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当社は小売店を数店舗経営しています。
月末になると、各店舗から本部へ、納品伝票の原本が送られてきます。

そこで、経理では、本部に届いた請求書と、各店舗から送られてきた納品伝票とを、一枚一枚付け合わせするのですが、納品書が店舗で無くしてしまったり、送り忘れてしまったりで、

そのたびに本部から店舗で確認するなど、非常に手間がかかっています。

仕入先は、大手が多いのですが、
例えば、

納品書をもう一枚、本部に請求書と一緒にまとめて送付してもらう
納品書をPDFデータでメール送付してもらう

など、何か効率的な方法は、ありませんでしょうか?

月末月初の忙しい時期に、非常に手間がとられているため、何とか改善したいと思っております。

A 回答 (3件)

「チェーンストア統一伝票」のやり方はご存知ですか?


 これは少々昔からですが、国が音頭とって将来、紙の書類を完全な電子化するために現在も進行中の計画です。(これがコンビニエンスストアの屋台骨。)

 基本は[1)出荷側が発行する伝票はカーボンコピーされ、同一の複数枚の束の状態で商品と一緒に持ち込まれます。]→[2)納品された商品の検品のち、伝票の束すべてに検収印を押し、一枚は納入者に”受け取り”として返し、残りは本部に納品者からの”請求書及び控え”として、本部へ送付されます。]→[3)最後に本部の方で店からの伝票と”納入者に返した控え”を突合して、支払いに至る。]

 伝票の束は(仕入れ伝票)+(店舗側控え)+(本部送付控え)基本はこんな感じです。これがオンライン化され、現在に至っています。いまでは伝票の形も消え失せて、表が一枚くっついているだけになっています。

 要は伝票のフォーマットを統一し、店は伝票と商品があっているかどうかの確認だけをする、ということです。

 今後のことを考えれば、この際システム化しておくことは重要かと思います。
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小売店の伝票の発行はPCですか 手書きですか?


PCの発行なら FileMakerでサーバーで一括管理 
Excelなら ファイル共有で取りに行くシステムに
手書き伝票なら 3pを4pにしてNOを入れて

納品書店控
納品書本店(〆で送らす)
納品書
請求書
さらに無いときNOでFAXで送って貰う。
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この回答へのお礼

ありがとう

すみません、記載が足りませんでした、

弊社の小売り店舗に、各仕入れ先から直接納品されたときの、仕入れ先からの納品書になります。
PC作成された納品書のようですので、上記参考に、データで頂くのがいいかもしれないですね!
有難うございます

お礼日時:2017/08/03 14:04

納品書及び請求書をすべて本社へ送付してもらい


各支店が、それらを必要とする時のみコピーまたは、PDFを送付
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この回答へのお礼

ありがとう

最初から、店舗には渡さず、本部管理するということですね、納品書を店舗で使うことがあるのか、聞いてみようと思います!

お礼日時:2017/08/03 14:05

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