同窓会の幹事ですが、宴会代には切手代等の諸経費入りますが、どれぐらい上乗せすればいいでしょうか？

https://oshiete.goo.ne.jp/qa/9919380.html
の質問の続きです。
お店に支払う会費は一人当たり６，０００円です。
しかし同窓会となると、最低でも切手代がかかります。
今回は封筒にしますので、同窓生の６４人に出します。
往復の封筒の切手代金
１）82円×２×64人＝10,496円
２）封筒代『長形３号』ダイソー２０枚入り１０８円
　６４人なので　１２８枚のところ２０枚入り×７×108円＝756円
３）前回も幹事で、住所不定で帰ってきた郵便が数枚あり、同窓生の実家にわざわざ
車で持っていき、数時間手間暇の数十キロメートル走りました。
　ガソリン代が１５００円前後でした。
　以上の合計で
　今回は宴会場の写真は同窓会専用のホームーぺージを立ち上げましたので
　そこにUPして終わりにします。なので写真のプリント代は０円です^^
　以上２の１）＋２）＋３）≒１２，7５２円でが必要経費です。
以上から判断して
　前回が２６名来ましたので今回も同じぐらいだと予想して
　宴会代を一人当たりお店に払う宴会代が６０００円＋諸経費１０００円の
７０００円とすり予定です。
　２６人来た場合１０００円上乗せして徴収しているので
　２６，０００円多くなります。
しかし必要経費から差し引くと　≒１３，２００円余ります。
　それでで、なんかあった時の保険代！としても、予約した人が来なかった等何があるかわから
ないので宴会の幹事です。
それでは質問です。
１）同窓会費を１０００円上乗せしての７０００円とするのは、いかがなものでしょうか？
２）同窓会のお知らせに会費に「諸経費を含む」と一言入れたら弊害があるでしょうか？
以上２件よろしくお願いいたします、

No.1 ベストアンサー 回答者： くろねこ3 回答日時： 2017/09/05 18:21

幹事ご苦労様です。

私も同窓会の幹事をやったりするので少しは参考になるかな？

細かい事を後回しにして
１）1,000円乗せて問題ありません
２）会費は「飲食代」ではないので「諸経費含む」と入れなくて大丈夫です、会費には諸経費が含まれていると思うのが普通かと思います。

私の場合ですが、事前に参加人数を予測して、男性2,000円・女性1,000円増しを基準にして、当日キャンセルが出た時にカバーできるかどうかなど考えて500円刻みで会費を変えて残金を算出してみます。実際来なくても一応先生にも声を掛けるので先生分の飲食代も計算に入れたり。
男女で金額が違うのが普通かと思いますよ、胃袋の違いと稼ぎの違いと…

そこそこの金額が残りますが、大勢流れる二次会で使います。
なので二次会中に諸経費を差し引いた残金を計算するわけですが。（会計係がいます）

同窓会の案内、往復ハガキには出来ないのでしょうか？
封筒にしなければいけない理由があるのでしょうけれど…
ハガキにするだけで経費は削れますし、印刷、切手を貼ったり手紙・封筒を折るなど手間も大分変わってきますよね。
封筒にして皆さんちゃんと返信して来ますか？中を見ない人も居そうだし返信率が落ちそうな気がしますが。
なにより返信の手間は最小限にするべきではないかと思うので、返信だけでもハガキにしてはどうでしょう？
て、余計なお世話ですよね。家族に来るものもハガキの案内しか見たことがなかったので。

余計な話が多くなってすみません。
残金は多めに見ておいた方がいいと思いますよ、幹事が何人いるか分かりませんが、残ったら反省会をすればいいんです(bﾟv`*)

頑張ってください





同窓会の案内をハガキにする事は無理でしょうか？
もちろん返信用の封筒に全部宛名印刷もするでしょうが、切手を貼る手間封筒にしたら返信率が落ちると思いますよ、見ない人も多いかと思います。

この回答へのお礼

ご回答くださいましてありがとうございました。
　参考になります。
葉書でも大丈夫だとわ思います。
投函後
　ポスト、配送センター　家の郵便ポストなので、治安がいい日本だと大丈夫だとは思います。
　しかし！中には個人情報が露出しているので、最近は葉書にシール貼られているので、封筒が無難だと判断しましました。
なので、試験的な意向もあり封筒にしました。
前回は、往復はがきでしたが、電話番号を記入しない方がいました
幹事としてはちゃんとした情報を取得したい意図があります。

お礼日時：2017/09/05 19:54

No.2 回答者： くろねこ3 回答日時： 2017/09/05 18:25

↑とびとびで入力していたらかぶったのが消せていなくて余計なのが最後についてしまいました〜