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忘年会の案内状の書き方

忘年会の案内状の書き方1年を締めくくる最後のイベントと言えば忘年会ではないだろうか。参加人数が多くなればなるほど、主催者は準備に追われる。そんな準備作業の一つに、案内状の送付がある。社内だけではなく、社外にも出す場合、その体裁に迷うという人もいるのでは。そこで今回はマナー講師の水谷紀子さんに忘年会の案内状の書き方について教えてもらった。

■社外への案内状は分かりやすさと正確さが重要


社外に案内状を出す場合、気をつけるべき点を聞いた。

「友人などの個人宛ての手紙とは違い、案内状では『情報をわかりやすく、正確に伝える』ことが重要です。題は『忘年会のご案内』などとひと目でわかるようにし、文章は変にたくさん漢字を使うよりもひらがなも使い、伝わりやすさを意識して柔らかさを出しましょう」(水谷さん)

難しい言葉を事務的に使うのではなく、相手に伝わることを一番に考えることが大切なようだ。また、挨拶文は基本を押さえておけば、簡単な言葉を繋げるだけで十分だと水谷さんは指摘する。

「本題に入る前に4段階のポイントがあります。1に 頭語(拝啓―敬具など)、2に時候の挨拶(晩秋の候、など)、3に安否を気づかう挨拶(貴社におかれましては~お慶び申し上げます、など)、4に日頃の感謝を伝える挨拶(平素より~御礼申し上げます など)の順番で書きましょう」(水谷さん)

例文も紹介いただいたので、参考にしてほしい。

例)
忘年会のご案内
拝啓 晩秋の候 貴社におかれましてはますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
 さて、このたび弊社では恒例の忘年会を下記要領で催すこととなりました。
 つきましては、日頃からお世話になっているみなさまに御礼のご挨拶を申し上げたく存じます。ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。 敬具

ポイントを押さえて分かりやすさを心がけよう。

■社内への案内状は社風を考慮


社内に出す場合は社外に出す場合とどのような違いがあるのだろうか。

「意外と難しいのが、社内の文書です。年齢層が近く、少しフランクな職場もあれば、歴史があり上下関係がとてもはっきりしている職場もあるでしょう。会社の規模にもよりますので、応用力が試されます。ポイントとしては、丁寧に書きすぎると逆に伝えたいことが伝わらないので『わかりやすさ、素早さ』を押えることです」(水谷さん)

さらに、パソコンを使って作る案内状だからこその工夫もあるという。

「同じ文書でもフォントを工夫してみてもよいですね。明朝から丸ゴシックに変えるだけでも印象が柔らかくなるので、少しくだけてもよい職場であれば、言葉遣いよりもフォントを上手に使いましょう」(水谷さん)

以下が例文である。社外向けよりもかなり短くなっている。

例)
忘年会のご案内

今年も残すところ後わずかとなりました。毎年恒例の忘年会を下記のとおり開催いたします。つきましては、今年一年の振り返りと来年の新しい希望を語り合いながら、親睦を深めたいと存じます。ぜひ、みなさまご出席ください。

社風により柔軟に内容を変え、参加したくなるような見た目を心がけつつ、案内状を作成しよう。

■案内状を出す時期


案内状が作成できたところで送付したいが、意外と分からないのが出すタイミングではないか。

「年末になると一般的に忙しくなるため、社内外のどちらの場合も、相手に忘年会当日からみて『1カ月~1カ月半前』には届くように送るのがよいです。また、案内を送った相手も忙しいかもしれませんが、幹事として忘年会を執り行う方も年末は忙しいものです。余裕をもって人数の集計や準備ができるよう締め切りを設定し、返答をもらいましょう」(水谷さん)

案内状を送る側、受け取る側、それぞれ相手を思いやることが重要だ。もし忘年会の案内状を書く機会があれば、専門家のアドバイスをぜひ参考にしてほしい。

なお、「教えて!goo」では「忘年会は何回参加の予定ですか?楽しみにしている忘年会は?」と、皆さんからの回答を募集中だ。

●専門家プロフィール:水谷紀子
金融機関での営業店窓口業務を経て人事部研修係に異動。その経験を活かして企業、学校、サークルなど広く研修の企画・運営をおこなう。周囲に愛される人材を育てる分かりやすい研修が評判のビジネスマナー講師。

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