No.1ベストアンサー
- 回答日時:
マニュアル、私もよく作ります。
私は“全く仕事内容を知らない誰かが見ても、すぐ分かるように”を心がけています。
もし急に辞めることになって新人さんが入ってきたら、を想定して。
当然といえば当然ですが、自分はその業務を分かってやっているので「このくらい書かなくても分かるだろう」と思いがちです。
ですので、ご自分が入ったばかりの頃を思い出すと、どこが分からなくて不安だったかが分かると思います。
私がよく作るのは、Q&A方式です。
Q.○○を頼まれたら?
A.手順1.まず、○○を確認する。
といった感じで。
例えばA4で作成された内容証明を頼まれたときのQ&Aなら、一番上に小さく“内容証明とは”と簡単に説明書きをします。そして“A.手順1…3部あるか確認し、1通ずつ左端をホチキスで2箇所綴じる”というところから、“手順○…上記を持って窓口に行き「内容証明郵便を配達証明つきでお願いします」と提出し、局員の確認後、1部は事前に用意した封筒に入れて提出し、控え1部と書留受領書を受け取る”ところまでとにかく細かく細かく書きます。
そして内容証明の見本があれば一緒に綴じておきます。
また、法律事務所は特殊な様式の文書が多いですから、テンプレートをスキャンして画像を貼り付けておくと見やすいですよ。
何行にもわたって文字で説明するより、画像に矢印ひっぱってコメントつけたほうが分かりやすいですしね。
そして最後に、だいたいの項目に分けて目次をつけておくとより探しやすいです。
事務所に市販のパラリーガルの手引きなどはありませんか?目次の付け方や項目の分け方など参考になると思いますよ。
この回答へのお礼
お礼日時:2011/02/03 16:10
お忙しい中回答有難うございました。
昨年転職をし半年足らずですが、自分自身理解していない点も多くあるので
確認含めて時間の合間をみて
マニュアルが出来ればと思います。
有難うございました。
No.3
- 回答日時:
あなたの立場によっても違うと思いますが、私が行う方法です。
まずは、現在のマニュアルを打ち直します。
打ち直すということは、あなた自身が今よりもマニュアルを把握できることになります。
その上で、マニュアルの作成の元となるようなものがあれば、読み比べます。
気になる点を打ち直したマニュアルを印刷したものに付箋などでメモします。
たたき台として作成したマニュアルを経営者に確認してもらい、赤入れなどをしてもらったものをマニュアル化します。その際には、単純に打ち直したものとデータを分けるようにし、訂正箇所は、フォント色を変えるなどしてわかりやすくします。その上で最終チェックを経営者に行ってもらいましょう。
フォントの色だけであれば、WARDであれば、『すべてを選択』などを使って、黒一色にしたりすることは簡単ですからね。
マニュアルのデータは、日付などで管理することで、旧マニュアル、新マニュアルなどと比較しやすくなります。マニュアル次第では、古いマニュアルが必要になるかもしれませんからね。
さらに、スキャンだけでなく打ち直すことで、文字列などでの検索も出来ますし、用語などの統一のために置換なども行えますからね。
No.2
- 回答日時:
単なる打ち直しではなく、現状のものをベースに作り直すのですね。
技術的には、閉じる位置を意識し、文字が隠れないようにするとか、
ベタがきしないで、シンプルに見やすくすることだと思います。
見た眼で読む気がしないというマニュアルってけっこうあります。
私は、先輩から第1優先は見栄え、次に内容。と教わりました。
読む気がしない見栄えのものは、読み手に内容が伝わりにくいので、
いくら、内容が良くても意味がないそうです。
後は、目的の明確化ですね。
経験者が読むと誤解しないが、
未経験者が読むと誤解するような文面だった。
作成者は経験者。ということが多々あります。
でも、実施内容だけでなく、目的も書くことで、
誤解する可能性が低くなります。
最後に作成したら、立場の違う数人にレビューしてもらうことですね。
作成者が、分かりやすいと思い、文章の表現を変えたが、
意味も変わってしまった。というのが一番怖いです。
以上。私の実体験でした^^
お探しのQ&Aが見つからない時は、教えて!gooで質問しましょう!
関連するカテゴリからQ&Aを探す
おすすめ情報
- ・漫画をレンタルでお得に読める!
- ・人生のプチ美学を教えてください!!
- ・10秒目をつむったら…
- ・あなたの習慣について教えてください!!
- ・牛、豚、鶏、どれか一つ食べられなくなるとしたら?
- ・【大喜利】【投稿~9/18】 おとぎ話『桃太郎』の知られざるエピソード
- ・街中で見かけて「グッときた人」の思い出
- ・「一気に最後まで読んだ」本、教えて下さい!
- ・幼稚園時代「何組」でしたか?
- ・激凹みから立ち直る方法
- ・1つだけ過去を変えられるとしたら?
- ・【あるあるbot連動企画】あるあるbotに投稿したけど採用されなかったあるある募集
- ・【あるあるbot連動企画】フォロワー20万人のアカウントであなたのあるあるを披露してみませんか?
- ・映画のエンドロール観る派?観ない派?
- ・海外旅行から帰ってきたら、まず何を食べる?
- ・誕生日にもらった意外なもの
- ・天使と悪魔選手権
- ・ちょっと先の未来クイズ第2問
- ・【大喜利】【投稿~9/7】 ロボットの住む世界で流行ってる罰ゲームとは?
- ・推しミネラルウォーターはありますか?
- ・都道府県穴埋めゲーム
- ・この人頭いいなと思ったエピソード
- ・準・究極の選択
デイリーランキングこのカテゴリの人気デイリーQ&Aランキング
-
マニュアルを読むのが苦手です。
-
マニュアル通りにやらない人は...
-
モーターの定格電流の出し方
-
金属製外箱が必要とされること...
-
三相200v3.7kwのモーターに必要...
-
空調機の商用運転とインバータ...
-
動力ブレーカーの容量計算
-
電流値の計算方法
-
電線の焼損の仕方について。
-
モーターブレーカの選定について
-
三相交流:二相のCTだけで一...
-
バケツリレー、バケツを個人が...
-
50Hzの機器を60Hz地域で使いた...
-
電気の配電盤の52番、27番は何...
-
扇風機のモーターを利用したい。
-
電磁的不平衡
-
モーター
-
サーマルリレーの設定値について
-
ブレーカの極数、素子数とは
-
位置型PIDと速度型PIDの使い分...
マンスリーランキングこのカテゴリの人気マンスリーQ&Aランキング
-
マニュアル通りにやらない人は...
-
マニュアルを読むのが苦手です。
-
三菱位置決めユニット FX-1GM
-
-(MOV H0FFF K3Y40)...
-
三菱GX Developer に波形モニタ...
-
LAN内臓の三菱シーケンサのwi-f...
-
三菱電機の機器を使っていてな...
-
シーケンサを学びたい
-
全くわけがわからないマニュア...
-
PLC:三菱Aシリーズで使用する通...
-
三菱シーケンサ
-
オフィス制服
-
シーケンサーとコモン
-
コンサートで トロッコを 押す...
-
三井住友銀行みたいに三井住友○...
-
外国人賓客の世話
-
三菱リジョーナルジェットのラ...
-
針刺し事故予防
-
マニュアルの中に「まず誉めろ...
-
三菱重工について
おすすめ情報