたり消したりして流れを作ります。しかし、具体的にどんな状況でどんな操作をしているのか、あまり意識したことはありません。自分自身も勉強になります。

お礼日時:2017/05/15 10:58

校正が仕事なら励みましょう

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この回答へのお礼

ありがとうございます。
ライターの経験もありますが、今はプログラマーとして採用されています。

お礼日時:2017/05/15 10:03

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内容によります。

ご質問文を上司の言葉として。

アナタのご質問は、会社で上司から口頭で連絡を受けたときの返答として、「わかりました」「はい」等ではなく「復唱」するのはおかしいことでしょうか?と言うことですね?

また、アナタのお考えでは、「聞き間違えを防ぐために復唱している」ワケですね・・。

質問者さんは、どう感じますか?

電話番号など、間違いがあっては困る数字や数値とか、特に重要事項を復誦,確認する範囲は、常識やビジネスマナーとしても確立している様に思いますが。

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ソチラの方が遥かに重要です。

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質問者さんは、どう感じますか?

電話番号など、間違いがあっては困る数字や数値とか、特に重要事項を復誦,確認する範囲は、常識やビジネスマナーとしても確立している様に思いますが。

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