忙しさを改善したい

社内に「部署A」、「部署B」という２つの組織があります。

私は部署Aに所属しております。

部署Aは、部署Bから作業の依頼を受け、
その結果をお渡しする作業をしています。

しかし依頼をしてくる部署B内では、作業管理ができておらず、
部署Bの各社員は、好き勝手に自分が欲しい結果を一方的に連絡してきます。
つまり各社員は自分自身の作業が最優先で、同僚の作業が緊急度が高いにも
関わらずお構いなしなのです。

部署Aはこれの影響を受け、作業が回らなくなり疲弊しています。
例えばある作業をしていても、部署Bの各社員が割り込みで依頼をするなどで
作業管理がこちらもできていません。
疲れてしまって集中力が欠如し、ミスが起こるなど悪循環です。

しかし部署Aも大人しい人が多く、きちんと自身の状況を説明して、
「頂いた期間では難しい」と交渉できる人が少ないです。

つまり作業を受けっぱなしでやるしかない、という空気になっています。

私は最近他部署から移動してきたのですが、この状況を改善したいと思っています。

先ずは、部署Aの依頼の殺到を食い止めたり、要望の期限内にできない理由を、
きちんと部署Bの各社員に説明できる状況に整理するのが良いのかな、と考えています。

例）
・部署Aの作業工程や進捗を可視化する
・部署Bの各社員と個別に会話し、最大どこまで待ってもらえるか交渉する
など

上記のような組織と作業状況ですが、客観的に「こうしたらどうか」など
ご意見を頂けますと助かります。

No.4 回答者： kque 回答日時： 2013/08/24 09:48

色々やりかたはあると思います。

一つは、ルール化。
受付の締め切りを設けてはいかが？

業務内容がわからないので適当に言いますが、完成希望日の3日前を受付締切とする。
それで、急ぎの案件があった時のみ、上長同士で精査して割り込みを許可する。
当然受付NO.1の依頼は優先順位が１つ下がる（もしくは残業発生）。

受付窓口も一本化して、仕事を割り振った方が良いですね。

No.3 回答者： Brian12 回答日時： 2013/08/24 08:48

　作業依頼票を作りましょう。

　作業依頼票は、部署Bが作成し、この管理者が承認します。
　この票には依頼日、完了希望日があります。
　作業内容に応じた工数が分かるのであれば、完了希望日は依頼日+工数+αとします。

　部署Aの管理者が受けて、作業調整をします。完了希望日が実現できなければ、見込みを部署Bの管理者に連絡します。
　部署Bで調整を行い、作業依頼票を更新してもらうのです。

　この様に依頼票を作成して管理するのが一般的と思います。

　一番肝心なことは、両部署を統括する責任者の権限で実施することです。

　依頼票が運用されれば、それを基にした改善ができるようになります。
　例えば、作業の内容を分析して過去の成果物の流用、作業効率の向上、生産性の算定、などなどです。
　統括責任者には、この辺りのメリットを具体化できれば、強いアピールになると思います。

No.2 回答者： phoenixevil 回答日時： 2013/08/24 06:40

ほかの人が交渉できない、本音を言えない。

だからこそ、あなたが率先してできれば、ヒーローですね。

No.1 回答者： over_the_galaxy 回答日時： 2013/08/24 00:11

まずは部署Aで受付担当を作り、依頼は担当にのみ話すようにする。

担当は皆の仕事状況を把握しておく。
誰かが急ぎ仕事を持ってきたら、誰さんのを後回しにしたら可能なのでそちらで話し合って決めてくれといい、調整はあくまでB部署内でさせる。