仕事ミスした！今後の改善法は？？

パソコンでとある物品を在庫管理のソフトで入力してますが、私の確認ミスで間違えてしまいました。
それを入力することによって、物品の発注するのですが、とんだ迷惑をかけてしまいました。

(1)そこで、在庫管理のソフトの説明書（どう気をつけるかなど）私が作り、それを上司の人に見せ、添削して貰うのはおかしいですか？

(2)その記入は、パソコンでもいいと思いますか？

(3)みなさんなら今後どう改善していきますか？

教えてください。

No.3 ベストアンサー 回答者： littledough 回答日時： 2011/09/04 06:14

在庫管理を行っている部署の責任者です。

さて、相談者様のミスは例えば誤発注をしてしまい、それを取り消すかもしくは修正するのに上司や取引先に迷惑をかけてしまったのでしょうか？
それとも誤発注に気づかないまま最終の納品にまで至ったのでしょうか？

(1)　前者ならたまにある話で、誤発注をしてしまった本人が後ですぐそれに気づき即上司に相談したり関係部署等にその旨を連絡しているのであれば普通は許容範囲の事故となります。

(2)　誤発注に気づくのが遅れ最終請負先が生産に必要な材料の手配するところまで進んでいた、なら会社も場合により損害補填などが発生しタダでは済まない事態です。

(3)　さらに最後までミスに気付かず誤発注した物品が納品された、となると重大なミスです。あるいは発注材料の品目や数量を間違え自社の生産計画を狂わせてしまった場合はさらに深刻です。

ところで在庫管理ソフトは何であれ、凡そ発注や決算を行う場合は必ず確認画面かそれに準ずる画面が出るわけで、その画面を確認した後、転送するようになっている筈です。
本来の手順を守っていれば発注ミス等は防げる筈、という建前があります。

しかし実際は人間はミスをするものです。
そのため通常は伝票照会画面などで発注状況などを確認できる筈です。
もし、それが出来ないというならソフトの使い方を十分理解していないと考えられるの普通です。
これをきっちりやっていれば(1)で済みます。

相談者様のミスがこの段階なら、例えば上司に「今後は確認画面でしっかり再確認します」などという意味の事を一筆残せばそれで良い筈ですよ。勿論ワードなどで作成したものでも構わないと思います。
その程度の文書にいちいち上司の添削を求めるのはいかがなものかと思います。というより上司をイラッとさせる可能性もあります。

それと、作成しようとしているのが「説明書」というのもいささか解せません。対策書、あるいは手順書といった名称が適当かと思いますが、それはそれ、私は相談者様の会社の事は分かりませんから自信を持って、こうだ、とは言えませんが。

なお、(2)、(3)の場合ですと上記文書をより精密に作成する必要に加え始末書の提出も求められると思います。
始末書なら下書きはワードで結構ですが清書は絶対に手書きです。
また、文面はビジネス書やそれに類するサイトで正しい書き方を学び自力で作成すべきで添削を上司に頼もうものなら会社でのポジションも危うくなりかねません。

なお、自分のミスに関わる提出書類等が一旦却下された場合、普通はその理由は口頭で告げるだけで添削してもらおう、なんて期待するのは間違いです。
少なくとも私なら口頭で理由を告げるにとどめ、せいぜい参考資料などを渡すだけで済ませます。
これは冷たくしているのではなく、結局そうしてあげた方が部下のためになるからです。

この回答への補足

挽回法って何でしょうか？

補足日時：2011/09/04 14:41

No.2 回答者： mizukino 回答日時： 2011/09/03 22:35

発注ミスですよね・・。

やっぱりこういったミスは確認の確認ダブルチェックに尽きると思います。
ひとりで全部を抱え込むのはどう頑張ったって、ミスをする時だってあるでしょう。人間がすることなんですから。

なので、上司に添削というか、自分がした発注の確認作業をしてもらえばいいんじゃないでしょうか？
それか職場はあなたおひとり？ではないのであれば、同僚の方や、先輩などに確認をお願いするとか、かな。

この回答への補足

職場はひとりです。

補足日時：2011/09/03 23:09

No.1 回答者： dsdna 回答日時： 2011/09/03 22:07

　＞(1)そこで、在庫管理のソフトの説明書（どう気をつけるかなど）私が作り、それを上司の人に見せ、添削して貰うのはおかしいですか？

　おかしくはありませんが、内容を実行できるかどうかにかかっていると思います。どんな緻密な説明書を作成したところで、実行できなければミスは防げませんよね。

　＞(2)その記入は、パソコンでもいいと思いますか？

　いいです。むしろパソコンで見やすく作成したほうが、分かりやすく、伝わると思います。プリントアウトして、直筆で日付・署名を記入すれば、自筆と同じです。

　＞(3)みなさんなら今後どう改善していきますか？

　ダブルチェック、かな。それも他人を巻き込んでの。

この回答への補足

上司に作った資料を見せるというのはいいと言うことですね？

補足日時：2011/09/03 22:35